1.3.1.1. Khỏi niệm về quản lý
Quản lý là một trong cỏc loại hỡnh lao động quan trọng nhất trong cỏc hoạt động của con người. Quản lý đỳng tức là con người đó nhận thức được qui luật, vận động theo qui luật sẽ đạt được những thành cụng to lớn.
Quản lý là một hiện tượng xó hội, là một dạng hoạt động đặc thự của con người, là sản phẩm và là yếu tố gắn chặt với hợp tỏc lao động. Hoạt động quản lý luụn gắn với con người, ở đõu cú con người thỡ ở đú cú hoạt động quản lý. Mỏc núi: “Bất cứ lao động xó hội nào hay lao động chung trực tiếp nào cũng ớt nhiều cần đến sự quản lý”. Một cỏch hỡnh ảnh, Mỏc đó lột tả bản
chất của quản lý là hoạt động lao động để điều khiển lao động. ễng núi: "Một
nghệ sĩ vĩ cầm thỡ tự điều khiển mỡnh, cũn dàn nhạc thỡ cần một nhạc trưởng"
để nờu bật tầm quan trọng của hoạt động quản lý trong xó hội.
Vậy quản lý là gỡ? Cú rất nhiều định nghĩa khỏc nhau về quản lý:
Theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam của Giỏo sư Nguyễn Lõn thỡ "quản: trụng coi; lý: sắp đặt" quản lý: chăm nom và sắp đặt mọi cụng việc trong một
Một định nghĩa kinh điển nhất là: sự tỏc động cú định hướng, cú chủ đớch của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khỏch thể quản lý (người bị quản
lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đớch
của tổ chức.
F.W. Taylor cho rằng: “Quản lý là biết chớnh xỏc điều muốn người
khỏc làm và sau đú thấy rằng họ đó hồn thành cụng việc một cỏch tốt nhất, rẻ nhất”.
H.Koontz thỡ khẳng định: "Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nú đảm bảo phối hợp những nỗ lực hoạt động cỏ nhõn nhằm đạt được cỏc mục đớch của nhúm (tổ chức). Mục tiờu của quản lý là hỡnh thành một mụi trường mà trong đú con người cú thể đạt được cỏc mục đớch của nhúm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất món cỏ nhõn ớt nhất".
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Mỹ Lộc và TS Nguyễn Quốc Chớ thỡ: "Quản
lý là quỏ trỡnh đạt được đến mục tiờu của tổ chức bằng cỏc hoạt động (chức năng) kế hoạch hoỏ, tổ chức, chỉ đạo (lónh đạo) và kiểm tra" [8; 1].
Cho đến nay thuật ngữ "Quản lý" đó trở nờn phổ biến, nhưng chưa cú
một định nghĩa thống nhất. Cú ý kiến cho rằng: quản lý là hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành cụng việc thụng qua sự nỗ lực của người khỏc. Cũng cú người cho quản lý là một hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo phối hợp những nỗ lực cỏ nhõn nhằm đạt được mục đớch của nhúm.
Từ những quan điểm trờn, chỳng tụi cú thể túm tắt: Quản lý là sự tỏc động liờn tục, cú tổ chức, cú hướng đớch của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý thụng qua cỏc hoạt động chức năng, nhằm đạt được mục tiờu của tổ chức.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ lụ gớc của khỏi niệm quản lý
Chủ thể
1.3.1.2. Cỏc chức năng quản lý
Khi núi đến hoạt động quản lý và người quản lý, chỳng ta cần tỡm hiểu cụng việc của người quản lý là gỡ - đú cũng là tỡm hiểu chức năng quản lý. Bản chất của hoạt động quản lý là phối hợp cỏc hoạt động tớch cực của con người thụng qua việc thực hiện cỏc chức năng quản lý. Một dóy cỏc chức năng được thực hiện liờn tiếp, xen kẽ, phối hợp và bổ sung cho nhau một cỏch lụ gớc thành một chu trỡnh quản lý. Cú 4 chức năng quản lý chủ yếu là:
- Kế hoạch hoỏ (Planning) - Tổ chức (Organizing)
- Chỉ đạo - lónh đạo (Leading) - Kiểm tra (Controlling)
* Kế hoạch hoỏ
Kế hoạch hoỏ là một chức năng quản lý. Kế hoạch hoỏ cú nghĩa là xỏc định mục tiờu, mục đớch đối với thành tựu tương lai của tổ chức và cỏc con đường, biện phỏp, cỏch thức để đạt được mục tiờu, mục đớch đú. Cú 3 nội dung chủ yếu của chức năng kế hoạch hoỏ:
- Xỏc định, hỡnh thành mục tiờu (phương hướng) đối với tổ chức
- Xỏc định và đảm bảo (cú tớnh chắc chắn, cú tớnh cam kết) về cỏc
nguồn lực của tổ chức để đạt được cỏc mục tiờu này
- Quyết định xem những hướng dẫn nào là cần thiết để đạt được cỏc mục tiờu đú
Kế hoạch hoỏ là cụng việc hết sức quan trọng là cỏi khởi nguyờn của mọi hoạt động, mọi chức năng quản lý khỏc. Nếu người quản lý khụng cú kế hoạch sẽ khụng biết được phải tổ chức nhõn lực và cỏc nguồn lực khỏc như thế nào,
thậm chớ họ cũn khụng rừ phải tổ chức cỏi gỡ nữa. Khụng cú kế hoạch người quản lý khụng thể chỉ dẫn, lónh đạo người thuộc quyền hành động một cỏch chắc chắn với những kỳ vọng đặt vào kết quả mong đạt tới được. Cũng vậy, khụng cú kế hoạch cũng khụng thể xỏc định tổ chức hướng tới đỳng hay chệch mục tiờu và khụng biết khi nào đạt được mục tiờu, sự kiểm tra trở thành vụ căn cứ.
