kiểm soát các hoạt động thu chi tại đơn vị và là cơ sở để tiến hành ghi sổ kế toán. Vì tầm quan trọng đó công tác lập, kiểm tra và theo dõi, bảo quản chứng từ là một việc làm rất cần thiết.
Qua khảo sát tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên cho thấy: Đơn vị đã áp dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT- BTC Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Ngoài ra để phục vụ cho công tác quản lý Phòng Kế toán – Tài chính còn xây dựng một số chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị được phản ánh đầy đủ cả 4 chi tiêu: Chỉ tiêu tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ.
Trình tự luân chuyển chứng từ tại đơn vị được thực hiện như sau :
Sơ đồ 3.2: Trình tự luân chuyển chứng từ
Bước 1. Tổ chức lập chứng từ
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán kế toán xác định loại chứng từ phù hợp để lập chứng từ. Qua thực tế khảo sát cho thấy đơn vị thực hiện đúng các biểu mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006 thuộc hệ thống chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền...mà chế độ kế toán quy định và một số chứng từ
TỔ CHỨC KIỂM TRA CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ TỔ CHỨC SỬ DỤNG CHỨNG TỪ TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN CHỨNG TỪ TỔ CHỨC LẬP CHỨNG TỪ 60
kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác như hợp đồng kinh tế….. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số mẫu chứng từ hướng dẫn của Bộ Tài chính ban hành nhưng có sửa đổi để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của đơn vị và xây dựng một số chứng từ mới để dễ dàng quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cụ thể :
- Mẫu chứng từ sửa đổi :
+ Kế toán đơn vị không lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương – Mẫu C11-HD để theo dõi mà hàng tháng dựa vào các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN) trong bảng thanh toán tiền lương để tính khoản BHXH, BHYT, BHTN nộp lên cấp trên.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá - Mẫu C23-HD đưa vào thêm một dòng là người/bộ phận sử dụng và phần ký cũng thêm tương ứng.
- Xây dựng mới một số chứng từ để phù hợp với đặc điểm quản lý + Để quản lý nhiên liệu : Xăng, dầu của lái xe trong đơn vị, kế toán xây dựng mẫu Nhật trình điều xe để theo dõi số km lái xe chạy trong tháng.
+ Vì bếp ăn HS, SV đang sử dụng cùng hệ thống điện, nước với nhà trường. do đó để quản lý lượng điện nước tiêu thụ và tình hình nộp tiền thì kế toán xây dựng Bảng kê nộp tiền điện, nước sử dụng tại nhà ăn HS, SV để theo dõi.
+ Bảng kê khoán công tác phí.
+ Bảng tổng hợp nhiên liệu học sinh thực tập. + Hợp đồng đào tạo, ....
Về nội dung chứng từ kế toán: Nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều thể hiện rõ và đầy đủ trên các mẫu chứng từ kế toán, phương pháp lập, ký chứng từ đều theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ và một số văn bản pháp luật khác.
Hiện nay Phòng Kế hoạch - Tài chính đang sử dụng phần mềm MISA, do đó một số chứng từ được lập trực tiếp bằng phần mềm như phiếu thu, phiếu chi theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ khác như giấy rút dự toán ngân sách, uỷ nhiệm chi, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, … được thực hiện từ phần mềm Excel. Do đó đã giảm bớt được rất nhiều thời gian và nhìn chung các chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, đúng nội dung, không tẩy xóa, không viết tắt.
Bước 2. Kiểm tra chứng từ
Vì kế toán thanh toán tại đơn vị năng lực hạn chế, do đó các chứng từ đều trải qua ba lần kiểm tra
Kiểm tra lần đầu là sau khi chứng từ viết xong được đưa qua kế toán trưởng kiểm tra sơ bộ để xem đã đầy đủ chứng từ, tính hợp pháp của các chứng từ tương ứng với nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh đúng với chế độ kế toán và các quy định của Nhà nước. Sau đó chứng từ được chuyển qua bộ phận kế toán.
Kiểm tra lần thứ hai là công việc của bộ phận kế toán. Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh nhân viên phụ trách từng phần hành kiểm tra loại chứng từ phù hợp. Đối với trường hợp các chứng từ liên quan đến việc thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán tạm ứng được thực hiện bởi kế toán thanh toán nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ. Còn đối với các chứng từ liên quan đến nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ bản …thì được kiểm tra bởi kế toán kho bạc, ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ.
Tất cả chứng từ liên quan đến tiền mặt sau khi kiểm tra, kế toán lập phiếu thu, phiếu chi kèm với bộ chứng từ gốc … được chuyển sang cho Kế toán trưởng.
