BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
2.2.2. Lĩnh vực hoạt động của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện Chính trị Công an nhân dân
giáo khoa ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân
Lĩnh vực hoạt động của Trung tâm TTKH và TLGK bao gồm có các lĩnh vực công tác lớn sau: Nghiệp vụ; thông tin – thư mục; phục vụ bạn đọc; chế bản, nhân bản và in ấn tài liệu; bảo mật.
2.2.2.1. Công tác nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân
Công tác này bao gồm các hoạt động cụ thể sau:
Bổ sung giáo trình, sách, báo, tạp chí theo kế hoạch của đơn vị, của Học viện đáp ứng nhu cầu dạy, học cũng như NCKH trong toàn Học viện, hàng năm phải bổ sung nhiều loại sách báo, tài liệu tham khảo có giá trị, phù hợp với đặc điểm, tính chất, đối tượng của thư viện. Bổ sung sách, báo, tài liệu tham khảo bằng cách có thể mua hoặc sưu tầm từ nhiều nguồn khác nhau để có VTL phong phú và đa dạng. Hơn nữa, bổ sung nguồn tài liệu thường xuyên sẽ phản ánh được những chuyển biến mới của xã hội, những thành tựu mới của khoa học công nghệ.
Tiến hành đăng ký các loại sách vào sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt. Đây là khâu kỹ thuật bắt buộc và được thực hiện khi đưa tài liệu vào thư viện, CBTV phải đăng ký các loại sách vào sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt. Quy trình này góp phần vào việc bảo quản và kiểm sốt tài liệu, mỗi tài liệu nhập về hay xuất ra đều phải có chứng từ đầy đủ, cụ thể. Nếu tài liệu có mất mát hay hư hỏng có thể dễ dàng dựa vào sổ này để phát hiện. Đồng thời quy trình đăng ký vào sổ có thể biết được tổng số tài liệu có trong thư viện vào những thời điểm cụ thể, đăng ký các loại sách vào sổ sẽ biết rõ hiện trạng của sách từ đó đặt ra kế hoạch công tác trong từng thời kỳ, hơn nữa giúp cán bộ có thể báo cáo kịp thời cho người quản lý biết rõ tình hình VTL, tài sản của thư viện. Sau khi vào sổ đăng ký tổng quát, CBTV phải tiến hành việc đăng ký vào sổ cá biệt, dựa vào nó chúng ta có thể biết được các thơng tin về lịch sử hình thành VTL, nó được bổ sung vào khoảng thời gian nào, tài liệu vì lý do gì mà xuất; biết được giá tiền của từng loại sách để căn cứ tính tốn khi thanh lý, đền do bị mất; là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách.
Phân loại mô tả sách theo nguyên tắc chung để đảm bảo tính thống nhất cùng hệ thống. Môt tả tài liệu địi hỏi sự thể hiện đầy đủ, chính xác, chi tiết, cụ thể thống nhất các yếu tố tài liệu tìm được chính xác nhanh chóng tài liệu và nguồn
thơng tin họ cần; mặt khác các sản phẩm thông tin của biên mục mơ tả (phích, biểu ghi) là cơ sở chính tạo lập bộ máy tra cứu thư viện, là cơng cụ để cán bộ có thể kiểm sốt VTL, giúp quá trình quản tốt việc tạo lập và sử dụng khai thác hệ thống lưu trữ và tra cứu tin của thư viện, đáp ứng nhu cầu tìm tin của bạn đọc.
Đóng dấu thư viện, số hiệu, dán nhãn, ký hiệu.
Sau khi tiếp nhận tài liệu, phân loại và mô tả tài liệu, bước tiếp theo CBTV phải đóng dấu thư viện vào tài liệu, ghi rõ số hiệu, ký hiệu của tài liệu và dán nhãn lên tài liệu mục đích để bảo quản tài liệu, tránh mất mát tài liệu, ghi số hiệu, ký hiệu tài liệu để CBTV có thể tra cứu nhanh chóng, thuận lợi.
Làm phiếu thư mục; xếp sách lên giá; giới thiệu sách với bạn đọc; công bố lịch mở cửa tiếp bạn đọc.
2.2.2.2. Công tác thông tin – thư mục của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân
Cơng tác thơng tin – thư mục là q trình biên soạn thư mục và phục vụ thông tin- thư mục và phổ biến thông tin về tài liệu và cơng tác này có những cơng việc cụ thể sau:
- Biên soạn và sử dụng ấn phẩm TTKH Và TLGK nhằm mục đích giới thiệu tài liệu mới xuất bản có trong thư viện, định hướng cho bạn đọc những loại tài tiệu cần thiết để tự học, nâng cao trình độ.
