Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XUẤT KHẨU NÔNG SẢN
2.4.5 Thực hiện hợp đồng:
Sau khi đã kí kết hợp đồng xuất khẩu, cơng việc hết quan trọng mà công ty cần phải làm là tổ chức thực hiện hợp đồng mà mình đã kí kết. Căn cứ vào điều khoản đã ghi trong hợp đồng công ty phải tiến hành sắp xếp các cơng việc mà mình phải làm ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời nắm bắt diễn biến tình hình các văn bản đã gửi đi và nhận những thơng tin phản hồi từ phía đối tác. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gồm:
* Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa
Các mặt hàng công ty Hà Lương xuất khẩu không phải xin giấy phép xuất khẩu. Bởi lẽ, đây là những mặt hàng nơng sản được nhà nước khun khích xuất. Và việc xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hố sang nước ngồi. Nhưng theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều được quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước của mình khơng cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại Bộ thương mại. Quy định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng (cụ thể là những mặt hàng gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quý, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm và đồ cổ).
* Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, công ty Hà Lương căn cứ vào hợp đồng đã ký để chuẩn bị hàng xuất khẩu đúng yêu cầu, đúng thời gian. Với mặt hàng khô như bún, miến, măng, phở sản xuất quanh năm nên thời gian thực hiện đơn hàng thông thường từ 5-7 ngày đủ 1 container 40’.
Mặt hàng trái cây đông lạnh phụ thuộc theo mùa và khả năng nuôi trồng và cung cấp của nhà vườn, nên thời gian để gom đủ hàng cho 1 container 40’ đông lạnh là 10- 15 ngày.
Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kí mã hiệu hàng hố.
Việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hố, vì hàng hố đóng gói trong q trình vận chuyển và bảo quản.
59
Với hàng khơ bún miến, phở, mít sầu riêng, phải sử dụng túi nilong màng PE dung cho thực phẩm. Hàng măng khô, măng khô ăn liền phải sử dụng túi thanh trùng để đảm bảo bảo quản và chất lượng tốt nhất cho hàng xuất khẩu.
Cịn hàng trái cây đơng lạnh phải dùng:
- Loại bao bì bên ngồi: đối với hàng khơ, bao bì thường dung là thùng carton 5 lớp cứng, độ hút ẩm thấp để đảm bảo trong quá trình tàu đi trên biển, hơi nước bốc vào không làm cho thùng bị mềm, nát. Làm biến dạng và gây hỏng hàng hóa.
Cịn hàng trái cây đơng lạnh phải sử dụng thùng cứng 5 lớp, chống thấm 2 mặt để trong điều kiện bảo quản -18oC thùng vẫn giữ được ngun hình dạng, khơng bị xẹp, nát, bục ảnh hưởng đến hàng hóa và mỹ quan khi nhận và bảo quản hàng
- Kẻ kí mã hiệu: kí mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ được ghi ở mặtngồi bao bì để thơng báo những thơng tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng. Đồng thời kẻ mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết.
* Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Trước khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lượng, bao bì...vì đây là cơng việc cần thiết quan trọng nhờ có cơng tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên.
* Mua bảo hiểm hàng hóa
Chun chở hàng hố xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất đặc biệt là hàng đơng lạnh vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hố xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an tồn cho hàng hố xuất khẩu trong q trình vận chuyển. Cơng ty Hà Lương mua bảo hiểm hàng hóa của cơng ty TNHH Bảo hiểm phi nhân thọ MSIG bằng 110% trị giá của tồn bộ lơ hàng. Bảo hiểm rủi ro được tính từ lúc vận chuyển hàng hóa tại xưởng cho đến khi hàng đến cảng Incheon. Phí báo hiểm phải được thanh tốn trước ngày 25 hàng tháng. Trước khi xuất hàng lên container, nhân viên QC và QA của công ty Hà Lương đều quay video và chụp ảnh hiện trạng của hàng hóa gửi cho khách. Ngược lại, khi khách nhận hàng, công ty Hà Lương cũng yêu cầu khách hàng quay video khi cắt chì, cho hàng xuống và kiểm tra mẫu theo thỏa thuận để tránh gian lận và việc giao nhận hàng hóa được rõ ràng, minh bạch.
60
(MSIG được hậu thuẫn bởi nền tảng vững chắc và hùng mạnh từ Công ty TNHH Bảo Hiểm Mitsui Sumitomo, một công ty bảo hiểm được thành lập và đã nhận được xếp hạng rất cao về mặt tài chính từ các tổ chức xếp hạng hàng đầu, trong đó là hai tổ chức xếp hạng tín dụng lớn Standard & Poor và Moody. Ngày nay, MSIG là một trong số ít các cơng ty bảo hiểm phi nhân thọ nước ngồi có mặt tại tất cả các nước ASEAN. Đây là minh chứng hùng hồn nhất cho sự phát triển mạnh mẽ và những thành tựu mà tập đoàn đã đạt được. MSIG đồng thời là một thành viên của Tập đoàn Bảo hiểm MS & AD - một trong những tập đoàn bảo hiểm phi nhân thọ lớn nhất trên thế giới.)
