Hoàn thiện chứng từ kế toỏn

- Đầu tư trang thiết bị

4.3.3. Hoàn thiện chứng từ kế toỏn

Chứng từ kế toỏn là bằng chứng để chứng minh nghiệp vụ kinh tế của đơn vị đó xảy ra và làm cơ sở để đảm bảo tớnh phỏp lý của cỏc nghiệp vụ đú. Vỡ vậy, tổ chức tốt hệ thống chứng từ sẽ đảm bảo tạo lập được một hệ thống thụng tin hoàn chỉnh, đảm bảo tớnh phỏp lý của cụng tỏc kế toỏn ngay từ giai đoạn đầu. Do đú, ngày càng cần phải hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toỏn.

Thực tế tại đơn vị bờn cạnh sử dụng những chứng từ kế toỏn đó được ban hành theo Quyết định số 19/2006, dựa vào đặc điểm, nội dung cỏc nghiệp vụ đơn vị cũn xõy dựng thờm một số biểu mẫu chứng từ như mẫu Nhật trỡnh điều xe để theo dừi số km lỏi xe chạy trong thỏng; Bảng kờ nộp tiền điện, nước sử dụng tại nhà ăn HS, SV; Bảng kờ khoỏn cụng tỏc phớ; Hợp đồng đào tạo; Biờn bản thanh lý hợp đồng đào tạo... Tuy nhiờn đơn vị cần bổ sung và sửa đổi một số chứng từ để kiểm soỏt chi được chặt chẽ hơn.

- Mẫu Biờn bản kiểm tra sửa chữa thiết bị tại đơn vị lượng thiết bị, xe ụ tụ… thường được sửa chữa thường xuyờn nhưng mỗi lần thanh toỏn cỏc kế toỏn chỉ biết số tiền cụng sửa chữa và thiết bị thay thế, khụng biết thiết bị cú đỳng bị hư hỏng khụng, và hỏng ở mức độ như thế nào. Vỡ vậy, cần xõy dựng mẫu Biờn bản kiểm nghiệm để Ban Giỏm hiệu nhà trường cho cỏc bộ phận liờn quan đỏnh giỏ mức độ hư hỏng, nguyờn nhõn hoặc thuờ ngoài đỏnh giỏ đối với những hư hỏng lớn như cỏc trang thiết bị đắt tiền.

- Bổ sung thờm Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương – Mẫu C11- HD để theo dừi số thỏng trớch nộp cỏc khoản theo lương như BHXH, BHYT và trong mẫu này thờm cột BHTN.

- Sửa đổi mẫu Giấy đi đường: Vỡ khi thanh toỏn cụng tỏc phớ thỡ đối tượng thanh toỏn đó phải ghi đầy đủ nội dung như số ngày đi cụng tỏc, tiền vộ, tiền ăn, tiền ngủ, trờn giấy xin thanh toỏn để kế toỏn kiểm tra với số ngày thực trờn giấy đi đường do đú trong mẫu này nờn bỏ phần vộ người, vộ cước, phụ phớ lấy vộ điện thoại, phũng nghỉ, phụ cấp đi đường, phụ cấp lưu trỳ để khỏi thừa về mặt nội dung bỏ trống khụng điền.

Ngoài ra, đơn vị cần chỳ ý, quỏn triệt nghiờm tỳc quy định về lưu trữ chứng từ, xử lý dữ liệu chứng từ đó hết hạn lưu trữ như phải cú kho bảo quản chứng từ riờng để chống mối mọt, ẩm mốc, cú khúa an toàn và cỏc tủ được sắp xếp thứ tự theo từng năm, được dỏn số thứ tự ở bờn ngoài tủ để dễ tỡm

kiếm và khi chứng từ đó hết thời hạn thỡ phải làm đầy đủ cỏc thủ tục để hủy chứng từ, điều này đơn vị cần thực hiện nghiờm tỳc.