III Cỏc khoản thu khỏc 347.100 201.05 0 275.885
TỔ CHỨC KIỂM TRA CHỨNG TỪ
kiểm soỏt cỏc hoạt động thu chi tại đơn vị và là cơ sở để tiến hành ghi sổ kế toỏn. Vỡ tầm quan trọng đú cụng tỏc lập, kiểm tra và theo dừi, bảo quản chứng từ là một việc làm rất cần thiết.
Qua khảo sỏt tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn cho thấy: Đơn vị đó ỏp dụng hệ thống chứng từ kế toỏn ban hành cho cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh và Thụng tư số 185/2010/TT- BTC Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp ban hành kốm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Ngoài ra để phục vụ cho cụng tỏc quản lý Phũng Kế toỏn – Tài chớnh cũn xõy dựng một số chứng từ kế toỏn phự hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại đơn vị được phản ỏnh đầy đủ cả 4 chi tiờu: Chỉ tiờu tiền lương, chỉ tiờu vật tư, chỉ tiờu tiền tệ và chỉ tiờu TSCĐ.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ tại đơn vị được thực hiện như sau :
Sơ đồ 3.2: Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ
Bước 1. Tổ chức lập chứng từ
Khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kế toỏn kế toỏn xỏc định loại chứng từ phự hợp để lập chứng từ. Qua thực tế khảo sỏt cho thấy đơn vị thực hiện đỳng cỏc biểu mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài chớnh ban hành theo Quyết định số 19/2006 thuộc hệ thống chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, biờn lai thu tiền...mà chế độ kế toỏn quy định và một số chứng từ
TỔ CHỨC KIỂM TRA CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ TỔ CHỨC SỬ DỤNG CHỨNG TỪ TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN CHỨNG TỪ TỔ CHỨC LẬP CHỨNG TỪ
kế toỏn ban hành theo cỏc văn bản phỏp luật khỏc như hợp đồng kinh tế….. Ngoài ra, kế toỏn cũn sử dụng một số mẫu chứng từ hướng dẫn của Bộ Tài chớnh ban hành nhưng cú sửa đổi để phự hợp với đặc điểm, yờu cầu của đơn vị và xõy dựng một số chứng từ mới để dễ dàng quản lý cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Cụ thể :
- Mẫu chứng từ sửa đổi :
+ Kế toỏn đơn vị khụng lập bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương – Mẫu C11-HD để theo dừi mà hàng thỏng dựa vào cỏc khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN) trong bảng thanh toỏn tiền lương để tớnh khoản BHXH, BHYT, BHTN nộp lờn cấp trờn.
+ Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ - Mẫu C23-HD đưa vào thờm một dũng là người/bộ phận sử dụng và phần ký cũng thờm tương ứng.
- Xõy dựng mới một số chứng từ để phự hợp với đặc điểm quản lý + Để quản lý nhiờn liệu : Xăng, dầu của lỏi xe trong đơn vị, kế toỏn xõy dựng mẫu Nhật trỡnh điều xe để theo dừi số km lỏi xe chạy trong thỏng.
+ Vỡ bếp ăn HS, SV đang sử dụng cựng hệ thống điện, nước với nhà trường. do đú để quản lý lượng điện nước tiờu thụ và tỡnh hỡnh nộp tiền thỡ kế toỏn xõy dựng Bảng kờ nộp tiền điện, nước sử dụng tại nhà ăn HS, SV để theo dừi.
+ Bảng kờ khoỏn cụng tỏc phớ.
+ Bảng tổng hợp nhiờn liệu học sinh thực tập. + Hợp đồng đào tạo, ....
Về nội dung chứng từ kế toỏn: Nội dung cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều thể hiện rừ và đầy đủ trờn cỏc mẫu chứng từ kế toỏn, phương phỏp lập, ký chứng từ đều theo quy định của Luật Kế toỏn, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chớnh phủ và một số văn bản phỏp luật khỏc.
Hiện nay Phũng Kế hoạch - Tài chớnh đang sử dụng phần mềm MISA, do đú một số chứng từ được lập trực tiếp bằng phần mềm như phiếu thu, phiếu chi theo đỳng mẫu quy định của Bộ Tài chớnh. Cỏc chứng từ khỏc như giấy rỳt dự toỏn ngõn sỏch, uỷ nhiệm chi, bảng thanh toỏn tiền lương, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, … được thực hiện từ phần mềm Excel. Do đú đó giảm bớt được rất nhiều thời gian và nhỡn chung cỏc chứng từ kế toỏn rừ ràng, đầy đủ, đỳng nội dung, khụng tẩy xúa, khụng viết tắt.
