Chương 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1.1 Khái niệm
Chức năng tổ chức là một trong những chức năng của nhà quản trị liên quan đến việc thành lập các bộ phận trong tổ chức, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. [7]
Công việc tổ chức thường được xem xét trên ba khía cạnh:
Tổ chức bộ máy: Thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Tổ chức công việc: Xây dựng các nguyên tắc và thủ tục hoạt động nhằm đảm bảo cho
59
Tổ chức nhân sự: Xác định quyền hạn, trách nhiệm và xây dựng mối quan hệ giữa các
đơn vị, các bộ phận nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành ổn định, chính xác và hiệu quả
Cơng việc tổ chức có các đặc điểm chung như sau:
Kết hợp các nỗ lực của các thành viên: Khi các cá nhân cùng tham gia và phối hợp
hoạt động thì những cơng việc phức tạp và to tát có thể được hồn thành bởi vì sức mạnh của một tập thể thống nhất bao giờ cũng lớn hơn sức mạnh của một cá nhân riêng lẻ.
Phân công lao động: Trên cơ sở phân chia công việc theo chuyên môn cho các thành
viên mà tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của mình một cách hiệu quả.
Hệ thống thứ bậc quyền lực: Quyền lực là quyền điều khiển hoạt động của người
khác. Nếu không có hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì khó có sự phối hợp các thành viên với nhau.
1.2 Nguyên tắc
Tổ chức quản trị phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực
tiếp.
Gắn với mục tiêu: Bộ máy tổ chức phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm thiểu chi phí.
Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các bộ
phận, đơn vị với nhau
Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với sự thay đổi của mơi
trường bên ngồi và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong mọi hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
1.3 Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức
Có bốn yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xây dựng bộ máy tổ chức. Hay nói cách khác, khi xây dựng bộ máy tổ chức, các nhà quản trị phải căn cứ vào các vấn đề sau:
Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức: Chiến lược kinh doanh xác định các
nhiệm vụ, quyết định loại công nghệ, kỹ thuật và đặc điểm của con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ đó, do vậy nó ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức - với ý nghĩa là bộ máy điều hành cơng việc. Hay nói cách khác, bộ máy lập ra nhằm thực
60
hiện mục tiêu nên khi mục tiêu thay đổi dẫn đến bộ máy thay đổi.
Môi trường vi mô và vĩ mô của doanh nghiệp: Tất cả các tổ chức đều chịu sự tác động
từ môi trường. Tổ chức muốn tồn tại thì phải có khả năng thích nghi với những thay đổi của mơi trường. Sự cạnh tranh tồn cầu, sự thúc ép đổi mới sản phẩm từ đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng về chất lượng và phân phối ngày càng cao hơn và nhanh hơn… là những ví dụ của môi trường thay đổi. Ngày nay nhà quản trị có khuynh hướng thiết lập cơ cấu tổ chức theo hướng mềm dẻo và linh hoạt để có thể thích nghi nhanh với những biến đổi của môi trường.
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: Bao gồm cơng nghệ, kỹ thuật sản xuất, ngành
nghề, trình độ phát triển… Các yếu tố này khác nhau sẽ đòi hỏi cách thức quản lý khác nhau, trình độ nhân viên khác nhau, nhu cầu nhân lực khác nhau, do vậy dẫn đến cách thức hình thành bộ máy tổ chức phải khác nhau và mang tính đặc thù. Thơng thường, tổ chức sử dụng cơng nghệ hiện đại thì cơ cấu tổ chức gọn nhẹ hơn.
Các nguồn lực của doanh nghiệp: Mỗi cơ cấu tổ chức đều cần có chi phí hoạt động và
thường được xây dựng phù hợp với trình độ và tác phong làm việc của nhân viên trong tổ chức ấy. Do vậy khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải xem xét đến yếu tố nguồn lực để chọn lựa mơ hình phù hợp mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm.
Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô khác nhau sẽ dẫn đến số lượng các bộ phận và
mức độ phức tạp của các hoạt động sẽ khác nhau, do vậy bộ máy tổ chức cũng khác nhau. Quy mơ lớn thì sự phức tạp tăng do các mối quan hệ và sự chuyên mơn hóa trong tổ chức tăng lên và ngược lại.
1.4 Tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất. [7]
Tầm hạn quản trị rộng: Mỗi nhà quản trị điều khiển một số đông người dưới quyền. Bộ
máy tổ chức sẽ ít tầng nấc trung gian, bộ máy có dạng thấp. Tầm hạn quản trị rộng chỉ mang lại hiệu quả khi công việc của cấp dưới đơn giản, khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, khi công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi và cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều.
61
Tầm hạn quản trị hẹp: Mỗi nhà quản trị sẽ điều khiển một số ít người dưới quyền. Bộ
máy tổ chức sẽ nhiều tầng nấc trung gian, bộ máy có dạng cao. Tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn khi cơng việc của cấp dưới trực tiếp phức tạp, khi năng lực của nhà quản trị cịn hạn chế, khi trình độ của cấp dưới không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, cơng việc khơng có kế hoạch.
Khi xác định một tầm hạn quản trị hợp lý phải căn cứ vào mức độ phức tạp của hoạt động và số lượng nhân viên:
Hình 5.1 Mối quan hệ giữa số lượng nhân viên và mức độ phức tạp của hoạt động [9]
1.5 Quyền hành trong quản trị
Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo sự chỉ đạo của mình. Trong cơng tác quản trị, quyền hành luôn luôn kèm theo chức vụ quản trị.
Theo nhà xã hội học người Đức - Max Weber cho rằng, quyền hành của nhà quản trị chỉ đầy đủ khi hội đủ ba yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ; cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng; và bản thân nhà quản trị có khả năng và có các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng.
Có thể nói, quyền hành là cơng cụ của nhà quản trị. Muốn quản trị, phải có quyền. Tuy nhiên, quyền hành của nhà quản trị là có giới hạn. Trong thực tiễn, quyền hành của nhà quản trị bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như luật pháp và các quy định của nhà nước, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học của con người…
1.6 Phân cấp quản trị
Phân cấp quản trị chính là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp trên cho các nhà quản trị cấp dưới nhằm mục đích đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với điều kiện thực tiễn. Mục đích của việc phân cấp chủ yếu là nhằm tạo điều kiện
62
cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời với những thay đổi của môi trường bên ngồi; giải phóng bớt khối lượng cơng việc cho nhà quản trị cấp cao; đồng thời qua đó tạo điều kiện để đào tạo đội ngũ kế cận chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết.