3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quảnlý nguồn nhân lực tại Sở
3.3.2 Tăng cường thựchiện phântích cơng việc
Phân tích cơng việc tại Sở NN&PTNT tỉnh Lạng Sơn thực hiện qua việc xây dựng bản mơ tả cơng việc theo từng vị trí việc làm. Tuy nhiên, bản mô tả công việc không được cập nhật thường xuyên, các yêu cầu về tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa được quy định một cách rõ ràng, chi tiết. Điều này gây khó khăn cho Sở trong việc xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng và công tác đánh giá nguồn nhân lực. Để tăng cường công tác quản lý nguồn nhân lực tại Sở NN&PTNT tỉnh Lạng Sơn, tác giả đề xuất một số giải pháp về phân tích cơng việc như sau:
3.3.2.1 Thực hiện phân tích cơng việc thường xuyên, xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đầy đủ, khoa học
Phân tích cơng việc phải được tiến hành thường xuyên, thực hiện một cách khoa học, đầy đủ các nội dung, rõ ràng, chi tiết. Cần phải thường xuyên cập nhật nội dung bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn cán bộ, công chức. Căn cứ để xây dựng Bản tiêu chuẩn cán bộ, công chức là dựa trên Bản mô tả từng vị trí, chức danh cơng việc cụ thể và một số tiêu chuẩn năng lực chung giúp cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, xem xét đến các yếu tố về hồn cảnh, mơi trường và độ khó của cơng việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cần được xây dựng một cách chi tiết, khoa học, có thể định lượng được. Trong các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và Sở NN&PTNT tỉnh Lạng Sơn nói riêng, việc xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc cần căn cứ vào mô tả công việc của từng vị trí việc làm cụ thể. Sau đây là những tiêu chuẩn cơ bản nhất mà một người cán bộ, công chức cần phải đáp ứng khi thực hiện công việc:
- Trình độ chun mơn: Đây là tiêu chuẩn quan trọng giúp lãnh đạo cân nhắc tuyển
“đúng người, đúng việc”. Không thể phủ nhận rằng những kiến thức chuyên ngành đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong khả năng nắm bắt, lĩnh hội và giải quyết hợp lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình quản lý ngành.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Xã hội ngày càng phát triển làm phát sinh những vấn đề
phức tạp với độ khó ngày càng tăng. Vì vậy, CBCC phải có kỹ năng giải quyết vấn đề mới có thể đề xuất, kiến nghị những giải pháp mang tính khả thi mà ít tốn kém các nguồn lực trong đơn vị.
- Kỹ năng quản lý thông tin, quản lý thời gian: do đặc thù công việc của khối cơ quan
hành chính nhà nước là chuyên xây dựng các chính sách quản lý, điều hành nền kinh tế vĩ mơ nên người CBCC phải có khả năng nhận biết, tìm kiếm, xác định và nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng. Thơng thường, các chính sách về kinh tế - xã hội thường có “độ trễ” nhất định khi đưa vào áp dụng thực tế. Vì vậy ngoài kỹ năng quản lý thơng tin, người cán bộ cần phải có thêm kỹ năng quản lý thời gian để tạo “dòng chảy” xuyên suốt cho mọi nỗ lực quản lý, điều hành xã hội.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp trong công việc: Là khả năng truyền đạt hiệu quả
mở ra những quan điểm và ý kiến của người khác. Sự phối hợp trong công việc hay khả năng làm việc nhóm là cách hiệu quả để tập trung trí tuệ của tập thể giúp cho cơng việc trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn trước những khó khăn, thách thức của mơi trường bên ngồi.
- Khả năng sáng kiến, sáng tạo: Đây là tiêu chuẩn thể hiện khả năng suy nghĩ và hành
động của người CBCC. Thực tế công việc cho thấy người lãnh đạo ln cần nhân viên của mình đưa ra những sáng kiến cải tiến phương thức làm việc, đáp ứng những thách thức nảy sinh trong mơi trường cạnh tranh. Ngồi ra, tính sáng tạo cịn giúp người CBCC có thể dễ dàng đảm nhận những nhiệm vụ mới và đạt được mục tiêu đề ra.
- Khả năng tin học, ngoại ngữ: thể hiện sự am hiểu về khoa học máy tính, có khả năng sử
dụng thành thạo hệ thống phần mềm, hệ thống internet để bổ trợ tích cực cho q trình xử lý và cập nhật thông tin. Khả năng ngoại ngữ là một trong những yêu cầu bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng đội ngữ CBCC của thời kỳ hội nhập sâu về kinh tế quốc tế.
