Chương 7 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA
1. NHỮNG VẤN ĐẾ CHUNG CỦA CHỨC NĂNG KIỂM TRA
1.1 Khái niệm
Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp
93
thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã định. [10]
1.2 Mục đích
Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Việc kiểm tra giúp phát
hiện sai lệch (nếu có) và điều chỉnh sai lệch nhằm làm cho việc thực hiện kế hoạch đi đúng hướng và đạt mục tiêu như đã định.
Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. Quá trình kiểm
tra giúp phân bổ và điều chỉnh các nguồn lực phù hợp với kế hoạch đã đề ra.
Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị, bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.
Từ sự phân tích nguyên nhân sai lệch, nhà quản trị nhận ra những vấn đề tồn đọng, cần giải quyết ở từng đơn vị, bộ phận có liên quan.
Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp. Biểu mẫu
kiểm tra và cách thức thu thập thơng tin được hình thành trên cơ sở nội dung, vấn đề cần kiểm tra.
Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị. Từ việc phát hiện sai lệch và
điều chỉnh những sai lệch đó giúp cho nhà quản trị có thể rút ra được các bài học kinh nghiệm và đưa ra các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý ngày càng tốt hơn.
1.3 Tác dụng
Một nhà quản trị hữu hiệu cần phải theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên của mình phải làm, những mục tiêu mà họ phải đạt được, qua đó giúp cho việc thực hiện các cơng việc tốt hơn và giảm thiểu sai sót.
Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy trong việc thường xuyên theo dõi, giải thích các báo cáo và các số liệu hàng ngày.