1.3. Một số vấn đề lý luận về quản lý văn hóa tổ chức của đại họ cở Việt Nam
1.3.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức của đại học
Trong quá trình phát triển, sự giao lưu VH giữa các quốc gia, giữa các vùng VH khác nhau trên thế giới đã trở thành phổ biến; vì vậy, tư tưởng trong từng thành phần của VHTC chứa đựng cả những giá trị VH truyền thống phương Đông lẫn phương Tây, kết hợp với những tri thức mới do con người khám phá và tích lũy theo thời gian, kể cả những giá trị mới liên quan đến các quy định của luật pháp và chính sách của chính phủ các quốc gia trên thế giới.
Lý luận VHTC được hình thành chính thức từ các nước phát triển, từ các tổ chức chịu ảnh hưởng của các giá trị truyền thống thuộc vùng VH phương Tây kết hợp với sự tiếp nhận các giá trị VH phương Đơng. Vì vậy, tư tưởng trong nội dung lý luận VHTC ngày nay thể hiện cả những tinh hoa của VH phương Tây lẫn những giá trị truyền thống của vùng VH phương Đông, nhất là những tư tưởng và đạo lý của Khổng giáo, đạo lý Hiếu học của người Việt Nam đồng thời kết hợp với những tri thức mới từ kết quả nghiên cứu khoa học, những khám phá mới liên tục của con người trong quá trình phát triển.
Cũng như nhiều nhà nghiên cứu, tác giả ở đây đồng ý với Edgar H. Schein với việc chia văn hóa tổ chức bao gồm: 1) Những quá trình và cấu trúc hữu hình (Artifacts), 2) Hệ thống giá trị được tuyên bố (Espoused Values); 3) Những quan niệm chung (Basic Underlying Assumption).
1) Về những quá trình và cấu trúc hữu hình:
Đó là những cái có thể nhìn thấy, dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một trường học. Là những biểu hiện bên ngồi của văn hóa nhà trường. Những yếu tố này có thể được phân chia như sau:
- Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội - ngoại thất, trang thiết bị giảng dạy, các vật dụng, logo, biểu trưng...
- Biểu tượng: Hiệu trưởng và các nhà lãnh đạo được coi như “biểu tượng sống”. Họ gửi đi những thông điệp mạnh mẽ khi họ thực hiện những thói quen hàng ngày thơng qua lời nói và hành động. Họ truyền tải ý tưởng và lý tưởng của mình thơng qua những cuốn sách họ đọc, những từ họ sử dụng, những ý tưởng mà họ bàn luận, các quan sát họ thực hiện, và những điều họ thể hiện cảm xúc: buồn bã hay vui mừng
- Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành, hoạt động.
- Những thực thể vơ hình như: triết lý, nguyên tắc, phương pháp, phương châm giải quyết vấn đề; hệ thống thủ tục, quy định...
- Các chuẩn mực của hành vi ứng xử biểu hiện cụ thể ra bên ngồi, có thể nhận biết và đánh giá dễ dàng, chúng bao gồm các tiêu chuẩn cơ bản sau:
+ Tận tâm trong công việc, sẵn sàng hỗ trợ người khác, tìm kiếm cái mới để cải tiến cơng việc liên tục, biết lắng nghe…
+ Mọi người trong trường cần cởi mở trong giao tiếp để hiểu biết lẫn nhau. + Trung thực trong các mối quan hệ đối nội và đối ngoại, trong lời nói, việc làm, đánh giá, v.v… nhằm xây dựng uy tín cá nhân, uy tín nhóm cơng việc, uy tín của nhà trường.
+ Mọi người phải coi trọng hiệu quả trong tất cả các quyết định, tất cả các hoạt động trong từng khâu công việc, từ đơn giản đến phức tạp… nhằm thực hiện tốt trách nhiệm xã hội cơ bản đầu tiên của ĐH là đảm bảo chất lượng đào tạo, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, thơng tin minh bạch và trách nhiệm báo cáo giải trình cơng khai với công chúng, đem lại sự thỏa mãn cho SV và cộng đồng.
+ Nhà quản trị các cấp phải tạo môi trường làm việc thuận lợi cho cấp dưới, tạo cơ hội để các thành viên phát huy tối đa khả năng tiềm tàng thông qua các hoạt động hỗ trợ (phương tiện, thông tin, ý tưởng…).
+ Mọi người cần “dám nghĩ dám làm và dám chịu trách nhiệm” trong phạm vi cơng việc của mình, thể hiện sự năng động sáng tạo liên tục.
