2.2.2 .2b Cơ cấu tổ chức
2.2.3. Tìm hiểu về dịch vụ EMS tại cơng ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu
điện chi nhánh TP HCM:
2.2.3.1. Định nghĩa:
Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS (Express Mail Service) trong nước và quốc tế là loại hình dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hĩa theo chỉ tiêu thời gian được cơng ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu điện quy định.
2.2.3.2. Tiêu chí phục vụ của dịch vụ EMS:
- Nhanh chĩng: cơng ty cĩ thể xử lý khối lượng bưu gửi EMS lớn trong một khoảng thời gian ngắn. Đĩ là nhờ quy trình khai thác, chia chọn khoa học, khẩn trương do đội ngũ cơng nhân lành nghề đảm nhận và nhờ việc ứng dụng thành tựu cơng nghệ mới và đầu tư trang thiết bị hiện đại. Chính vì vậy, dựa vào chỉ tiêu thời gian cơng bố trước, khách hàng ln biết trước tương đối chính xác vào lúc nào thì EMS của mình sẽ đến tay người nhận.
- An tồn: kể từ khi rời tay khách hàng, bưu gửi EMS sẽ được cơng ty quản lý và
theo dõi cho tới khi bưu tá phát tại địa chỉ người nhận. Chương trình theo dõi – định vị bưu gửi EMS giúp cơng ty luơn biết được hiện bưu gửi của khách hàng đang ở đâu.
- Tiết kiệm: dịch vụ EMS của cơng ty với chỉ tiêu nhanh chĩng – chính xác – an tồn cĩ thể cạnh tranh được với dịch vụ chuyển phát nhanh của bất kỳ hãng chuyển phát nhanh nào khác, song về giá cước thì khĩ cĩ hãng nào cĩ thể cạnh tranh được với cơng ty. Cơng ty muốn đem lại hiệu quả đích thực cho cá nhân và doanh nghiệp của khách hàng.
Tổ chức sản xuất dịch vụ EMS bao gồm bốn quy trình sản xuất chính: nhận gửi bưu phẩm EMS; khai thác bưu gửi EMS; giao nhận – vận chuyển bưu gửi EMS và phát bưu gửi đến tay người nhận.
Hình 2.1: Quy trình sản xuất dịch vụ EMS
Khâu nhận gửi:
Khách hàng cĩ thể đến quầy giao dịch của chi nhánh hoặc bất kỳ đại lý nào để ký gửi bưu phẩm của mình. Nếu khơng, người gửi cĩ thể gọi điện thoại đến tổng đài để yêu cầu tổ giao nhận của chi nhánh cơng ty đến chấp nhận bưu gửi tại điạ chỉ của mình một cách tiện lợi và nhanh nhất. Các nhân viên giao nhận luơn túc trực sẵn tại các tuyến đường đã được quy định như quận 1, 3, 4, Bình Thạnh, Gị Vấp… để chờ nhận tin từ tổng đài nhằm đảm bảo phục vụ khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
Vận chuyển Phát Chấp nhận Khai thác đi Khai thác đến Người gửi Ngừơi nhận
Khách hàng yêu cầu gửi
bưu phẩm EMS Tra danh bạ bưu cục cĩ mở EMS
Hướng dẫn cách gĩi bọc và ghi địa chỉ
Họ tên, địa chỉ người gửi và người nhận
Nội dung bưu gửi
Chọn hình thức chuyển hồn
Giao dịch viên hỏi khách hàng
Gửi cái gì ? Nơi đến
Giới thiệu các dịch vụ đặc biệt khác
Kiểm tra và hồn chỉnh E1, E5/1
Loại bưu gửi Ngày, giờ gửi
Số hiệu, tên bưu cục gửi và nhận
Đĩng nhật ấn lên E1 và E5/1 Cân bưu gửi và tra
bảng cước
Ghi khối lượng và cước vào E1 và E5/1
Ghi số hiệu bưu gửi lên E5/1
Liên E1 màu hồng giao cho khách hàng
Liên E1 màu trắng lưu tại bưu
Thu đếm tiền
Giao một liên E1 cho khách hàng
Đính 2 liên E1 lên bưu
phẩm Nhập vào sổ kế tốn E8bis, bảng kê E2
Hình 2.2: Quy trình nhận gửi EMS
Khâu khai thác:
Khai thác bưu gửi EMS trong nước và quốc tế bao gồm hai chiều là khai thác đi và khai thác đến. Khâu khai thác sẽ làm nhiệm vụ khai thác, phân hướng, đĩng chuyển bưu phẩm cho từng khu vực cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Khai thác bưu gửi EMS đi:
Chi nhánh cơng ty sẽ nhận các bưu gửi EMS từ trung tâm dịch vụ khách hàng và các đại lý chuyển đến để đĩng chuyển các khu vực liên tỉnh. Đường thư nội, ngoại thành sẽ cĩ hộ tống viên của trung tâm vận chuyển đảm nhận. Riêng những bưu gửi EMS đi nước ngồi thì đơn vị sẽ thay mặt khách hàng làm thủ tục hải quan, văn hĩa, kiểm động vật thực vật rồi mới được vận chuyển đi.
: Bưu phẩm EMS trong nước : Bưu phẩm EMS ngịai nước
Hình 2.3: Quy trình khai thác bưu gửi EMS đi
- Khai thác bưu gửi EMS đến:
Đối với những chuyến thư trong nước, trung tâm khai thác sẽ nhận những chuyến thư sau: Hà Nội, Hà Nội liên tỉnh, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh liên tỉnh.
