BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
3.3.3. Biện pháp 3: Xây dựng quy trình tác nghiệp có hệ thống và tăng cường quản lý để dần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm
cường quản lý để dần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm
3.3.3.1. Mục tiêu
Quy trình kỹ thuật là một khâu quan trọng trong tất cả các khâu hoạt động của cơng tác thư viện. Nếu quy trình này khơng được chính xác sẽ dẫn đến CBTV khơng thể biết được tình trạng của sách, số lượng sách và phục vụ bạn đọc không đạt hiệu quả.
Tài liệu được bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau được CBQL thư viện tiếp nhận và được xử lý kỹ thuật một cách chính xác, khoa học, hiện đại góp phần vào việc quản lý hiệu quả hơn. Khi các quy trình xử lý kỹ thuật hoàn thành, tài liệu được xếp lên giá để phục vụ bạn đọc. Khi bạn đọc có yêu cầu, cán bộ thủ thư sẽ lấy tài liệu theo đúng yêu cầu của bạn đọc trong khoảng thời gian ngắn nhất, chính xác nhất, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác TTKH và TLGK.
3.3.3.2. Nội dung biện pháp
+ Quy trình xử lý kỹ thuật của tài liệu
- Tiếp nhận tài liệu: tài liệu nhập vào thư viện theo nhiều nguồn khác nhau, vì vậy nhất thiết phải có biên bản hoặc chứng từ kèm theo. Khi nhận sách, CBTV phải đánh dấu vào từng cuốn trên danh mục để tránh trường hợp thiếu, gửi nhầm hoặc in hỏng.. thì phải lập biên bản để nói rõ tình trạng của tài liệu. Khi nhận tài liệu về, CBTV phải rọc sách, báo, dán, đóng bìa bọc ngồi, dán bản đính chính sau đó đóng dấu lên trang sách chính ở phía giữa phần tên tài liệu và trang 17 dọc theo sách hoặc góc trái.
- Đăng ký tài liệu: đăng ký vào sổ tổng quát và sổ cá biệt để biết rõ hiện trạng của tài liệu để báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý thư viện biết rõ tình hình VTL, tài sản của thư viện.
- Lập ký hiệu và xếp giá một cách khoa học giúp cho CBTV có thể phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm cả thời gian, công sức.
3.3.3.3. Tổ chức thực hiện
- Phân công cán bộ của các tổ nghiệp vụ và tổ phụ trách làm công tác kỹ thuật từng những công việc cụ thể và cán bộ được giao nhiệm vụ đó phải chịu trách nhiệm với cơng việc đó, đảm bảo các quy trình kỹ thuật được phối hợp một cách nhịp nhàng và hiệu quả.
- Từng thao tác trong quy trình xử lý kỹ thuật phải theo đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác, logic và khoa học.
- Phải có sự giám sát chặt chẽ các khâu, cơng đoạn trong quy trình xử lý kỹ thuật để phát hiện kịp thời và khắc phục những sai sót trong q trình thực hiện.
- Giám sát chặt chẽ từng quy trình phát hiện sai sót để khắc phục kịp thời. - Tăng cường công tác bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ, giáo dục lịng u nghề, nhiệt tình trong cơng việc, nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác TTKH và TLGK.
- BSTL thường xun trong các q, năm. Khơng để tình trạng tài liệu nhập về quá nhiều hoặc ít dẫn đến tính trạng có lúc có rất nhiều việc, có lúc lại khơng có việc làm.
- Phải có sự phân bổ nguồn nhân lực hợp lý cho cơng tác xử lý quy trình tài liệu.
Với cách thức thực hiện biện pháp quản lý này, lãnh đạo đơn vị sẽ kiểm sốt và đảm bảo được chất lượng của cơng việc. Xử lý kỹ thuật là quá trình kỹ thuật hết sức quan trọng và cần thiết, phải đảm bảo tính logic và khoa học, Trong quy trình xử lý kỹ thuật phải thật tỷ mỷ, chính xác. Trong q trình thực
hiện có thể phát hiện những khâu thừa, khơng cần thiết, phải điều chỉnh cho phù hợp, khoa học hơn. vì vậy chúng ta thực hiện kiểm sốt chất lượng ở từng khâu đã đảm bảo yêu cầu quy trình, trong q trình thực hiện nếu có sai sót, lệch chuẩn thì kịp thời khắc phục. Các tổ chịu trách nhiệm kiểm soát trong từng khâu của quy trình, đảm bảo chất lượng và hiệu quả tốt nhất.
3.3.3.4. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Cán bộ thư viện phải có chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc, nhanh nhẹn, tận tình ln sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu về tài liệu cho bạn đọc.
- Trang thiết bị cơ sở vật chất phải được trang bị đầy đủ, đồng bộ, đặc biệt để xử lý tài liệu đưa ra phục vụ ở các kho mở hay cho mượn qua đầu đọc mã vạch thì phải có các trang thiết bị hiện đại và đồng bộ.
- Phải khai thác hiê ̣u quả phần mềm quản lý TTKH và TLGK, ứng dụng được CNTT vào trong các chu trình.
- Cần có sự quan tâm, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện của Ban Giám đốc, cơ quan cấp trên; các Phòng, khoa, đơn vi ̣ trong Ho ̣c viê ̣n