1.3 Nội dung của quảnlý nguồn nhân lực trong các cơ quan quảnlý nhà nước
1.3.2 Phântích cơng việc và xác định nguồn nhân lực
Phân tích cơng việc là q trình xác định các nhiệm vụ, các nghĩa vụ, các trách nhiệm tạo nên công việc và các kiến thức, kỹ năng, khả năng cần thiết để thực hiện công việc. Như vậy, phân tích cơng việc là qúa trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thơng tin quan trọng có liên quan đến các cơng việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng cơng việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ và trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc, thiết bị, cơng cụ nào được sử dụng…Phân tích cơng việc có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của các hoạt động quản lý nguồn nhân lực như áp dụng cho hoạt động quản lý chức nghiệp thực sự có hiệu quả; là cơ sở và cải thiện công tác tuyển dụng, điều phối nhân lực, biên chế nhân lực...
1.3.2.2 Trình tự tiến hành phân tích cơng việc
Căn cứ vào mục tiêu đã đề ra, rà soát lại cơ cấu tổ chức hiện tại của các đơn vị công. Với sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý, trình tự tiến hành phân tích cơng việc được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Liệt kê các chức danh công việc của cơ quan quản lý nhà nước.
Bước 2: Dựa vào mục tiêu đã định, lựa chọn một số chức danh công việc cần phân tíchhoặc là tất cả các chức danh cơng việc.
Bước 3: Thiết kế mẫu các văn bản phân tích cơng việc và lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc
Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin
Bước 5: Xử lý các thông tin thu thập được và viết các văn bản kết quả phân tích cơng việc Bước 6: Chuẩn hố các văn bản kết quả phân tích cơng việc và đưa vào sử dụng
Bước 7: Cập nhật và xem xét định kỳ các văn bản phân tích cơng việc.
1.3.2.3 Các thơng tin cần thiết phân tích cơng việc
Trong xu thế tồn cầu hóa và tiến bộ khoa học cơng nghệ, phân tích cơng việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức.
Đối với mỗi một cơng việc cụ thể, có thể thu thập một số lượng khá lớn các thông tin quan trọng có liên quan đến cơng việc đó. Tuy nhiên, cần thu thập loại thơng tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tuỳ thuộc ở mục đích sử dụng các thơng tin đó cũng như tuỳ thuộc vào lượng thơng tin đã có sẵn và thậm chí tuỳ thuộc cả vào quỹ thời gian, ngân sách dành cho việc đó. Tuy vậy, để làm rõ bản chất của một công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau:
- Thông tin về các nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc.
- Thơng tin về các trang thiết bị, máy móc, thiết bị văn phịng cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc;
- Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...
- Thơng tin về các địi hỏi của cơng việc đối với người thực hiện như các khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết đối với chức danh công việc.
Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được xử lý phù hợp tuỳ thuộc vào mục đích của phân tích cơng việc. Tuy nhiên, chúng thường được hệ thống hóa và trình bày dưới dạng các bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu năng lực đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc. Đó là những cơng cụ hữu ích cho tất cả những ai có liên quan tới các chức năng quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức.
1.3.2.4 Các cơng cụ để thực hiện phân tích cơng việc
a. Bản mô tả công việc:Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những
nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một cơng việc cụ thể.Bản mô tả công việc thường bao gồm:
- Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc,
tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương... Phần này cũng còn thường bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của cơng việc.
- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Là phần tường thuật viết
một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mơ tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
- Các điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về mơi trường vật chất (các máy móc,
cơng cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
b.Bản yêu cầu về năng lực chuyên môn đối với người thựchiện công việc
Bản yêu cầu về năng lực chuyên môn công việc với người thực hiện là bản liệt kê các yêu cầu tối thiểu của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
c.Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Tại các cơ quan quản lý nhà nước khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có thể được thể hiện dưới các dạng khác nhau. Khác với các công việc sản xuất trong các đơn vị sản xuất kinh doanh tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện cơng việc chính là các mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian; lượng thời gian được phép tiêu hao cho một sản phẩm...) và thường gắn liền với một hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức. Đối với các công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện cơng việc thường khó hơn. Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng các tiêu chuẩn định lượng càng nhiều thì càng tốt.
1.3.2.5 Các phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là một phương tiện quản lý nguồn nhân lực. Cần phải lựa chọn phương pháp và khung phân tích phù hợp với mục tiêu đề ra của phân tích cơng việc. Ví dụ một bản phân tích việc làm được sử dụng để xác định và phân công trách nhiệm
hoặc để xem xét tổ chức lại cơ quan sẽ được xây dựng khác với một bản phân tích cơng việc để xác định nhu cầu đào tạo. Có các phương pháp phân tích sau đây:
a. Phương pháp phân tích tư liệu
Phân tích tư liệu là phân tích tất cả các giấy tờ, văn bản sẵn có trực tiếp hoặc gián tiếp cung cấp thơng tin về một cấp độ việc làm. Ví dụ các phiếu nhiệm vụ; phiếu quy trình thực hiện nhiệm vụ; bản phân cơng cơng việc; các chương trình, kế hoạch đào tạo; bản tiêu chuẩn nghiệp vụ các chức vụ công chức... Đây là phương pháp hữu ích giúp ta nắm được những nội dung chủ yếu của một chức danh công việc.
b. Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn
Trong phương pháp này, nhân viên sẽ được nhận một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng và các điều kiện có liên quan đến cơng việc và họ có trách nhiệm phải điền câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó. Mỗi một nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo giác độ: có được thực hiện hay không được thực hiện; tầm quan trọng, mức độ phức tạp; thời gian thực hiện; và quan hệ đối với sự thực hiện cơng việc nói chung.
c. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Một cuộc tiếp xúc cá nhân để thu thập thông tin phân tích cơng việc có thể theo 3 cách: có hướng dẫn trực tiếp; có bản hướng dẫn hoặc khơng có hướng dẫn. Thông thường việc tiếp xúc được tiến hành kèm theo bản hướng dẫn. Ưu điểm của phương pháp này là thơng tin được thu thập mang tính định tính cao, phong phú. Tuy nhiên, hạn chế là tốn kém hơn phương pháp bảng câu hỏi nếu sử dụng cùng một số lượng đối tượng như nhau. Phương pháp này rất thích hợp với thu thập thơng tin phân tích cơng việc. Thơng thường người ta chọn từ 3 đến 5 nhân viên cùng làm một công việc để tiếp xúc. Trên cơ sở thông tin thu được từ những cuộc tiếp xúc đó tiến hành chọn lọc, tổng hợp những dữ liệu cần thiết.