Chương 3 : QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
3. QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
Một quyết định quản trị là một phương án được lựa chọn trong số các phương án hiện có. Ra quyết định quản trị là tiến trình xác định các vấn đề hay cơ hội và giải quyết chúng.
37
Quy trình ra quyết định quản trị sau đây thường được áp dụng nhiều hơn cho các quyết định chưa chương trình hóa so với các quyết định đã chương trình hóa. Những vấn đề phát sinh không thường xuyên và dẫn đến hậu quả rất bất thường đòi hỏi nhà quản trị phải sử dụng tồn bộ quy trình. Ngược lại, những vấn đề phát sinh thường xuyên thường được xử lý theo các chính sách hay quy tắc, do vậy nhà quản trị không cần phải xây dựng và đánh giá các phương án mỗi khi các vấn đề đó phát sinh.
Bước 1: Nhận dạng và xác định vấn đề
Quy trình ra quyết định quản trị bắt đầu bằng việc nhận dạng và xác định một vấn đề, hay nói cách khác một vấn đề ở đây có thể được định nghĩa là sự khác biệt giữa tình trạng mong muốn và tình trạng hiện tại. Việc nhận dạng đúng vấn đề khơng phải là chuyện đơn giản. Nhìn nhận vấn đề đúng là yếu tố căn bản để có thể tiến đến quyết định hợp lý, hay nói một cách đơn giản hơn là nhà quản trị không thể sửa sai khi khơng biết cái sai là gì. Nếu vấn đề được nhận dạng hay xác định sai thì mọi quyết định đưa ra đều nhằm giải quyết vấn đề sai đó.
Để xác định vị trí của vấn đề, nhà quản trị phải dựa vào những tín hiệu cảnh báo sau đây:
Sự sai lệch so với thành tích cũ. Khi số lượng nhân viên nghỉ việc tăng, doanh số bán
hàng giảm, số lượng học sinh nhập học giảm, chi phí bán hàng tăng, năng suất lao động ngày càng giảm sút, tỷ lệ phế phẩm ngày càng tăng… đều là những tín hiệu cảnh báo là có vấn đề.
Sự sai lệch so với kế hoạch. Việc hoàn thành các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, nhân
sự, tài chính… một cách q dễ hay q khó cũng là những tín hiệu cảnh báo tốt để nhà quản trị xem xét lại việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình, đồng thời đề ra các giải pháp giúp khắc phục tình trạng nêu trên.
Sự phê phán từ bên ngoài. Những hành động của người ngồi có thể chỉ báo các vấn
đề. Khách hàng khơng hài lịng về chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng; người dân cho rằng cán bộ phường quan liêu, hách dịch; đối tác nhận định công ty làm ăn kém năng động… là những dấu hiệu đáng để nhà quản trị phải xem xét và đưa ra quyết định kịp thời.
Việc nhận dạng và xác định vấn đề liên quan đến các năng lực hoạch định và điều hành của nhà quản trị thể hiện ở ba khía cạnh sau đây:
38
Nhận biết trước các tác động từ môi trường bên trong và bên ngoài. Nhận biết trước là
cơ sở cho việc xây dựng các phương án, giải pháp nhằm thích ứng với sự thay đổi của môi trường.
Làm rõ các nhân tố và xác định các nguyên nhân của vấn đề, không nên chỉ đơn thuần
xác định các triệu chứng của vấn đề đó
Liên kết giữa kết quả hiện tại với mục tiêu mong đợi của từng bộ phận hay toàn bộ tổ
chức
Bước 2: Xác định mục tiêu
Một khi đã xác định được vấn đề, nhà quản trị phải xác định mục tiêu cần đạt được và cụ thể hóa chúng thơng qua các tiêu chuẩn để đo lường. Mục tiêu đó chính là kết quả cần đạt được, nó định hướng cho các quyết định và hành động sau này. Các tiêu chuẩn đánh giá phải đảm bảo tính định lượng, dễ hiểu, dễ đánh giá và thực tế. Số lượng các tiêu chuẩn tùy thuộc vào bản thân vấn đề và các mục tiêu cần đạt được.