* Làm thủ tục hải quan và xuất khẩu
Công ty Hà Lương thuê công ty CP giao nhận vận tải Con Ong làm thủ tục hải quan, Chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận nguồn gốc xuất xứ cho lô hàng xuất khẩu.
- Trước khi xuất hàng 2 ngày, bên Hà Lương gửi hàng mẫu cho bên dịch vụ (mỗi lơ hàng nơng sản xuất có bao nhiêu mặt hàng thì bấy nhiêu mặt hàng phải gửi hàng mẫu để làm kiểm dịch) để chuyển đến cơ quan Nhà nước làm kiểm dịch. Thủ tục trước kiểm dịch trước khi xuất như sau:
Gửi Invoice, Packing list nháp (số lượng và trị giá của lô hàng cao hơn so với lượng hàng xuất thực tế. Bởi lẽ, nếu số lượng và trị giá hàng xuất thực tế cao hơn so với mức đăng ký, cán bộ kiểm dịch sẽ không đồng ý cho xuất lô hàng đi. Ngược lại, số lượng và trị giá xuất thực tế ít hơn so với số lượng và trị giá đã đăng ký, cơ quan kiểm dịch đồng ý cho xuất hàng). Chứng nhận kiểm dịch (Phyto) được phát hành kể từ ngày tàu chạy khi hãng tàu ra bill chính thức cho lơ hàng.
- Khai báo hải quan: công ty Hà Lương cung cấp Invoice, Packing list chính thức để bên dịch vụ khai lô hàng xuất trên phần mềm Ecus. Hầu hết các tờ khai xuất khẩu của Hà Lương đều vào luồng xanh hoặc vàng, hãn hữu rơi vào luồng đỏ. Tờ khai thông quan, bên dịch vụ làm thủ tục thanh lý tờ khai với hải quan.
- Làm bill: Bên công ty Hà Lương làm bill cho lô hàng và gửi hãng tàu. Các thông tin bắt buộc thể hiện trên bill như sau:
+ Tên, địa chỉ, số điện thoại, quốc gia của nhà xuất khẩu + Tên, địa chỉ, số điện thoại, quốc gia của người mua hàng
+ Tên (mơ tả) các loại hàng hóa xuất bằng tiếng Anh, số lượng kiện, mã HS code (để 6 đến 8 số, đây là mã số để tính thuế xuất nhập khẩu tại Việt Nam và nước nhập khẩu), số lượng kiện, khối lượng cả bì và số khối của tồn bộ lơ hàng.
61
Lưu ý: Khi làm bill tất cả mọi thông tin liên quan đến lơ hàng phải khai chính xác, khớp với tờ khai hải quan và Phyto nháp bởi lẽ thời hạn sửa bill ngắn, phí sửa bill là 55USD/lần.
Chứng nhận xuất xứ (C/O): Công ty Hà Lương đăng ký làm CO tại Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) CO được làm kể từ ngày tàu chạy. Nếu cung cấp giấy tờ đầy đủ, hợp lệ thời gian làm từ 1 đến 2 ngày là có C/O. C/O sẽ giúp các doanh nghiệp nhập khẩu được miến thuế. Đây là chứng từ bắt buộc có trong các lơ hàng xuất khẩu và cũng thể hiện rõ trong hợp đồng. Các chứng từ cần nộp hoặc truyền lên trang web của VCCI để làm C/O:
+ Invoice, Packing list (Giám đốc ký và đóng dấu) Tờ khai hải quan,Contract, bill of lading (Giám đốc ký sao y bản chính)
+ Hóa đơn đầu vào của lơ hàng
+ Xác nhận có dấu của Ủy ban nhân dân về nguồn gốc của hàng nông sản xuất hay hàng chế biến từ nông sản (bản xác nhận phải đúng địa diểm nơi nuôi trồng hàng xuất khẩu, bởi Hải quan Hàn Quốc có thể liên lạc với VCCI hoặc địa phương vào bất kỳ thời điểm nào để truy xuất nguồn gốc của lô hàng. Nếu trong trường hợp phát hiện ra gian lận họ sẽ cấm doanh nghiệp xuất khẩu vào Hàn Quốc)
+ Quy trình sản xuất hàng hóa
+ Bảng định mức tiêu hao của hàng hóa
* Làm thủ tục thanh toán
+ Thanh toán bằng điện chuyển tiền: TT (Nguời mua sẽ thực hiện giao dịch chuyển tiền cho người bán trước hoặc sau khi nhận hàng. Số tiền sẽ được chuyển từ ngân hàng bên mua qua ngân hàng bên bán, thơng qua hình thức điện chuyển tiền (điện Swift/telex).
* Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Trong q trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khách hàng có sự vi phạm thì cơng ty có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trường hợp cần thiết có thể kiện ra tồ án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời...dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo.
Trong trường hợp công ty bị khiếu nại địi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời và có tình có lý.
Khiếu nại của đối tác là có cơ sở, doanh nghiệp có thể giải quyết bằng một trong các cách sau:
62
- Đền tiền, đổi hàng khi hàng hoá bị hỏng, hoặc sửa chữa hàng hố với chi phí doanh nghiệp phải chịu.
- Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá được giao vào thời gian sau đó.