Bước 2. Kiểm tra chứng từ
Vỡ kế toỏn thanh toỏn tại đơn vị năng lực hạn chế, do đú cỏc chứng từ đều trải qua ba lần kiểm tra
Kiểm tra lần đầu là sau khi chứng từ viết xong được đưa qua kế toỏn trưởng kiểm tra sơ bộ để xem đó đầy đủ chứng từ, tớnh hợp phỏp của cỏc chứng từ tương ứng với nội dung kinh tế của cỏc nghiệp vụ phỏt sinh đỳng với chế độ kế toỏn và cỏc quy định của Nhà nước. Sau đú chứng từ được chuyển qua bộ phận kế toỏn.
Kiểm tra lần thứ hai là cụng việc của bộ phận kế toỏn. Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ phỏt sinh nhõn viờn phụ trỏch từng phần hành kiểm tra loại chứng từ phự hợp. Đối với trường hợp cỏc chứng từ liờn quan đến việc thu, chi tiền mặt, cỏc khoản thanh toỏn tạm ứng được thực hiện bởi kế toỏn thanh toỏn nhằm kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của cỏc chứng từ. Cũn đối với cỏc chứng từ liờn quan đến nghiờn cứu khoa học, xõy dựng cơ bản …thỡ được kiểm tra bởi kế toỏn kho bạc, ngõn hàng kiờm kế toỏn TSCĐ.
Tất cả chứng từ liờn quan đến tiền mặt sau khi kiểm tra, kế toỏn lập phiếu thu, phiếu chi kốm với bộ chứng từ gốc … được chuyển sang cho Kế toỏn trưởng.
Kiểm tra lần thứ ba được thực hiện bởi kế toỏn trưởng nhằm kiểm tra lại một lần nữa tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ để chuyển sang Hiệu
trưởng ký duyệt.
Qua khảo sỏt tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn cho thấy, một số năm trở về trước trờn cỏc chứng từ cũn thiếu một số thụng tin như chữ ký của người mua hàng trờn húa đơn, thiếu ngày thỏng năm. Tuy nhiờn, ba năm trở lại đõy cỏc chứng từ được kiểm tra tương đối chặt chẽ, do đú tất cả cỏc chứng từ lập tương đối rừ ràng, đầy đủ cỏc thụng tin, đỳng với cỏc quy định của Nhà nước.
Bước 3. Tổ chức sử dụng chứng từ
Sau khi kiểm tra chứng từ, kế toỏn tiến hành phõn loại sắp xếp cỏc chứng từ theo nội dung kinh tế: Chứng từ chi tiền gửi, chứng từ thu tiền gửi, chứng từ chuyển khoản kho bạc, chứng từ thanh toỏn tiền tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ nguồn chương trỡnh mục tiờu, nguồn chương trỡnh nghiờn cứu khoa học. Mỗi loại chứng từ đều được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Việc sắp xếp phõn loại chứng từ sẽ giỳp kế toỏn viờn kiểm tra dễ dàng, trỏnh sai sút trong việc hạch toỏn, ghi sổ kế toỏn.
Để dễ tỡm kiếm chứng từ, kế toỏn tổng hợp lập bảng kờ chứng từ.
Hiện tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn đang sử dụng phần mềm do đú sau khi kiểm tra chứng từ kế toỏn tiến hành nhập số liệu và một số thụng tin trờn chứng từ vào mỏy tớnh và bấm vào nỳt ghi sổ trờn thanh Menu, phần mềm sẽ cho phộp ghi sổ kế toỏn.
Bước 4. Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ
Phũng Kế hoạch - Tài chớnh thực hiện việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toỏn theo Điều 40 Luật Kế toỏn và Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chớnh.