Tổ kiểm hĩa
Quốc tế
VPS2
CPN Hà Nội
Bưu điện trung tâm, huyện Trung tâm vận chuyển Trung tâm khai thác CPN Đà Nẵng Tổ giao dịch Tổ giao nhận
Đối với bưu gửi nước ngồi đến thì sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan như sau: Bưu gửi là tài liệu, hàng hố cĩ giá trị thấp hoặc thuộc danh mục được miễn thuế thì sẽ tiến hành lập bảng kê khai thác phi mậu dịch, sau đĩ đem qua máy soi hàng để kiểm tra.
Bưu gửi là hàng hĩa giá trị cao, hoặc thuộc danh mục phải nộp thuế thì phải lập tờ khai hải quan để hải quan trực tiếp kiểm tra tính thuế người nhận.
Bưu gửi EMS nước ngịai đến sau khi đã được hải quan thơng qua sẽ được làm các thủ tục phân hướng, đĩng chuyển như là bưu phẩm trong nước
Hình 2.4: Quy trình khai thác bưu gửi EMS đến
Khâu vận chuyển:
Các cơng nhân vận chuyển cĩ nhiệm vụ vận chuyển và bảo vệ các túi gĩi trên đường thư an tồn, giao nhận đúng hướng và đủ số lượng túi gĩi các bưu cục giao nhận. Trách nhiệm của khâu vận chuyển chỉ chấm dứt khi bưu cục đồng ý nhận túi gĩi để khai thác.
(Mạng đường thư của trung tâm vận chuyển – Phụ lục 4)
Tổ kiểm hĩa Trung tâm khai thác VPS2 CPN Hà Nội CPN Đà Nẵng
Bưu điện trung tâm, huyện
Trung tâm vận chuyển
Hình 2.5: Sơ đồ vận chuyển bưu gửi EMS
Khâu phát:
Bưu gửi EMS trong nước và ngồi nước khi đến bưu cục phát phải được phát ngay, chậm nhất là sau 1 giờ kể từ khi chuyến thư EMS đến. Nếu lần thứ nhất khơng phát được thì bưu gửi sẽ được phát lần thứ hai, lần sau cách lần trứơc tối đa 2 giờ (khơng kể thời gian ngồi giờ làm việc). Nếu lần thứ hai vẫn khơng phát được thì mời người nhận đến nhận tại bưu cục.
Bưu điện Trung tâm Bưu điện Huyện Trung tâm Dịch vụ khách hàng Trung tâm khai thác VPS2 CPN Đà Nẵng Các tỉnh phía Bắc CPN Hà Nội VPS1 VPS3 miền TrungCác tỉnh
Các khu vực nội thành thuộc phạm vi TP Hồ Chí Minh Trung tâm vận chuyển Quốc tế Các tỉnh phía Nam Trung tâm vận
chuyển Đội bưu tá
Đội xe phát hàng
Bưu điện trung tâm, huyện
Người nhận
Hình 2.6: Quy trình phát bưu gửi EMS
Hiện nay, chi nhánh Cơng ty cổ phần CPN BĐ tại TPHCM chỉ phụ trách bưu gửi trong phạm vi tồn thành phố theo 2 hướng:
+ Hướng 1: thư, tài liệu đi theo quận 1, quận 3, quận 4, quận 5 và Bình Thạnh. + Hướng 2; hàng hĩa trên 2 kg đi quận 1, quận 3, quận 4, quân 5, quận 6, quận 7, quận 8, quận 10, quận 11, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Gị Vấp, Tân Bình, Tân Phú.
Các thư tài liệu và hàng hĩa các nơi cịn lại như Thủ Đức, quận 9, quận 12, Hĩc Mơn, Nhà Bè, Bình Chánh, Bình Tân sẽ do các bưu điện trung tâm, huyện chịu trách nhiệm trong việc đi phát.
Khâu phát bưu gửi là khâu cuối cùng trong quy trình sản xuất.
2.2.3.4. Các quy định chung về bưu gửi EMS:
- Bưu gửi trong nước:
Khối lượng: Khối lượng bưu gửi thơng thường là đến 31,5 kg. Đối với bưu gửi là hàng nguyên khối khơng thể tách rời, vận chuyển bằng đường bộ được nhận gửi tối đa đến 50 kg nhưng phải đảm bảo giới hạn về kích thước
Kích thước:Kích thước thơng thường đối với bưu gửi EMS, EMS thỏa thuận là bất kỳ chiều nào của bưu gửi cũng khơng vượt quá 1,5m và tổng chiều dài cộng với chu vi lớn nhất (khơng đo theo chiều dài đã đo) khơng vượt quá 2 m.Bưu gửi cĩ kích thước lớn hơn so với kích thước thơng thường được gọi là bưu gửi cồng kềnh và cĩ quy định riêng phụ thuộc vào từng nơi nhận, nơi phát và điều kiện phương tiện vận chuyển.
- Bưu gửi quốc tế:
Khối lượng: khối lượng được nhận gửi từ 20 – 31,5g tùy theo thơng báo của Bưu chính nước đến
Kích thước: kích thước thơng thường đối với bưu gửi EMS là bất kỳ chiều nào của bưu gửi cũng khơng vượt quá tổng chiều dài cộng với chu vi lớn nhất (khơng đo theo chiều dài đã đo) khơng vượt quá 3m.