Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT KHẨU NÔNG SẢN
2.1 Tổng quan về công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Hà
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy cơng ty
Ban Giám đốc
Giám đốc của công ty Hà Lương là chị Nguyễn Thị Lương ngoài việc phải điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ, người đại diện pháp luật về các tổ chức, quản lý các hoạt động cảu cơng ty thì cịn là người tìm kiếm nguồn khách hàng cho cơng ty.
Phịng Mua hàng
Do trước đó cơng ty kinh doanh Sữa hạt dinh dưỡng cho bà bầu VEGAMIL khơng có hiệu quả, doanh thu kém nên công ty chuyển đổi chiến lược phát triển, từ việc tập trung vào các khách hàng lớn thì nay sẽ chú ý đến tập khách hàng vừa và nhỏ. Nên mấy năm gần đây công ty đã quyết định thành lập thêm Phòng Mua hàng với đội ngũ nhân viên có trình độ tiếng Hàn tốt, đảm bảo cho việc tìm kiếm được nguồn hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng với mức giá cạnh tranh nhất. Các cơng việc chính mà một nhân viên mua hàng phải làm thường là:
- Tìm kiếm nguồn hàng từ các trang thương mại điện tử trong và ngoài nước - Lựa chọn ra các nhà cung cấp tiềm năng, tiến hành hỏi giá, đàm phán giá và cân đối với các chi phí khác để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.Tiến hành đặt hàng, cung cấp các thông tin và văn bản cần thiết khác cho đối tác.
- Kết hợp với các phịng ban khác theo dõi tình trạng đơn hàng.
36
Phịng kinh doanh
Nhân viên phịng kinh doanh sẽ thực hiện các cơng việc sau: - Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
- Lên ý tưởng các dự án kinh doanh bán buôn, bán lẻ - Phân phối sản phẩm theo các đơn hàng
- Chăm sóc các sàn thương mại điện tử bán hàng của công ty
- Khi hàng từ trong và ngồi nước về thì phối hợp với các phịng ban khác trong công ty để đưa hàng về, xử lý các sự cố nếu có, thơng báo về tình trạng của lơ hàng đến khách hàng.
Phòng Marketing:
Các nhiệm vụ chính cảu phịng Marketing như sau:
- Chạy các chương trình quảng cáo để tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng - Cập nhật dịch vụ của công ty và các tin tức trong ngành lên trang web
- Phản hồi yêu cầu từ khách hàng trên trang Facebook và trang web, trang thương mại điện tử của công ty
Phịng Kế tốn – Tài chính
Phịng Kế tốn – Tài chính gồm 1 thủ quỹ, 1 kế toán, 1 nhân sự thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
- Đối với vấn đề liên quan đến Kế tốn – Tài chính: theo dõi và kiểm sốt việc thu chi, xuất hóa đơn, tập hợp và lưu giữ các loại chứng từ và lập các báo cáo tài chính theo quy định
- Đối với vấn đề liên quan đến hành chính - nhân sự:
• Chấm cơng, tính lương và quản lý hồ sơ của các nhân viên trong cơng ty. • Đảm bảo mơi trường làm việc ln ở trong tình trạng tốt với đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết, theo dõi tình trạng của máy móc, trang thiết bị, ...
Phịng Kho
Thực hiện các cơng việc liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, hàng ngày nhập số liệu “xuất, nhập, tồn” lưu trữ chứng từ, đóng gói hàng hóa cho khách hàng,…
Phịng CSKH
Gồm 1 IT và 5 tổng đài viên chăm sóc khách hàng làm những nhiệm vụ sau: - IT Hỗ trợ kĩ thuật cho các phòng ban khác
- Giải quyết các khiếu nại của khách hàng
37
- Bảo hành các sản phẩm theo quy định của cơng ty * Tình hình nhân sự của cơng ty
Bảng 2.1. Cơ cấu nhân sự theo trình độ của Cơng ty
Trình độ chun mơn Số người Tỷ trọng
Đại học và trên đại học 56 35,22%
Cao đẳng và trung cấp 103 64,78%
Nhận xét:
Theo bảng 2.1 trên ta thấy, Cơng ty có nhân viên ở mức Cao đẳng và Trung cấp còn cao chiếm 64,78%. Trong khi đó, nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học là 56 người (chiếm 35.22%). Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên có trình độ nói riêng và tồn Cơng ty nói chung là những người năng động, có trình độ chun mơn tốt, nhiều kinh nghiệm. Đặc biệt, ban lãnh đạo đều có trình độ chun mơn cao, có khả năng điều hành Cơng ty tương đối tốt.