Thực trạng quản lý triển khai thực hiện kế hoạch hóa hoạt động của Trung tâm

BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

2.3.4. Thực trạng quản lý triển khai thực hiện kế hoạch hóa hoạt động của Trung tâm

- Lãnh đạo Trung tâm chưa thật sự đi sâu, đi sát vào công việc chung của Trung tâm, tình trạng kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện kế hoạch của lãnh đạo đơi lúc cịn chưa khách quan, lãnh đạo giao việc cho cán bộ không thường xun kiểm tra, đơn đốc. Có sự phân cơng cơng việc chưa thật sự cụ thể và hợp lý, nhiều lúc có sự chồng chéo trong công việc.

- Cán bộ ở Trung tâm vẫn chưa thật sự nhiệt tình với cơng việc và trách nhiệm công việc chưa cao nên khi có sự chỉ đạo của cấp trên vẫn còn thực hiện chưa thực sự nghiêm túc và chưa làm hết trách nhiệm

Chính vì vậy, cơng tác chỉ đạo thực hiện kế hoạch hoạt động của Trung tâm chưa thực sự đánh giá cao.

2.3.4. Thực trạng quản lý triển khai thực hiện kế hoạch hóa hoạt động của Trung tâm Trung tâm

+ Quản lý phát triển nguồn tài liệu

Sau hơn 1 năm hoạt động và trang bị bằng nhiều nguồn khác nhau, đến nay, VTL của thư viện hiện có như sau:

- Sách (giáo trình, tài liệu tham khảo): Tổng số sách: 9.500 đầu sách (với 77.160 cuốn), trong đó: Giáo trình cơ sở, cơ bản, xã hội: 6.780 đầu sách (với 54.890 cuốn); Giáo trình, giáo khoa chuyên ngành: 2.720 đầu sách, (với 15.990 cuốn);

- Tài liệu tham khảo: Hiện có một số tài liệu do Học viện nghiên cứu, biên soạn đặc biệt riêng có như: “Tự diễn biến, tự chuyển hóa và vấn đề đặt ra với thanh niên hiện nay” (3.800 cuốn); “Công tác tổ chức xây dựng Đảng trong

CAND thời kỳ đổi mới” (250 cuốn); “Quán triệt thực hiện Nghị quyết 28 NQ/TW (khóa XI) về chiến lược bảo vệ tổ quốc trong tình hình mới” (2.050 cuốn); “Những vấn đề cơ bản của công tác tham mưu CAND” (180 cuốn).

- Đề tài khoa học và tạp chí gồm: Đề tài NCKH cấp bộ: 10 cuốn; Đề tài NCKH cấp cơ sở: 15 cuốn; Tạp chí lý luận chính trị CAND: 10 tập; Tạp chí CAND: 36 tập và nhiều tạp chí khác (như: Tạp chí Chiến lược và khoa học Cơng an; Tạp chí Xây dựng Đảng; Tạp chí Cộng sản; Tạp chí khoa học giáo dục an ninh,...).

Cơ cấu và số lượng cụ thể được phản ánh tại Phụ lục 3.

Vốn tài liệu hiện được phát triển từ các nguồn sau: Theo kế hoạch duyệt hàng năm; thu nhận tài liệu nội bộ; thực hiện công tác lưu chiểu tài liệu; thực hiện bổ sung tài liệu, giáo khoa theo kế hoạch hàng năm.

Để biết rõ thực trạng quản lý phát triển nguồn tài liệu, tác giả tiến hành khảo sát: CBLĐ: 30 người; CBTT: 26 người; GV: 40 người; HV: 50 người Tổng số: 146 người. Kết quả như sau:

Bảng 2.5. Thực trạng quản lý phát triển nguồn tài liệu

TT Nội dung đánh giá

Mức độ đánh giá

Tốt Khá Đa ̣t Chƣa đa ̣t SL % SL % SL % SL %

1 Tài liệu mua bổ sung

hàng năm 58 39.7 46 31.5 24 16.4 18 12.3 2 Tài liệu được Bộ Công

an cấp hàng năm 34 23.2 42 28.7 22 15 48 32.8

3

Tài liệu được trang bị từ các dự án thuộc các Bộ, ngành khác

36 24.6 40 27.3 43 29.4 27 18.4

4 Thu nhận tài liệu nội bộ

trong Học viện 75 51.3 34 23.2 24 16.4 13 8.9

5 Tài liệu từ việc tặng,

Nhận xét:

