Chương 7 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA
2. QUY TRÌNH KIỂM TRA
94
Thiết lập
Hình 7.1 Quy trình kiểm tra [9]
Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra
Tiêu chuẩn kiểm tra là những cột mốc mà dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị quản trị. Đó là những định mức, những chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể…
Tiêu chuẩn kiểm tra được đặt ra khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm tra. Nó có thể biểu hiện dưới dạng định tính hoặc dưới dạng định lượng. Tiêu chuẩn định lượng là những tiêu chuẩn đo được bằng lượng như số lượng sản phẩm, chi phí, giá cả, số giờ làm việc… do đó những thơng tin mang tính định lượng thường dễ kiểm tra. Tiêu chuẩn định tính khơng đo được bằng lượng như ý thức trách nhiệm, thái độ lao động… nên rất khó kiểm tra và thường đánh giá chúng qua các nhân tố trung gian (ví dụ dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá mặt đạo đức của con người). Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối.
Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn kiểm tra:
Nhất quán với các mục tiêu, chiến lược chung của tổ chức
Phải mang tính hiện thực (khơng q cao, khơng q thấp)
Phản ánh đúng bản chất vận động của đối tượng bị quản trị
Dễ dàng cho việc đo lường
Bước 2: Đo lường kết quả thực hiện
Tiến hành đo lường một cách khách quan đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra hoặc lường trước đối với những sự việc sắp xảy ra, sau đó so sánh với những tiêu chuẩn ở bước một để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ có sự sai lệch làm cơ sở cho
Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra
Bước 2: Đo lường kết quả thực hiện Điều chỉnh các sai lệch (nếu có) Phản hồi Điều chỉnh bước 1 (Nếu cần)
95
việc xác định các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh ở bước ba. Hiệu quả việc đo lường sẽ phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường. Đối với những tiêu chuẩn kiểm tra biểu hiện dưới dạng định lượng thì việc đo lường có thể đơn giản, nhưng đối với những tiêu chuẩn là định tính hoặc là những “tiêu chuẩn mờ“ thì việc đo lường rất phức tạp.
Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch (nếu có)
Sau khi phát hiện các sai lệch ở bước hai, cần phân tích ngun nhân của sự sai lệch đó, đồng thời đưa ra các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh khắc phục cần thiết.
Từ những nội dung được trình bày trên đây cho thấy kiểm tra là một hệ thống phản hồi hết sức quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi mà các nhà quản trị biết rõ hiện trạng của doanh nghiệp, biết rõ những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để chủ động thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Q trình này có thể được tóm tắt thơng qua hình 7.2 như sau:
Hình 7.2 Vịng phản hồi kiểm tra [9]