- Phục vụ tra cứu – thư mục là phục vụ theo yêu cầu một lần của người sử dụng thông tin. Yêu cầu của bạn đọc trong quá trình phục vụ thư viện – thư mục bao gồm thư mục theo địa chỉ, chuyên đề, sự kiện...và sử dụng bộ máy tra cứu gồm các mục lục và hộp phích tạo điều kiện cho việc tra cứu một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện;
- Phục vụ thông tin – thư mục là việc phục vụ thư mục thường xuyên khơng cần có u cầu hoặc theo những yêu cầu lâu dài nhằm thông báo cho người đọc về tài liệu vừa mới xuất hiện cần. Phục vụ thông tin – thư mục phải đảm bảo tính khoa học khách quan, tính đầy đủ, tính hệ thống và liên tục, tính kip thời và tính cụ thể.
2.2.2.3. Công tác phục vụ bạn đọc của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân
Cơng tác phục vụ bạn đọc là một trong những hoạt động quan trọng của Trung tâm, bạn đọc có thể tiếp cận và tìm kiếm thơng tin bằng nhiều hình thức khác nhau. Bạn đọc có thể đọc sách hoặc tìm kiếm thơng tin trên mạng nội bộ của Học viện. Bên cạnh đó, cơng tác phục vụ bạn đọc là quá trình giao tiếp giữa cán bộ thủ thư và giữa tài liệu với bạn đọc vì vậy phải tổ chức phịng đọc thật khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc theo một nội quy thống nhất; tổ chức tuyên truyền giới thiệu nội dung sách mới bằng các phương tiên thông tin như bảng thông báo, trưng bày; tổ chức phong trào đọc sách báo trong giáo viên, học sinh có sự phối hợp giữa các tổ chức, các bộ phận trong nhà trường; tổ chức các hình thức hội thi, thi kỹ năng tra cứu, thi đọc sách nhanh và kể nội dung chính của sách, thi kể nội dung chính của sách; tổ chức phong trào tặng sách cho thư viện.
2.2.2.4. Công tác chế bản, nhân bản và in ấn tài liệu của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân
Do đặc thù trong công tác nên việc chế bản, nhân bả và in ấn tài liệu là một phần quan trọng trong hoạt động của trung tâm TTKH và TLGK, những tài liệu thuộc chế độ mật không được lưu hành rộng rãi nên việc chế bản, nhân bản và in ấn phải theo quy định chặt chẽ.
Như vậy, các hoạt động của trung tâm gắn với những công việc rất cụ thể, mỗi bộ phận có những chức trách và nhiệm vụ khác nhau và tất cả các hoạt động đó theo một quy trình thống nhất, đảm bảo mang tính nghiệp vụ cũng như đạt hiệu quả cao trong công việc.
2.2.2.5. Công tác bảo mật của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân
Bên cạnh các hoạt động của cơng tác nghiệp vụ thì cơng tác bảo mật tài liệu, bảo mật vở ghi nghiệp vụ là q trình địi hỏi sự nghiêm túc, tỷ mỷ và cẩn thận, đây là những tài liệu có nội dung bí mật của Nhà nước, của ngành
Công an. Và được quy định tại pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước với các danh mục được quy định là mật.
+ Đối với tài liệu mật: Khi được tiếp nhận tài liệu mật, cán bộ thư viện
phải vào sổ, đóng dấu mật và xếp đúng nơi quy định. Bạn đọc nếu muốn tiếp cận thơng tin phải có sự giám sát của CBTV, không được chụp bằng điện thoại, photocopy hoặc mang đi nơi khác. Khi tiếp cận tài liệu mật phải đọc ở phòng đọc tài liệu mật. Nếu thông tin bị lộ, lọt sẽ ảnh hưởng đến bí mật của Nhà nước, của ngành, gây ra hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy, cơng tác nghiệp vụ phải đảm bảo tính bí mật.
+ Đối với vở ghi nghiệp vụ: Người sử dụng được phát vở nghiệp vụ theo số thứ tự, đánh số trang buộc người nhận vở nghiệp vụ không để mất hoặc làm rách. Hằng ngày, cán bộ thư viện sẽ phát vở ghi nghiệp vụ cho học viên, sau khi kết thúc khóa học, học viên sẽ nộp lại cho thư viện để lưu trữ và bảo quả. Nếu học viên để mất vở phải báo ngay cho lãnh đạo Trung tâm để kịp thời xử lý.