+ Nhà quản trị cần khuyến khích và tạo điều kiện để cấp dưới của mình trung thành, yên tâm làm việc lâu dài, thúc đẩy tinh thần hợp tác, v.v…thông qua việc thực hiện những hỗ trợ, những chính sách đãi ngộ lợp lý (dựa vào kết quả và khả năng thực hiện công việc).
- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, chức danh...
- Các hình thức sử dụng ngơn ngữ như: các băng rôn, khẩu hiệu, ngôn ngữ xưng hô, giao tiếp giữa thầy với thầy, giữa thầy với trò, trò với trò... các bài hát về trường, các truyền thuyết, câu chuyện vui...
- Các hình thức giao tiếp và ứng xử với bên ngoài.
- Các nghi lễ và các lễ kỷ niệm: Mỗi tổ chức đều có những nghi lễ nhất định nhân các sự kiện đặc biệt nào đó hoặc một tập qn riêng hình thành từ lâu đời. Nghi lễ mang tính VH có vai trị tác động đến tinh thần làm việc của các thành viên trong tổ chức, làm cho họ luôn hứng khởi, nhiệt tình, thúc đẩy tính sáng tạo, v.v… trong q trình làm việc.
Những nghi lễ phổ biến mang bản sắc VH như: lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ tổng kết, lễ khen thưởng, lễ chào cờ, nghi thức hát bài ca về tổ chức hoặc hô những khẩu hiệu cần nhớ vào ngày đầu tuần, v.v… thường được các tổ chức trên thế giới thực hiện nhằm nung đúc niềm tự hào, thúc đẩy lòng trung thành, nâng cao tinh thần hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
- Thói quen quan tâm đến chất lượng: để có thể hình thành thói quen này thuận lợi, khi tuyển dụng nhân lực các cấp để bố trí hay đề bạt vào từng vị trí cơng việc cụ thể, những người có trách nhiệm của tổ chức phải xác định rõ các tiêu chuẩn của từng loại công việc cụ thể (số lượng và chất lượng) theo từng vị trí, cả cơng việc quản trị lẫn công việc chuyên môn ở cấp thừa hành và các tiêu chuẩn liên quan đến chất lượng nhà quản trị các cấp và chất lượng nhân viên
thừa hành (Đức và Tài) cần phải có nhằm có thể hồn thành cơng việc được giao. Tuyển người có chất lượng và nâng cao chất lượng liên tục trong quá trình sử dụng là điều kiện tiên quyết để xây dựng thói quen quan tâm đến chất lượng – một yếu tố quan trọng giúp ĐH cạnh tranh thành công lâu dài trong xã hội tri thức của thế kỷ 21.
2) Về hệ thống giá trị được tuyên bố
Hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm: các chiến lược, mục tiêu, triết lý, giá trị cốt lõi (Core Values), các bộ quy tắc ứng xử thành văn, các cam kết, quy định...
Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng, kim chỉ nam cho hoạt động của một nhà trường; chúng được công bố rộng rãi. Những giá trị này cũng có tính hữu hình vì người ta có thể dễ nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác. Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn, định hướng và là tài liệu đầu tiên diễn tả về một nhà trường.
3) Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vơ thức, hoặc nhiên và ngầm định)
Các ngầm định nền tảng thường là những suy nghĩ và trạng thái xúc cảm đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân và tạo thành nét chung trong tập thể nhà trường. Những ngầm định này thường là những quy ước bất thành văn, đương nhiên tồn tại và tạo nền mạch ngầm kết dính các thành viên (giảng viên, nhân viên, sinh viên) trong nhà trrường; tạo nên nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của họ.
Hệ thống giá trị được tuyên bố và các ngầm định nền tảng của một nhà trường, là những thước đo đúng và sai, xác định những gì nên làm và khơng nên làm trong cách hành xử chung và riêng của giảng viên, nhân viên, sinh viên (Sơ
đồ 1.1). Trong một trường học có thể đề cao giá trị nhân văn, tình yêu thương
giữa những đồng nghiệp, truyền thống tôn sư trọng đạo, đạo lý Hiếu học từ ngàn đời hay đề cao tính cộng đồng trách nhiệm, sự sáng tạo, tính độc lập trong cơng việc, coi trọng tính trung thực, thẳng thắn, coi trọng chất lượng các hoạt động dạy và học...