* Tổ chức
Khi người quản lý đó lập xong kế hoạch, họ cần phải chuyển hoỏ kế hoạch khỏ trừu tượng ấy thành hiện thực. Một tổ chức lành mạnh sẽ cú ý nghĩa quyết định đối với sự chuyển hoỏ như thế. Xột về mặt chức năng quản lý, tổ chức là quỏ trỡnh hỡnh thành nờn cấu trỳc cỏc quan hệ giữa cỏc thành viờn, cỏc bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành cụng cỏc kế hoạch và đạt được mục tiờu tổng thể của tổ chức. Nhờ việc tổ chức cú hiệu quả, người quản lý cú thể phối hợp, điều phối tốt hơn cỏc nguồn vật lực và nhõn lực. Ernet Dale đó mụ tả chức năng tổ chức như một quỏ trỡnh gồm 5 bước như sau:
- Lập danh sỏch cỏc cụng việc cần phải hoàn thành để đạt được mục tiờu của tổ chức.
- Phõn chia toàn bộ cỏc cụng việc thành những nhiệm vụ để cỏc thành viờn hay cỏc bộ phận (nhúm) trong tổ thực hiện một cỏch thuận lợi và hợp lụ
gớc. Bước này gọi là phõn cụng lao động.
- Kết hợp cỏc nhiệm vụ một cỏch lụ gớc và hiệu quả, việc nhúm gộp nhiệm vụ cũng như cỏc thành viờn như vậy gọi là bước phõn chia bộ phận.
- Thiết lập một cơ chế điều phối. Sự liờn kết hoạt động của cỏc cỏ nhõn, cỏc nhúm, cỏc bộ phận một cỏch hợp lý sẽ tạo điều kiện để đạt được mục tiờu của tổ chức một cỏch dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Theo dừi, đỏnh giỏ tớnh hiệu nghiệm của cấu trỳc tổ chức và tiến hành những điều chỉnh cần thiết
Sau khi kế hoạch đó được lập, cơ cấu bộ mỏy đó hỡnh thành, nhõn sự đó được tuyển dụng thỡ phải cú người đứng ra lónh đạo, dẫn dắt tổ chức. Một số học giả gọi đú là quỏ trỡnh chỉ đạo hay tỏc động. Nhưng dự gọi như thế nào đi chăng nữa, lónh đạo vẫn bao hàm việc liờn kết, liờn hệ với người khỏc và động viờn họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt được mục tiờu của tổ chức. Một nhà sỏng nghiệp cú ý tưởng tốt đẹp. Người đú thành cụng trong trường đời nhờ vào kỹ năng quan hệ với mọi người. Người ấy biết động viờn, lónh đạo, dẫn dắt người khỏc hồn thành những cụng việc đó dự kiến. Điều đú cũng đỳng với mọi nhà quản lý. Một người quản lý cú thể là một nhà kế hoạch giỏi giang, là người ra quyết định luụn luụn chớnh xỏc, là người cú tầm nhỡn xa, trụng rộng trong một tổ chức nhưng người đú vẫn thất bại trong hoạt động quản lý của mỡnh nếu khụng biết quan hệ tốt với mọi người để động viờn, cổ vũ dẫn dắt họ cựng hoạt động để đạt được mục tiờu của tổ chức. Hiển nhiờn việc lónh đạo khụng chỉ bắt đầu sau khi việc lập kế hoạch và thiết kế bộ mỏy đó hồn tất, mà nú thấm vào, ảnh hưởng quyết định tới hai chức năng kia.
* Kiểm tra
Chức năng cuối cựng của hoạt động quản lý là kiểm tra, thụng qua đú một cỏ nhõn, một nhúm hoặc một tổ chức theo dừi giỏm sỏt cỏc thành quả hoạt động và tiến hành cỏc hoạt động sửa chữa, uốn nắn nếu cần thiết. Một kết quả hoạt động phải phự hợp với những chi phớ bỏ ra, nếu khụng tương ứng thỡ phải tiến hành những hoạt động điều chỉnh uốn nắn. Đú cũng chớnh là quỏ trỡnh tự điều chỉnh, diễn ra theo cỏc chu kỳ như sau:
- Người quản lý đặt ra những chuẩn mực thành đạt của hoạt động
- Người quản lý đối chiếu, đo lường kết quả, sự thành đạt so với chuẩn mực đó đặt ra.
- Người quản lý tiến hành những điều chỉnh những sai lệch. - Người quản lý hiệu chỉnh, sửa lại chuẩn mực nếu cần.
Như vậy kiểm tra trong hoạt động quản lý là một nỗ lực cú hệ thống nhằm xỏc định cỏc chuẩn mực (tiờu chuẩn) thành tựu khi đối chiếu với mục
tiờu đó được kế hoạch hoỏ, thiết kế một hệ thống thụng tin phản hồi, so sỏnh thành tựu đó đạt được với chuẩn mực đó định. Xỏc định những lệch lạc nếu cú và đo lường ý nghĩa, mức độ của chỳng, tiến hành những hoạt động cần thiết để đảm bảo rằng những nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cỏch hiệu nghiệm và hiệu quả để đạt được mục tiờu của tổ chức.
Bốn chức năng trờn chớnh là những cụng việc chủ yếu của người quản lý, chỳng cú mối quan hệ lụ gớc, biện chứng và cựng với yếu tố thụng tin tạo thành một chu trỡnh quản lý khộp kớn.
Sơ đồ 1.2. Chu trỡnh quản lý