Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT KHẨU NÔNG SẢN
1.2 Tổng quan về xuất khẩu nông sản
1.2.3.5 Thực hiện hơp đồng xuất khẩu
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, bên bán phải tiến hành các công việc sau: làm những công việc bước đầu của khâu thanh toán (tùy theo phương thức đã chọn), xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần), chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu, thuê tàu, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh tốn và giải quyết khiếu nại (nếu có), thanh lý hợp đồng.
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, bên bán phải tiến hành các công việc sau: làm những cơng việc bước đầu của khâu thanh tốn (tùy theo phương thức đã chọn), xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần), chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu, thuê tàu, kiểm
24
nghiệm và kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có), thanh lý hợp đồng.
Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ gồm 11 bước sau đây:
Hình 1.5: Sơ đồ thể hiện quy trình thực hiện quy trình xuất khẩu
Bước 1: Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của Nhà nước
Theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và q cảnh hàng hóa với nước ngồi thì tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hóa phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước của mình mà không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại Bộ Thương mại. Bên cạnh đó, Bộ Cơng thương cịn ban hành thơng tư số 04/2014/TT-BCT, thơng tư quy định chi tiết thi hành một số điều của nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia cơng và q cảnh hàng hóa nước ngồi. Vì vậy, các doanh nghiệp xuất khẩu cần lưu ý kỹ và tuân theo các quy định về pháp luật của Nhà nước để có thể thực hiện thủ tục xuất khẩu một cách tốt nhất. Phải xác định mặt hàng đó có được phép xuất khẩu hay khơng. Có cần phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì khơng? Nếu có thì là loại giấy phép gì, do cơ quan có thẩm quyền nào cấp?
Bước 2: Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán
Bước 1: Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của
Nhà nước
Bước 2: Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của
khâu thanh toán
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất
khẩu
Bước 4: Kiểm tra hàng xuất khẩu Bước 5: Làm thủ tục Hải quan Bước 6: Thuê phương tiện vận tải Bước 7: Giao hàng cho người vận tải
Bước 8: Mua bảo hiểm cho hàng hóa Bước 9: Lập bộ chứng từ thanh toán Bước 10: Khiếu
25
Thanh tốn là mắt xích trọng yếu trong tồn bộ q trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh tốn. Vì vậy, cần thực hiện tốt những cơng việc bước đầu của khâu này. Với mỗi phương thức thanh tốn cụ thể, những cơng việc sẽ khác nhau.
- Nếu thanh toán bằng L/C, người bán cần nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận. Người bán phải tiến hành kiểm tra kỹ L/C, sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, cịn khơng phù hợp thì thơng báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C để tu chỉnh, cho đến khi phù hợp thì mới tiến hành giao hàng.
- Nếu thanh toán bằng T/T trả trước, nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “Có” rồi mới tiến hành giao hàng.
Cịn với phương thức thanh tốn T/T trả sau, Clean Collection, D/A, D/P thì người bán phải giao hàng rồi mới có thể thực hiện những cơng việc của khâu thanh tốn.
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng. Tùy theo từng đối tượng, nội dung của cơng việc này có khác nhau. Các đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu cần nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất những hàng hóa có chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng phù hợp với thị hiếu của người mua. Hàng sản xuất xong cần được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, ký mã hiệu rõ ràng đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của hợp đồng.Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác theo đúng yêu cầu, khi tài khoản đã được mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản,… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.
Bước 4: Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng,…Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu. Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trị quyết định. Cịn kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở.
Bước 5: Làm thủ tục Hải quan
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 21, Luật Hải quan của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 54/2014/QH13 ngày 26 tháng 06 năm 2014, khi làm thủ tục Hải quan, người khai hải quan phải:
26
- Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp hoặc xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định tại Điều 24 của Luật này.
- Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.
- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.
Bước 6: Thuê phương tiện vận tải
Tùy theo hợp đồng quy định phương thức vận tải sẽ có các phương tiên, cách thực hiện khác nhau.
- Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định người bán thuê phương tiện để chuyên chở hàng đến địa điểm đích (CIF, CFR, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP) thì người xuất khẩu tiến hành thuê phương tiện vận tải.
- Nếu hợp đồng quy định giao hàng tại nước ngồi xuất khẩu thì người nhập khẩu phải thuê phương tiện chuyên chở vế nước (EXW, FCA, FAS, FOB).
Việc thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ khơng đơn giản, địi hỏi phải có kinh nghiệm, có thơng tin về tình hình vật giá và giá cước, hiểu biết về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu cho các công ty vận chuyển thuê tàu. Tùy từng trường hợp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn một trong các phương thức thuê tàu như thuê tàu chợ, tàu chuyến hay tàu định hạn.
Bước 7. Giao hàng cho người vận tải
Tùy theo phương tiện vận tải được sử dụng để chuyên chở hàng hóa mà người xuất khẩu sẽ giao hàng cho người vận tải tại nơi đã thỏa thuận và nhận vận đơn sau khi đã hoàn tất việc giao hàng.
Bước 8. Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu
Để đảm bảo an tồn cho hàng hóa xuất khẩu trong quá trình vận chuyển trước những rủi ro, tổn thất có thể xuất hiện bất cứ lúc nào thì người xuất khẩu nên mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi xuất khẩu theo các điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D (Incoterms) người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để mua bảo hiểm cần làm những công việc sau:
- Chọn điều kiện để mua bảo hiểm. - Làm giấy yêu cầu bảo hiểm.
- Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm. Bước 9: Lập bộ chứng từ thanh toán
27
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh tốn trình cho ngân hàng. u cầu của bộ chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức (nếu thanh tốn bằng L/C), cịn nếu thanh tốn bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu của hợp đồng hoặc của ngân hàng. Bộ chứng từ thanh tốn, thơng thường gồm phương tiện thanh toán (thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng.
Bước 10: Khiếu nại
Tùy vào bên khiếu nại mà sẽ có những cách thức khiếu nại khác nhau. Khi người mua vi phạm hợp đồng thì người bán có quyền khiếu nại, hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, các thư từ, điện, fax … giao dịch giữa hai bên. Người mua khiếu nại hoặc cơ quản hữu quan khiếu nại, nếu nhận được hồ sơ khiếu nại của người mua hoặc các bên hữu quan khác, người bán cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ, tìm phương hướng giải quyết một cách thỏa đáng.
Bước 11: Thanh lý hợp đồng