Chương 7 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA
5. CÁC NỘI DUNG KIỂM TRA
5.1 Kiểm tra tài chính
Kiểm tra tài chính bao gồm cơ chế ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự phân bổ nguồn lực sai.
5.1.1 Ngân sách
Ngân sách là hệ thống kế hoạch bằng số, sau khi lập xong nó trở thành một cơng cụ để lập kế hoạch thu chi tài chính. Có nhiều loại ngân sách khác nhau như:
Ngân sách lợi nhuận: Là ngân sách được kết hợp giữa ngân sách doanh thu với ngân
sách chi phí.
Ngân sách tiền mặt: Là ngân sách dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức cần phải có cho
những chi tiêu hàng ngày. Ngân sách này giúp phát hiện những thiếu hụt tiềm tàng hoặc dư thừa về tiền mặt dự trữ để có thể đầu tư ngắn hạn.
Ngân sách chi tiêu vốn: Liên quan tới chi tiêu về tài sản. Ngân sách này giúp cho
doanh nghiệp quản lý, tiên liệu được nhu cầu vốn trong tương lai.
5.1.2 Phân tích tài chính 5.1.2.1 Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là bảng cân đối cho biết tình trạng tài chính của một tổ chức tại một thời điểm. Bảng này giúp cho nhà quản trị kiểm tra khả năng tài chính của tổ chức.
5.1.2.2 Bảng kết toán thu nhập
Bảng kết tốn thu nhập là bảng phân tích hoạt động tài chính của tổ chức trong thời kỳ nhất định: tháng, quý, năm. Bảng này kiểm soát lợi nhuận của tổ chức, thể hiện thu nhập gộp, lãi ròng.
98
5.1.2.3 Kiểm toán
Kiểm toán là sự kiểm điểm chính thức những tài khoản, hồ sơ, những hoạt động của tổ chức, chủ yếu là những cơ chế kiểm tra của tổ chức. Có hai loại kiểm tốn:
Kiểm tốn bên ngồi: Do một bộ phận kế tốn độc lập bên ngồi tổ chức thực hiện.
Loại kiểm toán này là nhằm bảo vệ cổ đơng. Đối với cơng tác quản lý, loại kiểm tốn này có tác dụng giúp nhân viên kế tốn thực hiện cơng việc của mình một cách nghiêm túc.
Kiểm toán bên trong: Được thực hiện bởi nhân viên kế toán của tổ chức nhằm đánh
giá những hoạt động và chính sách của tổ chức.
5.2 Kiểm tra hành vi 5.2.1 Quan sát cá nhân 5.2.1 Quan sát cá nhân
Đây là kỹ thuật kiểm tra được thực hiện bằng cách theo dõi, quan sát trực tiếp người lao động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch. Tuy nhiên, kỹ thuật này tốn kém chi phí quản lý và đặc biệt là khi quy mô tổ chức tăng lên, cơng việc của người dưới quyền có tính chất phức tạp thì việc giám sát trực tiếp sẽ khó khăn hơn.
5.2.2 Kiểm tra quan liêu
Đây là kỹ thuật kiểm tra được thực hiện thông qua một hệ thống các nguyên tắc và các thủ tục vận hành chuẩn (SOPs) để định hướng hành vi của các bộ phận, các cá nhân. Các nguyên tắc và SOPs chỉ cho người lao động những gì họ nên làm và nên tuân theo. Kỹ thuật kiểm tra này có thể mang lại hiệu quả đối với những cơng việc thường ngày, ít thay đổi, song lại tạo ra sự kém năng động.
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Trình bày khái niệm và mục đích kiểm tra 2. Phân tích các nguyên tắc kiểm tra
3. Trình bày quy trình kiểm tra 4. Trình bày các loại hình kiểm tra 5. Trình bày các cơng cụ kiểm tra chính
6. Có phải tiêu chuẩn định lượng được chú trọng nhiều hơn tiêu chuẩn định tính trong q trình kiểm tra khơng?
99
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
TÌNH HUỐNG 1
XƯỞNG SẢN XUẤT BÁNH KẸO VĨNH HƯNG
Bà Hương là quản lý xưởng sản xuất bánh kẹo Vĩnh Hưng có 40 cơng nhân dưới quyền. Đây là xưởng sản xuất có quy mơ vừa, hoạt động linh hoạt theo nhu cầu giống như kiểu sản xuất gia đình nên tổ chức bộ máy đơn giản và gọn nhẹ. Giúp việc cho bà Hương trong xưởng có ba người: cơ Thanh phụ trách kế toán, anh Hùng phụ trách giao vật tư sản phẩm và ông Thịnh phụ trách kỹ thuật. Trong ba người giúp việc, ông Thịnh là người lớn tuổi nhất và có kinh nghiệm làm bánh kẹo gia truyền nên được bà Hương tin tưởng giao phụ trách toàn bộ hoạt động sản xuất của xưởng. Xưởng có một cửa hàng bán bánh kẹo đồng thời là văn phòng giao dịch của xưởng. Thơng thường, bà Hương chỉ có mặt ở cửa hàng để nắm bắt thị trường, xử lý đơn hàng và làm công việc đối ngoại, mọi việc ở phân xưởng đều giao cho ông Thịnh. Một hôm, ông Thịnh quyết định đình chỉ cơng việc của một cơng nhân vận hành máy đánh bột vì cơng nhân này đã từ chối vận hành máy theo lệnh của ông để sản xuất gấp một lượng bánh lớn. Bà Hương đã xuống xưởng để giải quyết sự việc và nhận thấy một bầu khơng khí khác thường ở đây. Bà lập tức tiếp xúc với các công nhân và được biết rằng, tất cả họ đang rất quan tâm đến vụ kỷ luật này vì họ thấy vụ kỷ luật này là khơng đúng và vơ lý. Họ nói rằng, ơng Thịnh đã ra lệnh vận hành máy trong những điều kiện vi phạm quy tắc an toàn lao động cho nên người công nhân đã từ chối thực hiện. Mọi người cho rằng ơng Thịnh có ác cảm với người cơng nhân kia. Qua nói chuyện với cơng nhân, bà Hương cịn biết thêm là có vài người đã bị thương khi vận hành máy đánh bột đó. Họ đã phản ánh tình trạng đó với ơng Thịnh nhưng khơng thấy ơng giải quyết.
Câu hỏi
1. Bà Hương phải làm gì để giải quyết tình huống trên? 2. Tình huống xảy ra có liên quan đến việc kiểm tra khơng?
100
4. Nếu ông Thịnh giữ nguyên ý kiến cho rằng phần sai hồn tồn thuộc về phía cơng nhân, bạn sẽ phản ứng ra sao khi bạn là công nhân ấy?
5. Hãy giúp bà Hương thiết kế một quy trình kiểm tra để phịng ngừa những tình huống tương tự như trên xảy ra
TÌNH HUỐNG 2
“CHIỀU THỨ SÁU VÀ SÁNG THỨ BẢY"
Vào sáng thứ hai, anh Sang - một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ sáu.
Sang khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ khá kỹ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các qui tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các thiết bị văn phịng có sẵn.
Sang tự tin rằng anh đã sắp xếp công việc đâu vào đấy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc.
Vài ngày trơi qua, Sang thấy rằng "nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ sáu đã đến và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi được 13.000 thư. Khơng cịn cách nào khác, anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ sáu và sáng thứ bảy để có thể gửi đi hết số cịn lại, dù vậy vẫn chậm một ngày.
Câu hỏi
1. Sang đã mắc phải lỗi nghiêm trọng gì trong quá trình kiểm tra?
101