Qua bảng khảo sát về thực trạng quản lý triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động của Trung tâm cho ta thấy thực trạng quản lý phát triển nguồn tài liệu được đánh giá ở mức độ trung bình, trong đó cơng tác thu nhận tài liệu nội bộ trong Học viện được đánh giá là tốt nhất, chiếm 51.3 % là do Học viện có một đội ngũ cán bộ nghiên cứu, các chuyên viên cấp cao biên soạn giáo trình và tài liệu tham khảo để phục vụ cho việc dạy và học nên nguồn vốn tài liệu chiếm tỷ lệ cao nhất so với các hình thức phát triển khác. Bên cạnh đó, quản lý phát triển vốn tài liệu dưới hình thức thu nhận tài liệu được Bộ Cơng an cấp hàng năm được đánh giá thấp nhất, chiếm tỷ lệ 32.8% là do hàng năm Bộ Cơng an có cấp cho Học viện những tài liệu tham khảo nội bộ, những tài liệu có những nội dung bí mật Nhà nước của các lãnh đạo Tổng cục nên số lượng in ấn và cấp phát cho các trường đại học ngành Cơng an nói chung và Học viện Chính trị Cơng an nói chung nên số lượng tài liệu tham khảo cịn nhiều hạn chế.

Nói tóm lại, qua khảo sát thực trạng quản lý phát triển nguồn tài liệu ở Trung tâm được đánh giá ở mức độ trung bình . Vì vậy cần có sự quan tâm hơn nữa đến việc phát triển tài liệu để thư viện có nguồn tài liệu phong phú và đa dạng, đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của bạn đọc, từ đó nâng cao chất lượng giáo dục và chất lượng phục vụ ngày càng tốt hơn.

- Thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật

Quản lý quy trình kỹ thuật là một khâu cơ bản và quan trọng trong quá trình tiếp nhận và xử lý tài liệu đến và đi ở trong thư viện. Khi CBTT thực hiện tốt chu trình này có nghĩa là CBTT sẽ biết được số lượng tài liệu hiện có và tình trạng của của tài liệu, thơng qua đó có thể đánh giá được thực trạng vốn tài liệu như thế nào và những vấn đề cần giải quyết nó

Quy trình gồm: Chu trình đường đi của sách; chu trình tra cứu tài liệu; chu trình thực hiện yêu cầu của bạn đọc

Để biết rõ thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật, tác giả tiến hành khảo sát: CBLĐ trung tâm: 9 người; CBTT: 26 người; Tổng số: 35 người. Kết quả như sau:

Bảng 2.6. Đánh giá thực trạng các nội dung quản lý qui trình kỹ thuật TTKH và TLGK

TT Nội dung đánh giá

Mức độ đánh giá

Tốt Khá Đa ̣t Chƣa đạt SL % SL % SL % SL %

1 Quản lý chu trình đường

đến và đi của sách, 17 48.6 9 25.7 7 20 2 5.7 2 Quản lý chu trình tra cứu

tài liệu 5 14.2 7 20 8 22.8 15 42.8

3 Quản lý chu trình thực

hiện yêu cầu của bạn đọc 2 5.7 3 8.5 13 37.1 18 51.4

Nhận xét:

Qua bảng khảo sát trên cho thấy mức độ đánh giá về thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật được đánh giá ở mức độ trung bình, trong đó nội dung về quản lý chu trình đường đến và đi của sách được đánh giá ở mức độ tốt nhất, chiếm 48.6% là do cán bộ thư viện hiểu rõ vị trí và tầm quan trọng của quy trình này, thơng qua đó có thể biết được số lượng và thực trạng của sách. Quy trình đường đến và đi của sách được quản lý chặt chẽ, sách đến và đi được cán bộ thư viện làm các thao tác kỹ thuật và vào sổ đăng ký nhập và xuất sách, đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh đó, chu trình thực hiện yêu cầu của bạn đọc được đánh giá ở mức độ thấp nhất, chiếm tỷ lệ chưa đạt tới 51.4% là do chu trình tra cứu tài liệu cịn nhiều hạn chế, thư viện khơng có đủ máy móc, thiết bị để tra cứu tài liệu dẫn đến việc thực hiện yêu cầu bạn đọc còn chậm, cán bộ thư viện và bạn đọc đôi lúc phải tra cứu tài liệu thông qua tủ phích truyền thống nên mất nhiều thời gian, hiệu quả không cao.