Kiểm tra lần thứ ba được thực hiện bởi kế toán trưởng nhằm kiểm tra lại một lần nữa tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để chuyển sang Hiệu
trưởng ký duyệt.
Qua khảo sát tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên cho thấy, một số năm trở về trước trên các chứng từ còn thiếu một số thông tin như chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn, thiếu ngày tháng năm. Tuy nhiên, ba năm trở lại đây các chứng từ được kiểm tra tương đối chặt chẽ, do đó tất cả các chứng từ lập tương đối rõ ràng, đầy đủ các thông tin, đúng với các quy định của Nhà nước.
Bước 3. Tổ chức sử dụng chứng từ
Sau khi kiểm tra chứng từ, kế toán tiến hành phân loại sắp xếp các chứng từ theo nội dung kinh tế: Chứng từ chi tiền gửi, chứng từ thu tiền gửi, chứng từ chuyển khoản kho bạc, chứng từ thanh toán tiền tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ nguồn chương trình mục tiêu, nguồn chương trình nghiên cứu khoa học. Mỗi loại chứng từ đều được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Việc sắp xếp phân loại chứng từ sẽ giúp kế toán viên kiểm tra dễ dàng, tránh sai sót trong việc hạch toán, ghi sổ kế toán.
Để dễ tìm kiếm chứng từ, kế toán tổng hợp lập bảng kê chứng từ.
Hiện tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên đang sử dụng phần mềm do đó sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành nhập số liệu và một số thông tin trên chứng từ vào máy tính và bấm vào nút ghi sổ trên thanh Menu, phần mềm sẽ cho phép ghi sổ kế toán.
Bước 4. Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ
Phòng Kế hoạch - Tài chính thực hiện việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán theo Điều 40 Luật Kế toán và Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính.
Sau khi các chứng từ được kiểm tra, nhập số liệu trên chứng từ vào máy tính để ghi sổ kế toán, phân loại, sắp xếp hoàn thành. Chứng từ được đóng thành tập hồ sơ theo từng tháng, từng quý. Ngoài hồ sơ ghi rõ từng loại
chứng từ như phiếu thu, phiếu chi…. Các hồ sơ được lưu trữ theo từng năm tại các tủ sắt trong Phòng Kế hoạch - Tài chính để tiện việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Nói chung việc bảo quản lưu trữ chứng từ tại đơn vị tương đối khoa học từ việc lập bảng kê chứng từ theo từng quý năm đến việc đóng hồ sơ. Tuy nhiên, ở đơn vị còn có một số hạn chế: Thứ nhất là chưa có kho lưu trữ riêng để tiện cho việc bảo quản chứng từ; thứ hai, tủ đựng chứng từ sắp xếp chưa theo thứ tự nên chưa thuận tiện trong quá trình tìm kiếm.
(Phụ lục 3.2: Danh mục chứng từ kế toán thu, chi sự nghiệp được sử dụng tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên)
- Tổ chức tài khoản thu, chi sự nghiệp
Trong quá trình hoạt động tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thông tin và kiểm tra nhờ chứng từ kế toán. Tuy nhiên, chứng từ kế toán không phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán. Do vậy, để phản ánh sự vận động của đối tượng kế toán một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống thì phải phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản. Hiện nay, đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/TT-BTC hướng dẫn, sửa đổi bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh kế toán Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên sử dụng tài khoản cho phù hợp.
Qua khảo sát cho thấy tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên vận dụng tương đối chuẩn xác theo chế độ kế toán hiện hành. Cụ thể ở đơn vị sử dụng tài khoản như sau:
- Kế toán các khoản thu, chi bao gồm:
+ Các khoản thu từ học phí, lệ phí tuyển sinh được phản ánh vào: TK 511.1; 64
+ Các khoản thu khác được phản ánh vào: TK 511.8;
+ Các khoản thu các lớp ngắn hạn, các lớp liên kết, thu HĐ giữ xe, thu KTX, thu HĐ bếp ăn HS, SV được phản ánh vào: TK 531;
+ Các khoản chi cho hoạt động thường xuyên được phản ánh vào: TK 661; + Các khoản chi cho các lớp ngắn hạn, các lớp liên kết... được phản ánh vào: TK 631;
- Kế toán tài sản: TK 211, TK 214,TK 241, TK 466;
- Kế toán vốn bằng tiền được phản ánh vào các: TK 111, TK 112;
- Kế toán nguồn kinh phí được phản ánh vào: TK 008, TK 009, TK 461, TK 462, TK 441;
- Kế toán các khoản phải thu được phản ánh vào: TK 311; - Kế toán công nợ: TK 312;
- Kế toán các khoản phải trả, phải nộp: TK 331, TK 333, TK 334, TK 332; - Kế toán các quỹ: TK 431;
- Kế toán chênh lệch các khoản thu chi: TK 421, TK 461.