Sau khi cỏc chứng từ được kiểm tra, nhập số liệu trờn chứng từ vào mỏy tớnh để ghi sổ kế toỏn, phõn loại, sắp xếp hoàn thành. Chứng từ được đúng thành tập hồ sơ theo từng thỏng, từng quý. Ngoài hồ sơ ghi rừ từng loại
chứng từ như phiếu thu, phiếu chi…. Cỏc hồ sơ được lưu trữ theo từng năm tại cỏc tủ sắt trong Phũng Kế hoạch - Tài chớnh để tiện việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Núi chung việc bảo quản lưu trữ chứng từ tại đơn vị tương đối khoa học từ việc lập bảng kờ chứng từ theo từng quý năm đến việc đúng hồ sơ. Tuy nhiờn, ở đơn vị cũn cú một số hạn chế: Thứ nhất là chưa cú kho lưu trữ riờng để tiện cho việc bảo quản chứng từ; thứ hai, tủ đựng chứng từ sắp xếp chưa theo thứ tự nờn chưa thuận tiện trong quỏ trỡnh tỡm kiếm.
(Phụ lục 3.2: Danh mục chứng từ kế toỏn thu, chi sự nghiệp được sử dụng tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn)
- Tổ chức tài khoản thu, chi sự nghiệp
Trong quỏ trỡnh hoạt động tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn sẽ phỏt sinh cỏc nghiệp vụ kinh tế khỏc nhau. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh sẽ liờn quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được thụng tin và kiểm tra nhờ chứng từ kế toỏn. Tuy nhiờn, chứng từ kế toỏn khụng phản ỏnh được mối quan hệ giữa cỏc đối tượng kế toỏn. Do vậy, để phản ỏnh sự vận động của đối tượng kế toỏn một cỏch thường xuyờn, liờn tục và cú hệ thống thỡ phải phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế vào cỏc tài khoản. Hiện nay, đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn được ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh và Thụng tư số 185/TT-BTC hướng dẫn, sửa đổi bổ sung chế độ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp. Căn cứ vào nội dung cỏc nghiệp vụ phỏt sinh kế toỏn Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn sử dụng tài khoản cho phự hợp.
Qua khảo sỏt cho thấy tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn vận dụng tương đối chuẩn xỏc theo chế độ kế toỏn hiện hành. Cụ thể ở đơn vị sử dụng tài khoản như sau:
- Kế toỏn cỏc khoản thu, chi bao gồm:
+ Cỏc khoản thu khỏc được phản ỏnh vào: TK 511.8;
+ Cỏc khoản thu cỏc lớp ngắn hạn, cỏc lớp liờn kết, thu HĐ giữ xe, thu KTX, thu HĐ bếp ăn HS, SV được phản ỏnh vào: TK 531;
+ Cỏc khoản chi cho hoạt động thường xuyờn được phản ỏnh vào: TK 661; + Cỏc khoản chi cho cỏc lớp ngắn hạn, cỏc lớp liờn kết... được phản ỏnh vào: TK 631;
- Kế toỏn tài sản: TK 211, TK 214,TK 241, TK 466;
- Kế toỏn vốn bằng tiền được phản ỏnh vào cỏc: TK 111, TK 112;
- Kế toỏn nguồn kinh phớ được phản ỏnh vào: TK 008, TK 009, TK 461, TK 462, TK 441;
- Kế toỏn cỏc khoản phải thu được phản ỏnh vào: TK 311; - Kế toỏn cụng nợ: TK 312;
- Kế toỏn cỏc khoản phải trả, phải nộp: TK 331, TK 333, TK 334, TK 332; - Kế toỏn cỏc quỹ: TK 431;
- Kế toỏn chờnh lệch cỏc khoản thu chi: TK 421, TK 461.