Bước 3: Xây dựng các phương án, giải pháp
Bước tiếp theo là liệt kê các phương án khả thi có thể giải quyết vấn đề một cách thành công và hậu quả tiềm ẩn của từng phương án. Đây là bước rất quan trọng và có ảnh hưởng đến chất lượng của quyết định. Số lượng các phương án phụ thuộc vào yếu tố thời gian và tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết. Thơng thường khi có nhiều phương án thì khả năng chọn lựa một phương án tốt là cao, nhưng lại tốn nhiều thời gian và chi phí. Do vậy việc tìm kiếm các phương án phải được thực hiện trong những giới hạn nhất định về thời gian và chi phí.
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án/ giải pháp
Mỗi một phương án được đề ra là một cách sử dụng các nguồn tài nguyên khác nhau để đi đến cái đích cuối cùng là giải quyết vấn đề. Các phương án đã xây dựng xong thì cần phải đánh giá, so sánh chúng để lựa chọn phương án tốt nhất. Phương án tốt nhất thường là phương án có thể đem lại những kết quả thuận lợi nhất với chi phí thấp nhất và tránh được những kết quả bất lợi nhất trên cơ sở các mục tiêu đã định trước. Kết quả đạt được trong mỗi phương án mỗi khác và thường rơi vào một trong ba tình huống sau:
Chắc chắn. Nhà quản trị hoàn toàn biết rõ kết quả của từng phương án.
39
Thất thường. Nhà quản trị hồn tồn khơng biết xác suất các kết quả của từng phương
án.
Thông thường nhà quản trị phải học cách lựa chọn phương án với một sự mạo hiểm và rủi ro nhất định.
Việc đánh giá tính khả thi của phương án phải được xem xét đầu tiên. Nếu khơng đạt thì quay lại bước ba để xác định lại phương án đạt tiêu chuẩn. Nếu đạt thì xét tiếp đến tính phù hợp và cuối cùng là tính hậu quả của mỗi phương án, giải pháp. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần cân nhắc các khía cạnh đạo đức, xã hội, pháp lý… bên cạnh tính kinh tế và xem xét cả khả năng và nguồn lực cần thiết cho việc thực thi quyết định.
Bước 5: Thực hiện quyết định quản trị
Việc tổ chức thực hiện quyết định quản trị cũng là một bước rất quan trọng. Một quyết định khơng được thực hiện thì chẳng khác gì một ý tưởng hão huyền. Một quyết định tốt hồn tồn có thể bị làm hỏng do thực hiện không tốt, do vậy không thể đạt được kết quả như mong muốn.
Để thực hiện quyết định quản trị đúng, nhà quản trị cần:
Phổ biến, truyền đạt nội dung quyết định quản trị đến các bộ phận, thành viên liên quan
Lập kế hoạch cụ thể (cái gì cần đạt được? ai thực hiện? khi nào bắt đầu? khi nào kết thúc? thực hiện bằng phương tiện nào?...) và triển khai tổ chức thực hiện quyết định quản trị
Bước 6: Kiểm tra, đánh giá
Việc quản trị có hiệu quả địi hỏi phải định kỳ lượng định các kết quả. Nếu có sự sai lệch giữa kết quả thực tế so với kết quả dự kiến (mục tiêu) thì phải có sự thay đổi phương án đã chọn, cách thức thực hiện hay thậm chí có thể thay đổi mục tiêu ban đầu nếu thấy rằng không thể đạt được. Trường hợp phải xem xét lại mục tiêu ban đầu thì tồn bộ quy trình ra quyết định quản trị phải được lặp lại. Trên thực tế, vì nhiều lý do khác nhau, việc thực hiện quyết định quản tri không phải lúc nào cũng như mong muốn, do vậy cần thiết phải có sự kiểm tra tồn bộ q trình thực hiện quyết định để điều chỉnh các sai sót một cách kịp thời. Sau khi quyết định quản trị đã được thực hiện xong thì cần đánh giá lại những gì
40
đã làm được, những gì cần làm tiếp, nguyên nhân của các sai lệch và những bài học kinh nghiệm thu được.