+ Quản lý nhân lực hoạt động của Trung tâm Thông tin khoa học và Tư

liệu giáo khoa

Ngoài các yếu tố về cơ sở vật chất - kỹ thuật, VTL thư viện, bạn đọc thì cán bộ thơng tin thư viện đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động của Trung tâm. Là cầu nối giữa VTL/nguồn thông tin với người dùng tin/bạn đọc. Hay nói cách khác người CBTV là linh hồn của thư viện. Công tác tổ chức, xây dựng và phát triển của TTKH và TLGK của Học viện có đúng hướng và phát huy hiệu quả tích cực hay khơng đều tùy thuộc vào số lượng, chất lượng đội ngũ CBTV của mình. Xác định được vai trò của nguồn nhân lực là đặc biệt quan trọng, Học viện Chính trị CAND đã rất quan tâm đến việc phát triển nhân lực Trung tâm TTKH và TLGK. Đến nay, thực trạng nhân lực như sau:

- Về trình độ

Làm cơng tác TTKH và TLGK có một đội ngũ cán bộ gồm 35 người với 23 nam, chiếm 65,7% và 12 nữ, chiếm 34,3%. Cơ cấu trình độ, như sau:

Bảng 2.7. Trình độ của cán bộ, nhân viên

Nhìn vào bảng 2.7 cho thấy cơ cấu tổ chức của Trung tâm TTKH và TLGK với trình độ học vấn như sau: Tiến sỹ 01 đ/c, chiếm tỷ lệ 2.85%; 03 thạc sỹ, chiếm 8.56%; 01 đ/c ĐH chuyên ngành thư viện , chiếm 2.85%; 19 cán bộ có trình độ ĐH khác, chiếm 54.2%; 05 cán bộ có trình độ cao đẳng chiếm 14.2%; 03 công nhân viên và hợp đồng lao động cịn lại có trình độ trung cấp, sơ cấp chiếm 17,1% trong tổng số 35 đồng chí.

Như vậy, số lượng cán bộ về mặt chuyên môn ở Trung tâm TTKH và TLGK có sự chênh lệch lớn về trình độ. Nhìn vào bảng số liệu trên cho thấy,

Tổng số Tiến sỹ Thạc sỹ ĐH Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp TTKH TLGK Khác TTKH TLGK Khác 35 01 01 02 01 19 05 03 03 100% 2.85% 2.85 % 5.71% 2.85% 54.2% 14.2% 8.57% 8.57%

số lượng cán bộ có trình độ ĐH chiếm tỷ lệ cao nhưng chủ yếu là cán bộ không được đào tạo căn bản về chuyên ngành thư viện. Đây là một xu hướng tất yếu, bởi lẽ hàng năm, Học viện chỉ tuyển dụng số lượng cán bộ học trong các trường Cơng an, ít chỉ tiêu ngồi ngành. Hiện nay, Trung tâm đã đề xuất lên Giám đốc Học viện bố trí, sắp xếp và tạo điều kiện cho cán bộ đi học những lớp bồi dưỡng kiến thức về tư liệu, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của công tác và được Ban Giám đốc quan tâm, giải quyết.

- Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ

Cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện. Chính vì vậy, để phát triển thư viện ngoài cơ sở vật chất thì con người là yếu tố quan trọng, là động lực để thúc đẩy hoạt động của trung tâm ngày càng phát triển và hiện đại. Nắm bắt được vai trị và vị trí của cán bộ thư viện, Giám đốc Học viện đã coi công tác quản lý, đào tạo và bồi dưỡng CBTV là nhiệm vụ trọng tâm trong, công tác của trung tâm nhằm đáp ứng được những yêu cầu nhiệm vụ của Học viện trong tình hình mới.

Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý của Trung tâm TTKH và TLGK. Đồng chí Giám đốc trung tâm đã báo cáo và đề xuất với đồng chí Giám đốc học viện về việc nâng cao kiến thức cũng như chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ trung tâm,đơng chí Giám đốc Học viện rất quan tâm, ủng hộ trong việc bồi dưỡng và nâng cao trình độ chính trị cho đội ngũ cán bộ nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa, đồng thời cũng là mục tiêu cần đạt được nhằm xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ vừa có chun mơn nghiệp vụ vững vàng vừa có phẩm chất chính trị, một đội ngũ cán bộ lớn mạnh cả về lượng và chất với những hình thức đào tạo sau:

Thứ nhất, đối với các cán bộ chưa có chun mơn TTKH và TLGK, Đồng chí Giám đốc khuyến khích, cổ vũ và động viên, tạo điều kiện tốt nhất cả về thời gian và kinh phí học tập cho cán bộ trung tâm đăng ký học ĐH tại chức chuyên ngành TTKH và TLGK ở các trường có đào tạo về nghiệp vụ thư viện trong và ngồi nước, đồng thời cử các đồng chí trong Trung tâm tham gia học tập và nghiên cứu.

