Chương 4 : CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
1.1 Khái niệm
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. [3]
48
Hoạch định là quá trình xem xét quá khứ, quyết định trong hiện tại những vấn đề trong tương lai.
Hoạch định ở đây là một thuật ngữ để chỉ hoạch định chính thức. Hoạch định này được xây dựng dựa trên những kỹ thuật rõ ràng, những thủ tục chính xác và hướng tới tương lai. Tất cả các nhà quản trị từ cấp thấp đến cấp cao đều làm công việc hoạch định. Hoạch định không những vạch rõ con đường để đi đến mục tiêu đã định, mà còn chỉ ra giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức.
1.2 Vai trị
Mơi trường kinh doanh ngày nay thay đổi rất nhanh chóng. Hoạch định giúp cho tổ chức có thể hoạt động một cách hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi này, cụ thể là hoạch định giúp mang lại bốn lợi ích chính sau đây:
Nhận diện các thời cơ kinh doanh trong tương lai
Nhà quản trị chủ động nắm thời cơ để tạo thời thế hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng của thời thế. Thời cơ kinh doanh là một khoảng thời gian ngắn xuất hiện sự giao thoa giữa khả năng của doanh nghiệp và các cơ hội có được trên thị trường, có nghĩa là:
Thời cơ kinh doanh = Khả năng của doanh nghiệp + các cơ hội có được trên thị trường
Dự kiến trước và né tránh các nguy cơ, khó khăn
Việc hoạch định tập trung vào tương lai, do vậy nhà quản trị phải luôn đương đầu với những bất trắc, dữ kiện và nhất là những gì còn trừu tượng, mơ hồ trong tương lai. Hoạch định địi hỏi nhà quản trị phải nhìn trước, lường trước những biến đổi, dự đoán các biến cố cùng xu hướng trong tương lai, xem xét tác động của chúng và chuẩn bị những biện pháp thích ứng hợp lý nhất. Chính vì vậy, mà doanh nghiệp ln sẵn sàng ứng phó với những tình huống thay đổi có thể xảy ra và luôn luôn chủ động trước các bất trắc và rủi ro.
Triển khai kịp thời các chương trình hành động
Nhờ có hoạch định, nhà quản trị có thể tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảng thời gian khác nhau. Khi các kế hoạch, chương trình đã được thiết kế sẵn một cách cẩn thận và khoa học, việc thực hiện chúng sẽ chủ động, kịp thời, nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.
49 Tạo điều kiện cho hoạt động kiểm tra đạt hiệu quả
Kế hoạch của tổ chức cung cấp nền tảng cho hoạt động kiểm tra. Việc thực thi các hoạt động được mô tả trong kế hoạch có thể được đánh giá và điều chỉnh nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu. Việc kiểm tra giúp tổ chức đi đúng hướng trong tiến trình đạt mục tiêu.