Môi trường nội bộ Tình huống bên ngồi
Người quản lý bị chi phối bởi hai dạng tác động bắt buộc: Nội bộ và bên ngoài
Sơ đồ 1.1: Các mối tương tác của văn hóa tổ chức [20]
Shein cho rằng, bản chất của văn hóa một tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng. Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức ở cấp độ một và hai (Arifacts and Espoused Values) chúng ta mới tiếp cận nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đốn các thành viên của tổ chức đó "nói gì" trong một tình huống nào đó. Chỉ khi nào nắm được lớp văn hóa thứ ba (Basic Underlying Assumptions) thì chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ "làm gì" khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn.
Trên đây là những thành phần cơ bản của VHTC được các nhà nghiên cứu phân tích và tổng hợp từ thực tế. Lý luận này là căn cứ để nhận diện, phân tích và đánh giá thực trạng của các cơ sở giáo dục ở nước ta thuộc phạm vi nghiên cứu của luận án.
Bộ công cụ đánh giá văn hóa tổ chức OCAI
Khung giá trị (Competing values framework-CVF) ban đầu của Robert Quinn và John Rohrbaugh (1983) là sự kết hợp hai biến tố, tạo nên một đồ thị 2x2 với bốn yếu tố. Biến tố giá trị đầu tiên biểu đạt giá trị của sự linh hoạt, sự tự do và sự năng động, đối lập với biến tố đầu cuối là sự ổn định, mệnh lệnh và kiểm soát. Biến tố thứ hai được đánh dấu bởi sự hướng nội, sự hòa nhập và sự thống nhất, đối lập với biến tố này ở đầu cuối là sự hướng ngoại, sự khác biệt và sự ganh đua. Nghiên cứu sau đó của Cameron và Quinn [42] loại tổ chức vào bốn loại văn hóa chính dựa trên bốn khung khác nhau, là sự kết hợp của hai biến giá trị trong khung giá trị của Robert Quinn và John Rohrgough. Mỗi
Quan
điểm
quản lý
Văn hóa tổ chức Môi trường của tổ
khung sẽ đại diện cho những giả định cơ bản, niềm tin và giá trị khác nhau của văn hóa tổ chức (xem Bảng 1.1). Theo Cameron [41] mỗi góc phần tư trong khung giá trị được gắn với một động từ mô tả các loại giá trị tạo ra các hoạt động đặc trưng: cộng tác, tạo ra, cạnh tranh và kiểm sốt.
Dựa trên mơ hình khung giá trị và bốn loại VH (góc phần tư) của khung giá trị các nhà nghiên cứu đã hình thành nên các yếu tố cơ bản của Công cụ đánh giá
Văn hóa tổ chức (OCAI) và Cơng cụ đánh giá kỹ năng quản lý (MSAI). “Mục
đích của Bộ công cụ đánh giá VHTC là để xác định VHTC và giúp xác định loại VH mà các thành viên của tổ chức nghĩ nên được phát triển để phù hợp với nhu cầu tương lai” [42, tr. 23]. Và Bảng hỏi đánh giá kỹ năng quản lý xác định những kỹ năng và năng lực quản lý hiệu quả và xác định xem những kỹ năng đó phù hợp với khung giá trị và hồ sơ văn hóa.
Bộ cơng cụ đánh giá văn hóa tổ chức đã được dùng ở hàng ngàn tổ chức nhằm tiên đoán hoạt động của tổ chức. Bộ cơng cụ nhằm mục đích trước hết là giúp xác định văn hóa hiện tại của tổ chức, và sau đó là xác định thứ văn hóa nào mà các thành viên của tổ chức nghĩ rằng họ nên xây dựng để đáp ứng với những đòi hỏi của môi trường tương lai và những thử thách mà họ phải đương đầu.
Bộ công cụ này bao gồm sáu câu hỏi (đặc điểm nổi bật; sự lãnh đạo; quản lý nhân viên; sự gắn kết, chiến lược nhấn mạnh, tiêu chuẩn thành cơng). Mỗi câu hỏi có 4 khả năng lựa chọn (A=Kiểu thân tộc, B=Kiểu thường quy, C=Kiểu thị trường, D=Kiểu thứ bậc).
Bốn kiểu văn hóa chính của Bộ Cơng cụ Đánh giá Văn hóa Tổ chức
Văn hóa Thứ bậc
Văn hóa thứ bậc nhấn mạnh một môi trường tương đối ổn định, nơi mà các nhiệm vụ và chức năng có thể hội nhập và phối hợp, tính đồng nhất trong sản phẩm và dịch vụ có thể duy trì được, cơng nhân và cơng việc là trong tầm kiểm sốt. Trong kiểu văn hóa này, thành cơn g được định nghĩa bằng sự phối hợp giữa những người có quyền quyết định với một thẩm quyền rõ ràng, những
quy tắc và quy trình được tiêu chuẩn hóa, và một cơ chế kiểm sốt và giải trình trách nhiệm.