Thứ hai, đối với các cán bộ có chun mơn TTKH và TLGK, được gửi đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ do Bộ Công an và Bộ Giáo dục và đào tạo tổ chức, cập nhật, bổ sung kiến thức mới do các cơ quan TTKH và TLGK khác mở. Hình thức đào tạo này nhằm mục đích nâng cao trình độ cho một số cán bộ chun mơn. Đồng thời khuyến khích các cán bộ có năng lực đi học thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành TTKH và TLGK và các ngành khác.

Thứ ba, là hình thức đào tạo, bồi dưỡng tại chỗ. Hàng năm , vào thờ i gian Học viên nghỉ hè tổ chức các lớp bổi dưỡng nghiệp vụ TTKH và TLGK, ngoại ngữ, tin học tại cho cán bộ, nhân viên tham gia.

Thứ tư, tổ chức các buổi hội thảo, các đoàn tham quan khảo sát các cơ quan TTKH và TLGK ở trong nước và nước ngoài cho các đối tượng là cán bộ chủ chốt tham gia để học hỏi kinh nghiệm, bồi dưỡng kiến thức để về áp dụng, cải tiến trong các hoạt động của đơn vị mình.

Bảng 2.8. Kết quả công tác đào tạo, bồi dƣỡng cá n bô ̣ về nghiệp vụ, chính trị năm 2014 và năm 2015

TT Tên ngành đào tạo, bồi dƣỡng 2014 2015

1 Trung cấp lý luận chính trị 1 3

2 Lớp Bồi dưỡng kiến thức pháp luật, nghiệp vụ CA 3 06

3 Lớp TTKH và TLGK cơ sở 03 07

4 Trung cấp TTKH và TLGK 02 04

5 Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ TTKH và TLGK và các ngành khác

1 3

6 Quản trị mạng 2 4

7 Tin học văn phòng 7 18

Mặc dù Học viện mới thành lập được 01 năm nhưng cả con người và cơ sở vật chất được thừa hưởng từ trường Bồi dưỡng nghiệp vụ CAND nên cán bộ thư viện cũng có nhiều thay đổi. Trước đây, cán bộ thư viện mới chỉ có 04 cán bộ chưa được đào tạo nghiệp vụ TT- TV, đến nay Học viện đã có nhiều

cán bộ với trình độ chun mơn khác nhau. Hiện nay có 01 cán bộ có trình độ tiến sỹ, 02 thạc sỹ. Có 02 cán bộ tốt nghiệp ĐH chuyên ngành tin học ở trường ĐH Bách Khoa, Học viện An Ninh và Học viện Cảnh sát và 01 đồng chí tốt nghiệp trường ĐH Ngoại ngữ và cịn lại các đồng chí ở các chun ngành khác nhau được cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác TTKH và TLGK.

- Thực hiện chế độ chính sách đối với đội ngũ cán bộ Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa ở Học viện Chính trị Cơng an nhân dân

Chế độ chính sách đối với CBTV được quy định tại các văn bản về chế độ độc hại theo Thông tư số 23/LĐTBXH ngày 7/7/1993 và QĐ số 1629/LĐTBXH của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hôi ngày 26/12/1996 và Công văn số 262/TCCB- BCLT ngày 7/6/1997 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ thỏa thuận chế độ phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiện và CV số 46 TT/VHTT ngày 17/6/1997 thì những cán bộ làm công việc kiểm kê, bảo quản, xử lý kỹ thuật sách tài liệu sách báo... trong kho thư viện và viện lưu trữ, tu sửa, phục chế tài liệu của thư viện được hưởng mức phụ cấp hệ số 0,2 so với lương tối thiểu. Nhưng trong tình hình thực tế hiện nay của Trung tâm TTKH & TLGK vẫn chưa áp dụng các chế độ chính sách đối với CBTV. Ngun nhân chính đó do Học viện mới thành lập nên công việc rất nhiều và chưa đi vào chi tiết cụ thể, Trung tâm lại mới xây dựng, cán bộ được điều động từ nhiều nguồn khác nhau, rồi ln chuyển vị trí cơng tác nên chưa thể giải quyết được. Hơn nữa, cán bộ phụ trách về chuyên mơn chính sách cho Học viện năng lực còn yếu, cán bộ lãnh đạo chưa quan tâm và đầu tư nhiều đến Trung tâm nên việc giải quyết chế độ chính sách cho CBTV vẫn cịn trong tình trạng trì trệ, điều này cũng ảnh hưởng một phần nhỏ đến công tác phục vụ của cán bộ Trung tâm, làm cho cán bộ không nhiệt tình với cơng việc của mình.

+ Quản lý đối tượng sử dụng thông tin, tài liệu