(Phụ lục 3.3: Hệ thống tài khoản kế toỏn thu, chi sự nghiệp được sử dụng tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn)
- Tổ chức sổ sỏch kế toỏn thu, chi sự nghiệp
Hệ thống sổ kế toỏn tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn ỏp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh. Bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đối với sổ tổng hợp đơn vị mở theo tài khoản cấp 1 được quy định trong chế độ kế toỏn. Cũn đối với sổ chi tiết thỡ tựy vào đặc điểm, khối lượng nghiệp vụ, đối tượng kế toỏn mà Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn xỏc định số lượng, nội dung sổ chi tiết để dễ dàng theo dừi, đối chiếu. Qua khảo sỏt tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn cho thấy:
Với khối lượng nghiệp vụ vừa phải, số lượng tài khoản khụng quỏ lớn, đơn vị chọn hỡnh thức ghi sổ là Nhật ký – sổ cỏi. Cỏch ghi sổ như sau: Hàng
ngày kế toỏn tiến hành nhập số liệu trờn chứng từ và một số thụng tin như: Đối tượng, nguồn, mục lục ngõn sỏch... để hạch toỏn trong phần mềm Misa. Sau đú số liệu tự động được ghi lờn sổ tổng hợp (Sổ nhật ký – sổ cỏi) và cỏc sổ chi tiết cú liờn quan. Cuối quý hoặc cuối năm kế toỏn kết chuyển nguồn và bổ sung nguồn, tiến hành khoỏ sổ kế toỏn để lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện một cỏch tự động, chớnh xỏc đỳng với số liệu kế toỏn nhập vào. Kế toỏn cú thể đối chiếu kiểm tra trực tiếp trờn mỏy tớnh. Hệ thống sổ kế toỏn tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn bao gồm:
Danh mục sổ tổng hợp tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn: Mở sổ đầy đủ tương ứng với cỏc TK theo quy định;
Danh mục sổ chi tiết liờn quan đến cỏc tài khoản mở tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn bao gồm:
- TK 111, 112: Sổ theo dừi tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng; - TK 211, 214, 466: Sổ theo dừi TSCĐ;
- TK 311: Sổ chi tiết cỏc khoản phải thu mở cho từng đối tượng như Trường Đại học Kinh tế Quốc dõn, Học viện Tài chớnh, Đại học Thỏi Nguyờn, Đại học Lõm nghiệp, Đại học Nụng nghiệp 1;
- TK 331: Sổ chi tiết cỏc khoản phải trả mở cho từng đối tượng như Trường Đại học Kinh tế Quốc dõn, Học viện Tài chớnh, Đại học Thỏi Nguyờn, Đại học Lõm nghiệp, Đại học Nụng nghiệp 1;
- TK 332: Sổ chi tiết Bảo hiểm xó hội, sổ chi tiết Bảo hiểm y tế, sổ chi tiết Bảo hiểm thất nghiệp;
- TK 431: Sổ chi tiết quỹ khen thưởng, sổ chi tiết quỹ phỳc lợi, sổ chi tiết quỹ dự phũng, sổ chi tiết quỹ phỏt triển hoạt động sự nghiệp;
- TK 461: Sổ chi tiết theo dừi nguồn kinh phớ chi thường xuyờn;
tiết thu tiền ở ký tỳc xỏ, sổ chi tiết cỏc khoản phải thu khỏc;
- TK 531: Sổ chi tiết cỏc khoản phải thu mở cho từng đối tượng: Trường Đại học Kinh tế Quốc dõn, Học viện Tài chớnh, Đại học Thỏi Nguyờn, Đại học Lõm nghiệp, Đại học Nụng nghiệp 1, cỏc lớp ngắn hạn, sổ chi tiết cỏc khoản thu khỏc như thu tiền trụng xe, thu tiền hợp đồng nhà ăn, thu lói tiền gửi...;
- TK 631: Bao gồm cỏc sổ chi tiết theo dừi cỏc khoản chi mở cho từng đối tượng: Trường Đại học Kinh tế Quốc dõn, Học viện Tài chớnh, Đại học Thỏi Nguyờn, Đại học Lõm nghiệp, Đại học Nụng nghiệp 1, cỏc lớp ngắn hạn;
- TK 421: Sổ chi tiết tài khoản chờnh lệch thu, chi.
Qua nghiờn cứu cho thấy tổ chức hệ thống sổ kế toỏn của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn tương đối đầy đủ về mặt số lượng, sổ chi tiết được mở tương đối đủ cho cỏc đối tượng kế toỏn liờn quan đến Trường.
(Phụ lục 3.4: Sổ chi tiết chi hoạt động, năm 2011 tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn)
- Tổ chức bỏo cỏo kế toỏn thu, chi sự nghiệp
Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh hiện nay tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biờn được ỏp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Bao gồm: Bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo quyết toỏn ngõn sỏch. Mục đớch của cỏc bỏo cỏo này dựng để tổng hợp về tỡnh hỡnh tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phớ ngõn sỏch của Nhà nước; Tỡnh hỡnh thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toỏn; Cung cấp thụng tin kinh tế, tài chớnh phục vụ cho việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh và thực trạng