Văn hóa tổ chức gắn với văn hóa thứ bậc và được đánh giá trong bộ công cụ này tạo thành một nơi làm việc được cấu trúc chặt chẽ và có tính chất chính quy. Mọi người tn theo quy trình, các nhà lãnh đạo thì phối hợp và tổ chức các hoạt động một cách hữu hiệu nhằm duy trì một tổ chức có thể vận hành một cách êm ả. Ổn định, có thể đốn trước, và có hiệu quả, là đặc điểm của những mối quan tâm lâu dài ở những tổ chức này [42].
Văn hóa Thị trường
Trong bối cảnh của bộ công cụ này thì thị trường nhằm nói đến một kiểu tổ chức tự nó vận hành y như thị trường. Tổ chức này quan tâm chủ yếu đến môi trường bên ngồi, vì nó tập trung vào những giao dịch với các đối tác bên ngồi ví như các nhà cung cấp, khách hàng, các nhà hợp đồng, các đơn vị cấp phép, các hiệp hội và đơn vị quản lý nhà nước. [42].
Văn hóa thân tộc
Văn hóa thân tộc tiêu biểu cho hình thức thứ ba, và rất gần gũi với các tổ chức kiểu gia đình. Văn hóa thân tộc nhấn mạnh làm việc nhóm và sự phát triển của nhân viên, vì khách hàng cũng được coi như các đối tác. Hình thức này thúc đẩy một mơi trường làm việc có tính chất nhân văn, với mục tiêu quản lý là trao quyền cho nhân viên bằng cách thu hút sự tham gia, sự cam kết và lịng trung thành của họ.
Văn hóa thân tộc được mô tả là “một nơi làm việc thân thiện mà mọi người tự chia sẻ nhiều về bản thân mình” . Lãnh đạo được coi như người hướng dẫn, hay như hình ảnh của cha mẹ, ở đó truyền thống tơn sư trọng đạo, đạo lý hiếu học và tính nhân văn và sự cam kết được nhấn mạnh. Qua làm việc nhóm, qua sự tham gia và đồng thuận của nhân viên, người ta có thể tạo ra một khơng khí nội bộ quan tâm đến con người.
Văn hóa thường quy
Thuật ngữ “thường quy” (Kiểu thường quy) dựa trên từ ad hoc, để chỉ một đơn vị năng động, chuyên biệt và tạm thời. Mục đích của những tổ chức này là cải tiến và có thể thích nghi, vì thế khơng có hình thức tập trung quyền lực hay quan hệ dựa trên thẩm quyền. Trong một tổ chức như thế, quyền lực chuyển từ người này tới người kia hay từ nhóm cơng tác này sang nhóm cơng tác kia, tùy theo vấn đề đang được giải quyết là gì vào lúc đó. [42].
Bảng 1.1: Góc phần tư giá trị [42]
Thay đổi lâu dài Linh hoạt cá nhân Thay đổi mới Loại VH: THÂN TỘC
Định hướng: HỢP TÁC, PHỐI HỢP Loại lãnh đạo: Hỗ trợ
Huấn luyện Xây dựng nhóm Vật mang giá trị: Cam kết Giao tiếp Phát triển Lý thuyết về tính hiệu quả:
Sự phát triển con người và cam kết cao mang lại hiệu quả
Loại VH: THƯỜNG QUY Định hướng: TẠO LẬP Loại lãnh đạo: Người đổi mới Doanh nhân Có tầm nhìn
Vật mang giá trị: Đầu ra mang tính đổi mới
Sự chuyển đổi Nhanh nhẹn Lý thuyết về tính hiệu quả:
Sự đổi mới, tầm nhìn và sự thay đổi cố định mang lại tính hiệu quả
Loại VH: THỨ BẬC Định hướng: KIỂM SOÁT Loại lãnh đạo: Người điều phối Người chỉ đạo Người tổ chức Vật mang giá trị: Hiệu quả Dòng thời gian
Sự kiên định và thống nhất
Lý thuyết về tính hiệu quả:
Sự kiểm sốt với các quá trình năng lực mang lại hiệu quả
Loại VH: THỊ TRƯỜNG Định hướng: CẠNH TRANH Loại lãnh đạo: Người lái cứng tay Nhà cạnh tranh Nhà sản xuất Vật mang giá trị: Thị phần
Thành tựu mục tiêu Lợi nhuận
Lý thuyết về tính hiệu quả: