BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
3.3.2. Biện pháp 2: Kế hoạch hóa hoạt động của Trung tâm dựa vào mục tiêu, định hướng phát triển trong từng theo mục tiêu trong từng giai đoạn
tiêu, định hướng phát triển trong từng theo mục tiêu trong từng giai đoạn cụ thể của Trung tâm
3.3.2.1. Mục tiêu
Kế hoạch hóa hoạt động nhằm xác định, hình thành mục tiêu, phương hướng của tổ chức, xác định và đảm bảo về các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu đề ra và quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch hóa có nghĩa là đưa tồn bộ hoạt động quản lý vào cơng tác kế hoạch, trong đó chỉ rõ các mục tiêu, bước đi, lựa chọn các giải pháp phù hợp và đảm bảo các nguồn lực để đạt tới các mục tiêu đã đặt ra.
3.3.2.2. Nội dung biện pháp
Để tiến hành các hoạt động có hiệu quả thì cơng tác kế hoạch hóa là một khâu quan trọng trong tất cả các hoạt động cụ thể của trung tâm. Kế hoạch đưa ra phải phù hợp với tình hình thực tế của từng đơn vị, tránh tình trạng kế hoạch vạch ra không phù hợp với yêu cầu thực tiễn, mang nặng tính lý thuyết và khơng hài hịa với tất cả các điều kiện khác. Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả và thiết thực, người quản lý phải vạch ra một cách có hệ thống và khoa học những công việc dự định làm trong thời gian nhất định với cách thức, trình tự, thời gian tiến hành hoạt động. Kế hoạch có thể là một tháng, quý, năm.
+ Nguyên tắc xây dựng kế hoạch
- Tính khoa học: Lập kế hoạch là một dự tính khoa học, nghiên cứu khuynh hướng phát triển sự nghiệp, các chỉ tiêu của kế hoạch là những con số được tính tốn một cách cẩn thận dựa trên cơ sở khoa học, vạch ra những biện pháp để đạt được mục tiêu để ra
- Tính thiết thực: Những nhiệm vụ được đặt ra trong từng giai đoạn, các chủ đề, biện pháp tuyên truyền phải luôn gắn với những sự kiện lớn trong năm, gắn với chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, Bộ Cơng an và phải tính tốn một cách hợp lý để sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tính bắt buộc: Mỗi khi kế hoạch được lập ra, phải được thảo luận kỹ lưỡng, khi được ký duyệt thông qua, kế hoạch sẽ trở thành nhiệm vụ bắt buộc đối với đơn vị.
- Tính cụ thể: Khi lập kế hoạch phải dựa vào các đặc điểm thành phần bạn đọc. Kế hoạch tài liệu cho ngành học này phải khác với các ngành khác.
+ Các loại kế hoạch xây dựng
- Kế hoạch công tác năm: Bao gồm tổng quát các định hướng các nhiệm vụ, chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của Trung tâm. Các phần công việc ghi trong kế hoạch ghi rõ đơn vị thực hiện, thời gian bắt đầu thực hiện và hồn thành, kinh phí cho việc thực hiện. Kế hoạch được phê duyê ̣t, thông qua trong toàn đơn vị.
- Kế hoạch công tác q: Bao gồm những dự án, cơng việc trình lãnh đạo Học viện phê duyệt, chuẩn y, các công việc đã được ghi trong kế hoạch công tác của năm, sẽ được triển khai trong quý. Kế hoạch này được xây dựng, chỉnh lý trên cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của quý trước.
- Kế hoạch công tác tháng: Bao gồm những dự án chương trình, cơng việc trình lãnh đạo cấp trên và các biện pháp công tác quý triển khai trong tháng cho cả cơ quan và cho cả từng bộ phận. Kế hoạch tháng được xây dựng trên cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch của tháng trước với những điều chỉnh thích hợp.
3.3.2.3. Tổ chức thực hiện
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai theo các bước sau đây: Bước 1: Nghiên cứu tình hình thực hiện kế hoạch của Trung tâm trong năm vừa qua (Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm, chỉ tiêu đạt được, khơng đạt được, ngun nhân)
Bước 2: Tính tốn các chỉ tiêu cho năm tới.
Bước 3: Lập dự thảo kế hoạch gồm các biện pháp sau: - Nhiệm vụ, biện pháp khắc phục.
- Những con số chỉ tiêu. - Kế hoạch bổ sung vốn tài.
- Kế hoạch cho công tác phục vụ bạn đọc: Phân loại nhu cầu bạn đọc, thành phần bạn đọc, đối tượng nào là bạn đọc chủ yếu của thư viện.
- Số lượng: Số lượng bạn đọc; Số lượt tài liệu cho mượn; số lượt người đến thu viện.
- Chất lượng: Lượt luân chuyển của VTL; Lượt bạn đọc TB trong ngày; số sách TB tính theo đầu người.
- Kế hoạch tổ chức kho và mục lục. - Kế hoạch xây dựng CSDL thư mục.
- Kế hoạch xây dựng và bảo quản kho, phục chế tài liệu quý hiếm.
- Kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ CBTV.
- Kế hoạch tin học hóa và ứng dụng CNTT vào công tác TTKH và TLGK.
Bước 4: Thảo luận về dự thảo kế hoạch trong Hội nghị triển khai nhiê ̣m vụ năm học.
Bước 5: Dự thảo kế hoạch được cấp trên ký duyệt thông qua, trở thành pháp lệnh để thực hiện.
3.2.2.4. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Kế hoạch lập ra phải được thảo luận kỹ lưỡng và được sự đồng ý của cấp trên. Kế hoạch lập ra phải phù hợp với yêu cầu thực tiễn của Học viện, tránh việc lập kế hoạch dàn trải, nhiều mục và khái quát. Kế hoạch khi lập ra phải được tính tốn, cân nhắc hợp lý, có cở sở khoa học và phù hợp với thực tiễn yêu cầu công tác, đồng thời phải chi tiết, cụ thê để cấp trên có thể nắm bắt từng hoạt động.
- Cán bộ, nhân viên phải nâng cao nhận thức, trách nhiệm của mình trong việc thực hiện kế hoạch đó.
- Giám sát và chỉ đạo sát sao trong việc thực hiện kế hoạch của các tổ, nhắc nhở động viên, khích lệ tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân viên.
- Có sự quan tâm tạo điều kiện về tài chính cho việc thực hiện kế hoạch đó. - Có sự lãnh đạo quyết liệt của cấp trên đối với việc thực hiện kế hoạch