- Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài sản theo
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phũng Kế toỏn)
(Trưởng phũng Kế toỏn)
Bộ phận
Tài chớnh Bộ phận kiểm tra kế toỏn Bộ phận kế toỏn tổng hợp Bộ phận kế toỏn vật tư Kế toỏn trưởng
(Trưởng phũng Kế toỏn) (Trưởng phũng kế toỏn)Kế toỏn trưởng
Bộ phận Kế toỏn vật tư, TSCĐ Bộ phận Kế toỏn chi phớ Bộ phận Kế toỏn tiền lương Bộ phận Kế toỏn… Bộ phận Kế toỏn vật tư, TSCĐ Bộ phận Kế toỏn chi phớ Bộ phận Kế toỏn tiền lương Bộ phận Kế toỏn…
Chứng từ kế toỏn chớnh là nguồn thụng tin ban đầu rất quan trọng để tạo lập ra những thụng tin tổng hợp tiếp theo nhằm phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng thụng tin. Để đảm bảo cho số liệu kế toỏn cú giỏ trị phỏp lý, tớnh trung thực khỏch quan đũi hỏi mọi số liệu được ghi vào sổ kế toỏn phải được chứng minh bằng cỏc chứng từ kế toỏn hợp phỏp, hợp lệ.
Chứng từ kế toỏn phải được lập đỳng mẫu quy định theo chế độ chứng từ kế toỏn của đơn vị hiện hành, nội dung chứng từ phải rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh và phải cú đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trờn chứng từ thỡ được coi là chứng từ hợp phỏp.
Chứng từ kế toỏn được lập một lần cho tất cả cỏc liờn theo cựng một nội dung, chứng từ kế toỏn cú thể được in bằng mỏy tớnh, mỏy chữ hoặc viết bằng giấy than ghi chộp đầy đủ, kịp thời cỏc yếu tố, cỏc tiờu thức theo đỳng quy định về phương phỏp lập với từng loại chứng từ.
Một chứng từ kế toỏn bao gồm cỏc yếu tố cơ bản sau: - Tờn gọi của chứng từ kế toỏn;
- Số hiệu, ngày thỏng năm lập chứng từ;
- Tờn, địa chỉ của đơn vị hoặc cỏ nhõn liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế của đơn vị;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh;
- Cỏc đơn vị đo lường cần thiết phản ỏnh quy mụ của nghiệp vụ kinh tế; - Họ tờn, chữ ký của những người cú trỏch nhiệm liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế trong đơn vị;
- Những chứng từ dựng làm căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toỏn phải cú thờm định khoản kế toỏn.
Hiện nay, tại cỏc trường cao đẳng cụng lập, chứng từ tế toỏn núi chung và chứng từ kế toỏn thu, chi sự nghiệp núi riờng phải được thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toỏn và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chớnh phủ và Chế độ
kế toỏn hành chớnh sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Cỏc mẫu chứng từ được phõn làm 2 loại rừ rệt: Mẫu bắt buộc và mẫu hướng dẫn.. Trong quỏ trỡnh sử dụng, cỏc trường khụng được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toỏn thuộc loại hướng dẫn thỡ ngoài cỏc nội dung quy định trờn mẫu biểu, đơn vị kế toỏn cú thể bổ sung thờm chỉ tiờu hay thay đổi hỡnh thức mẫu biểu cho phự hợp với việc ghi chộp và yờu cầu quản lý của đơn vị. Mẫu chứng từ in phải được bảo quản cẩn thận, khụng được để hư hỏng, mục nỏt. Đối với biểu mẫu chứng từ kế toỏn, cỏc đơn vị cú thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (đối với chứng từ kế toỏn hướng dẫn), tự in nhưng phải đảm bảo cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ theo Luật Kế toỏn quy định.
Chứng từ để hạch toỏn thu sự nghiệp bao gồm: Phiếu thu, biờn lai thu tiền, uỷ nhiệm thu, biờn lai thu phớ, lệ phớ …
Chứng từ để hạch toỏn chi sự nghiệp bao gồm: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toỏn, bảng kờ chi tiền cho người tham dự hội thảo tập huấn, bảng chấm cụng, bảng chấm cụng làm thờm giờ, giấy bỏo làm thờm giờ, bảng thanh toỏn tiền lương, bảng thanh toỏn thu nhập tăng thờm, bảng thanh toỏn tiền thưởng, bảng thanh toỏn phụ cấp, giấy đi đường, bảng thanh toỏn tuền làm thờm giờ, hợp đồng giao khoỏn cụng việc, sản phẩm, bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài, biờn bản thanh lý hợp đồng giao khoỏn, bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương, bảng kờ thanh toỏn cụng tỏc phớ, phiếu nhập kho, bảng kờ mua hàng, biờn bản giao nhận TSCĐ, vộ, hoỏ đơn GTGT, hoỏ đơn bỏn hàng thụng thường, hoỏ đơn bỏn lẻ, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, danh sỏch người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, bảng kờ nộp sộc, uỷ nhiệm chi,…
(Phụ lục 2.1: Hệ thống chứng từ kế toỏn thu, chi sự nghiệp được sử dụng trong cỏc trường cao đẳng cụng lập)
Tài khoản kế toỏn là phương phỏp kế toỏn dựng để phõn loại và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian. Tài khoản kế toỏn phản ỏnh và kiểm soỏt thường xuyờn, liờn tục, cú hệ thống tỡnh hỡnh về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phớ ngõn sỏch nhà nước, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và cỏc khoản khỏc ở cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp.
Bộ Tài chớnh quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho tất cả cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp trong cả nước. Đối với cỏc trường cao đẳng cụng lập, hệ thống tài khoản kế toỏn trong đú cú nhúm tài khoản kế toỏn thu, chi sự nghiệp hiện đang ỏp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Cỏc trường cao đẳng cụng lập phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toỏn ban hành tại Quyết định này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho nhà trường. Cỏc trường được bổ sung thờm cỏc tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ cỏc tài khoản mà Bộ Tài chớnh đó quy định trong hệ thống tài khoản kế toỏn để phục vụ yờu cầu quản lý của đơn vị).
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn thu sự nghiệp
Để hạch toỏn cỏc khoản thu phớ, lệ phớ, thu sự nghiệp và cỏc khoản thu khỏc phỏt sinh tại cỏc trường cao đẳng cụng lập, kế toỏn sử dụng tài khoản 511 “Cỏc khoản thu” chi tiết 3 tài khoản cấp 2 gồm:
- Tài khoản 5111 “Thu phớ, lệ phớ”: Phản ỏnh cỏc khoản thu phớ, lệ phớ và việc sử dụng số thu đú;
- Tài khoản 5112 “Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước”: Tài khoản này sử dụng cho cỏc đơn vị thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước để phản ỏnh số thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước về khối lượng sản phẩm, cụng việc hoàn thành được nghiệm thu thanh toỏn;
- Tài khoản 5118 “Thu khỏc”: Phản ỏnh cỏc khoản thu sự nghiệp và cỏc khoản thu khỏc như thu thanh lý, nhượng bỏn tài sản cố định, nguyờn vật
liệu…, cỏc khoản thu về giỏ trị cũn lại của TSCĐ thuộc nguồn NSNN và cụng cụ, dụng cụ đang sử dụng phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ chờ xử lý…, cỏc khoản thu do cỏc đơn vị trực thuộc nộp từ phần thu sự nghiệp để chi cho cỏc hoạt động chung của đơn vị theo quy chế chi tiờu nội bộ, thu lói tiền gửi ngõn hàng và cỏc khoản thu khỏc.
Việc quản lý, theo dừi và hạch toỏn cỏc khoản thu cần phải tụn trọng một số quy định sau:
- Phản ỏnh vào tài khoản này cỏc khoản thu gồm: Cỏc khoản thu về phớ, lệ phớ theo quy định của Phỏp lệnh Phớ, Lệ phớ được Nhà nước giao theo chức năng của từng đơn vị; thu sự nghiệp gắn với hoạt động chuyờn mụn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao; thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước; cỏc khoản thu khỏc như: Thu lói tiền gửi, lói cho vay vốn thuộc cỏc chương trỡnh, dự ỏn viện trợ, thu thanh lý, nhượng bỏn tài sản của đơn vị…;
- Khụng phản ỏnh vào tài khoản này cỏc khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Khi thu phớ và lệ phớ cỏc trường phải sử dụng biờn lai thu tiền do Bộ Tài chớnh phỏt hành hoặc được Bộ Tài chớnh (Tổng cục Thuế) chấp thuận cho in và sử dụng;
- Tất cả cỏc khoản thu của nhà trường phải được phản ỏnh đầy đủ, kịp thời vào bờn Cú TK 511 “Cỏc khoản thu”. Sau đú căn cứ vào chế độ tài chớnh hiện hành mà kết chuyển số đó thu từ bờn Nợ TK 511 sang bờn Cú của TK liờn quan. Kế toỏn phải mở sổ chi tiết cỏc khoản thu cho phự hợp với yờu cầu quản lý của từng ngành để theo dừi cỏc khoản thu của từng loại theo từng hoạt động.
Một số sơ đồ kế toỏn cỏc khoản thu sự nghiệp (Sơ đồ 2.4 – Sơ đồ 2.7) * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn chi sự nghiệp
Việc hạch toỏn cỏc khoản chi sự nghiệp tại cỏc trường cao đẳng cụng lập là cỏc khoản chi mang tớnh chất hoạt động thường xuyờn theo dự toỏn chi ngõn sỏch đó được duyệt, bao gồm: Chi dựng cho cụng tỏc nghiệp vụ chuyờn
mụn và bộ mỏy hoạt của đơn vị như chi lương, phụ cấp, mua vật tư văn phũng phẩm, thanh toỏn dịch vụ cụng cộng, cụng tỏc phớ, thuờ mướn, mua vật tư, mỏy múc thiết bị chuyờn dụng, thiết bị văn phũng từ cỏc nguồn thu phớ, lệ phớ và nguồn thu sự nghiệp khỏc.