(Phụ lục 3.3: Hệ thống tài khoản kế toán thu, chi sự nghiệp được sử dụng tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên)
- Tổ chức sổ sách kế toán thu, chi sự nghiệp
Hệ thống sổ kế toán tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Đối với sổ tổng hợp đơn vị mở theo tài khoản cấp 1 được quy định trong chế độ kế toán. Còn đối với sổ chi tiết thì tùy vào đặc điểm, khối lượng nghiệp vụ, đối tượng kế toán mà Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên xác định số lượng, nội dung sổ chi tiết để dễ dàng theo dõi, đối chiếu. Qua khảo sát tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên cho thấy:
Với khối lượng nghiệp vụ vừa phải, số lượng tài khoản không quá lớn, đơn vị chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký – sổ cái. Cách ghi sổ như sau: Hàng
ngày kế toán tiến hành nhập số liệu trên chứng từ và một số thông tin như: Đối tượng, nguồn, mục lục ngân sách... để hạch toán trong phần mềm Misa. Sau đó số liệu tự động được ghi lên sổ tổng hợp (Sổ nhật ký – sổ cái) và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý hoặc cuối năm kế toán kết chuyển nguồn và bổ sung nguồn, tiến hành khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện một cách tự động, chính xác đúng với số liệu kế toán nhập vào. Kế toán có thể đối chiếu kiểm tra trực tiếp trên máy tính. Hệ thống sổ kế toán tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên bao gồm:
Danh mục sổ tổng hợp tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên: Mở sổ đầy đủ tương ứng với các TK theo quy định;
Danh mục sổ chi tiết liên quan đến các tài khoản mở tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên bao gồm:
- TK 111, 112: Sổ theo dõi tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; - TK 211, 214, 466: Sổ theo dõi TSCĐ;
- TK 311: Sổ chi tiết các khoản phải thu mở cho từng đối tượng như Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính, Đại học Thái Nguyên, Đại học Lâm nghiệp, Đại học Nông nghiệp 1;
- TK 331: Sổ chi tiết các khoản phải trả mở cho từng đối tượng như Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính, Đại học Thái Nguyên, Đại học Lâm nghiệp, Đại học Nông nghiệp 1;
- TK 332: Sổ chi tiết Bảo hiểm xã hội, sổ chi tiết Bảo hiểm y tế, sổ chi tiết Bảo hiểm thất nghiệp;
- TK 431: Sổ chi tiết quỹ khen thưởng, sổ chi tiết quỹ phúc lợi, sổ chi tiết quỹ dự phòng, sổ chi tiết quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;
- TK 461: Sổ chi tiết theo dõi nguồn kinh phí chi thường xuyên;
- TK 511: Sổ chi tiết thu học phí, sổ chi tiết thu lệ phí tuyển sinh, sổ chi 66
tiết thu tiền ở ký túc xá, sổ chi tiết các khoản phải thu khác;
- TK 531: Sổ chi tiết các khoản phải thu mở cho từng đối tượng: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính, Đại học Thái Nguyên, Đại học Lâm nghiệp, Đại học Nông nghiệp 1, các lớp ngắn hạn, sổ chi tiết các khoản thu khác như thu tiền trông xe, thu tiền hợp đồng nhà ăn, thu lãi tiền gửi...;
- TK 631: Bao gồm các sổ chi tiết theo dõi các khoản chi mở cho từng đối tượng: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Tài chính, Đại học Thái Nguyên, Đại học Lâm nghiệp, Đại học Nông nghiệp 1, các lớp ngắn hạn;
- TK 421: Sổ chi tiết tài khoản chênh lệch thu, chi.
Qua nghiên cứu cho thấy tổ chức hệ thống sổ kế toán của Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên tương đối đầy đủ về mặt số lượng, sổ chi tiết được mở tương đối đủ cho các đối tượng kế toán liên quan đến Trường.
(Phụ lục 3.4: Sổ chi tiết chi hoạt động, năm 2011 tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên)
- Tổ chức báo cáo kế toán thu, chi sự nghiệp
Hệ thống báo cáo tài chính hiện nay tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên được áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Bao gồm: Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách. Mục đích của các báo cáo này dùng để tổng hợp về tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; Tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán; Cung cấp