- Khả năng tự phát triển bản thân: hiểu được những kỹ năng bản thân cần phải có và
tận dụng điểm mạnh của mình làm tăng thêm giá trị cho cơng việc, liên tục xác định yêu cầu những kỹ năng cần phải bổ sung và cách để đạt được những kỹ năng đó. Đây là khả năng giúp người CBCC liên tục cải tiến và hoàn thiện bản thân.
Ngoài các tiêu chí cơ bản kể trên, khi xây dựng Bảng tiêu chuẩn cán bộ cho các chức danh lãnh đạo, đơn vị cần phải lưu ý thêm một số năng lực về quản lý như hoạch định, quản lí, sức ảnh hưởng và khả năng truyền cảm hứng… Trong đó, một số năng lực quan trọng được đánh trọng số nhằm đảm bảo tính sàng lọc cao.
3.3.2.2 Phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc phải phù hợp
Sở NN&PTNT tỉnh Lạng Sơncần có phương pháp thu thập thơng tin để thực hiện phân tích cơng việc phù hợp. Phương pháp thu thập thơng tin phục vụ phân tích lại công việc nên sử dụng kết hợp các phương pháp như phân tích dữ liệu và phỏng vấn. Phân tích cơng việc cần được tiến hành theo quy trình chặt chẽ, khoa học để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.
Quá trình nghiên cứu có hệ thống nội dung của các công việc là một quá trình phức tạp, địi hỏi phải có sự tham gia có trách nhiệm và có tổ chức của tất cả CBCC và người quản lý có liên quan. Trong q trình phân tích cơng việc, phịng TCCB thường đóng vai trị chính. Tuy nhiên, Sở NN&PTNT tỉnh Lạng Sơn cũng cần đào tạo một số cán bộ thuộc phịng TCCB chun trách thực hiện phân tích cơng việc. Nhiệm vụ của các cán bộ chuyên trách này là xác định mục đích của phân tích cơng việc, kế hoạch hóa và điều phối tồn bộ hệ thống, các q trình có liên quan đến phân tích cơng việc; xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, các mẫu điều tra để thu thập thông tin; tổ chức lực lượng cán bộ thực hiện việc phân tích cơng việc.
Để chỉ huy tồn bộ q trình phân tích cơng việc, Sở NN&PTNT tỉnh Lạng Sơn cần phải lựa chọn một chuyên gia phân tích cơng việc. Người này có thể là một người của Sở hoặc có thể là chuyên gia th từ bên ngồi am hiểu về cơng tác cán bộ, các công việc và điều kiện bên trong, bên ngồi của Sở. Cán bộ thực hiện phân tích cơng việc phải là người có kỹ năng viết tốt để trực tiếp viết hoặc hướng dẫn các cán bộ có liên quan trong việc viết các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
3.3.2.4 Thay đổi cách xây dựng bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các vị trí việc làm tại Sở
Hiện tại Phịng TCCB thuộc Sở chịu trách nhiệm xây dựng bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc, điều này dẫn đến việc bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa được chi tiết, khoa học. Để xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách khoa học, chi tiết, sát với tình hình thực tế của các vị trí việc làm, Sở NN&PTNT cần quy định tráchnhiệm của các CBCC có liên quan. Theo đó, các cán bộ chun trách về phân tích cơng việc thực hiện giám sát các phòng ban, Chi cục về việc phân tích cơng việc, người lãnh đạo quản lý trực tiếp của mỗi bộ phận, phòng ban của Sở trực tiếp đảm nhiệm viết các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Thực hiện được điều này sẽ giúp cho việc xây dựng các bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc được đầy đủ, chi tiết, rõ ràng tạo thuận lợi cho công tác tuyển dụng, bố trí sử dụng cán bộ, cơng tác đánh giá CBCC.
Trình tự viết các văn bản phân tích cơng việc cần được thực hiện một cách khoa học. Bản mô tả cơng việc, tiêu chuẩn chức danh sau khi hồn thành cần được đưa ra tham khảo trực tiếp nhân viên và những người quản lý trực tiếp cơng việc đó, để thu thập ý kiến phản biện. Đồng thời cho họ có thời gian để tự đối chiếu đánh giá lại bản thân, cũng như hiểu thêm cơng việc của mình để hồn thành tốt hơn cơng việc được giao.