BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
3.3.6. Biện pháp 6: Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động của Trung tâm
thông tin vào quản lý hoạt động của Trung tâm
3.3.6.1.Mục tiêu
- Tăng cường cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng CNTT vào hoạt động của Trung tâm là việc làm cần thiết nhất trong thời điểm hiện tại và trong tương lai, giúp cho việc quản lý và hoạt động có hiệu quả hơn.
- Tạo điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, thiết bị đảm bảo chất lượng cho các hoạt động của thư viện. Đồng thời sử dụng thành tựu của CNTT vào các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ và công tác quản lý hoa ̣t đô ̣ng TTKH và TLGK, nhằm tin học hóa thư viện dần tiến tới tự động hóa, làm cho các hoạt động quản lý và nghiệp vụ được thực hiện thuận lợi nhất, chính xác nhất, mang lại hiệu quả cao.
3.3.6.2. Nội dung biện pháp
- Huy động tài lực, vật lực và sử dụng chúng có hiệu quả: Huy động mọi nguồn lực nhằm xây dựng cơ sở hạ tầng, tạo ra được đầy đủ các điều kiện tất yếu để duy trì mọi hoạt động của công tác quản lý và công tác nghiệp vụ hướng vào việc thực hiện chức năng nhiệm vụ và chiến lược phát triển công tác TTKH và TLGK. Phát huy nội lực của trường trong việc tạo ra cơ sở vật chất và các thiết bị chuyên dụng.
- Chuẩn bị các điều kiện phục vụ đảm bảo chất lượng: Chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho hoạt động nghiệp vụ và phục vụ về các trang thiết bị như diện tích các phịng đọc, các kho, VTL cho từng chun ngành đào tạo, hệ thống máy tính và mạng máy tính, các CSDL thư mục và CSDL toàn văn.
- Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng cho các hoạt động nghiệp vụ và công tác phục vụ. Hiện tại cơ sở vật chất của thư viện trường chưa đủ rộng nên việc đảm bảo cho công tác nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc còn gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, nhiều thiết bị đã lỗi thời, lạc hậu. Các máy tính vẫn được sử dụng từ cũ nên việc đáp ứng yêu cầu thơng tin của bạn đọc đang cịn chậm. VTL của thư viện với số lượng ít, chưa đáp ứng đủ yêu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện. Bên cạnh đó, Trung tâm vừa mới thành lập, kinh phí đầu tư cho thư viện cịn hạn chế nên chưa xây dựng dược CSDL thư mục và toàn văn, chưa có các tài liệu điện tử vì vậy cần nhanh chóng xây dựng và có kế hoạch bổ sung kịp thời.
- Đẩy mạnh hoạt động ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện nhằm tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thơng tin, cải tiến tồn bộ qui trình hiện hành.
+ Về phía bạn đọc: Giúp cho việc tìm kiếm và khai thác thơng tin một cách thuận lợi, nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc.
+ Về phía thư viện: Giúp cho cơng tác nghiệp vụ và phục vụ, công tác quản lý và làm các báo cáo thống kê, thực hiện được tin học hóa và tiến tới tự động hóa cơng tác thư viện được thuận lợi và nhanh chóng. Hiện tại việc ứng dụng CNTT ở thư viện cịn q yếu vì vậy cần có các biện pháp hữu hiệu để đem lại hiệu quả như mong muốn.
Thực hiện các biện pháp công tác trên là chúng ta đang thực hiện đảm bảo chất lượng thư viện; quy trình nghiệp vụ sẽ thực hiện nhanh, chính xác và khoa học, quá trình phục vụ bạn đọc sẽ nhanh chóng tiện lợi, làm thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện, là một trong những điều kiện quan trọng quyết định tới việc hồn thành kế hoạch cơng tác.
3.3.6.3. Tổ chức thực hiện biện pháp
- Xây dựng kế hoạch tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm các thiết bị phục vụ cho các hoạt động TTKH và TLGK trong kế hoạch công tác từng quý, năm để trình Giám đốc Học viện phê duyệt.
- Thường xuyên theo dõi tình trạng của trang thiết bị để có kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa.
- Đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên TTKH và TLGK trong việc ứng dụng CNTT và sử dụng thành thạo CNTT vào các hoạt động chuyên môn. Tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm thư viện điện tử cho cán bộ, nhân viên TTKH và TLGK để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thời kỳ hiện đại hóa, hội nhập quốc tế.
3.3.6.4. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Lãnh đạo Học viê ̣n c ần phải có một cách nhìn bao qt và tồn diện hơn để có một chính sách đầu tư vào thư viện một cách hợp lý. Phải có những quy định cụ thể và các chính sách đầu tư mang tính pháp lý cho hoa ̣t đô ̣ng TTKH và TLGK, liệt kê các hạng mục cần phải chi tiêu tránh gây lãng phí trong q trình đầu tư.
- Xây dựng các quy định về việc sử dụng các trang thiết bị nhằm sử dụng chúng có hiệu quả và đúng mục đích. Đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ, nhân viên TTKH và TLGK trong việc sử dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác quản lý và các hoạt động nghiệp vụ.
- Trang thiết bị dùng cho CNTT cần được đầu tư đồng bộ đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật; an tồn, bảo mật thơng tin.
- Nâng cao nhận thức đối với việc sử dụng thiết bị trong thư viện trong toàn Học viện.
- CBQL và đội ngũ nhân viên TTKH và TLGK phải có trình độ tin học, và khả năng sử dụng các thiết bị chuyên dụng.