- Đầu tư trang thiết bị
4.3.4. Hoàn thiện tài khoản kế toỏn
Hệ thống tài khoản kế toỏn hiện hành về cơ bản đó đỏp ứng cỏc yờu cầu quản lý và hạch toỏn kế toỏn tại đơn vị. Tuy nhiờn tổ chức tài khoản kế toỏn phự hợp với đặc điểm cụ thể của từng đơn vị là một việc làm hết sức cú ý nghĩa để kế toỏn dễ dàng hơn trong việc hạch toỏn.
Qua khảo sỏt đơn vị cho thấy về cơ bản đơn vị đó sử dụng tương đối tốt cỏc tài khoản cấp 1, cấp 2 ban hành theo chế độ kế toỏn sự nghiệp. Song để đỏp ứng hơn nữa nhu cầu quản lý phự hợp với đặc điểm hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chớnh đơn vị cần phải bổ sung một tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2. Việc sử dụng và vận dụng cỏc tài khoản chi tiết này khụng những phục vụ yờu cầu quản lý mà cũn theo dừi được cỏc nghiệp vụ kinh tế chớnh xỏc hơn, chi tiết hơn. Cụ thể:
Thứ nhất, theo Thụng tư số 185/2010/TT-BTC nờn bổ sung tài khoản 642 để theo dừi cỏc khoản chi phớ quản lý chung liờn quan đến cỏc hoạt động HCSN, hoạt động SXKD và cỏc hoạt động khỏc mà khi phỏt sinh chi phớ khụng thể xỏc định cụ thể, rừ ràng cho từng đối tượng sử dụng nờn khụng hạch toỏn ngay vào cỏc đối tượng chịu chi phớ; tại đơn vị cú cỏc chi phớ như tiền điện, tiền nước..., dựng chung cho toàn trường nhưng trong đú cú cả bếp ăn HS,SV hoặc liờn quan đến đơn vị thi cụng xin sử dụng điện tại trường. Đối với bếp ăn HS,SV thỡ vẫn mắc cụng tơ theo dừi KW tiền điện, cũn một số bộ phận thi cụng thỡ khi thanh toỏn tiền lại dựa trờn cụng tơ tổng. Do đú, kế toỏn mở TK 642 để theo dừi sau đú phõn bổ cho cỏc đối tượng liờn quan. Cụ thể cỏch hạch toỏn như sau:
- Khi thanh toỏn tiền điện, tiền nước kế toỏn định khoản: Nợ TK 642
Cú TK 112
- Cuối kỳ kế toỏn, căn cứ vào bảng phõn bổ chi phớ quản lý chung để tớnh toỏn kết chuyển và phõn bổ chi phớ quản lý chung vào cỏc tài khoản tập hợp chi phớ cú liờn quan theo tiờu thức phự hợp, ghi:
Nợ TK 631- Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Nợ TK 241- XDCB dở dang
Cú TK 642- Chi phớ quản lý chung
Thứ hai, hiện nay cỏc lớp liờn kết, cỏc lớp ngắn hạn tại đơn vị chưa nhiều, nhưng nhà trường xỏc định trong hai ba năm tới sẽ mở thờm nhiều lớp. Vỡ vậy, để theo dừi quản lý cỏc khoản thu chi cỏc lớp này đơn vị nờn xõy dựng tài khoản chi tiết cỏc khoản thu, chi trong đơn vị. Cụ thể :
TK 531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh TK 531.1 Thu cỏc lớp liờn kết
TK 531.2 Thu cỏc lớp ngắn hạn TK 531.8 Thu khỏc
TK 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh TK 631.1 Chi cỏc lớp liờn kết
TK 631.2 Chi cỏc lớp ngắn hạn TK 631.8 Chi khỏc
Thứ ba, khi mua vật tư thực tập cho học sinh, sinh viờn đơn vị nờn mở TK 152,153 để dễ dàng theo dừi, đối chiếu số liệu với nhõn viờn nhập xuất vật tư. Kiểm tra định kỳ số lượng vật tư xuất kho cho cỏc khoa theo định mức được xõy dựng tuỳ vào số lượng HS,SV và theo từng bài học để biết số lượng vật tư xuất ra cú dựng hết hay khụng.