Chương 3 : QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
5. QUYẾT ĐỊNH TẬP THỂ
Trong phần lớn các tổ chức, rất nhiều các quyết định đều do các tổ, nhóm, ủy ban hay các tập thể khác đưa ra. Các nhà quản trị thường hay phải đối mặt với những tình huống mà trong đó họ phải tìm kiếm và kết hợp những ý kiến sáng suốt trong các cuộc họp tập thể. Các vấn đề phức tạp thường đòi hỏi sự hiểu biết chuyên môn ở nhiều lĩnh vực, thường là khơng thể có ở một người. Yêu cầu này kết hợp với thực tại là các quyết định đưa ra cuối cùng phải được nhiều đơn vị trong tổ chức đó chấp nhận và thực hiện, đã làm tăng việc sử dụng phương thức tập thể cho quá trình ra quyết định quản trị.
Rất nhiều cơng trình nghiên cứu đã chứng tỏ rằng những quyết định quản trị với sự nhất trí của năm hay nhiều người tham gia đều có chất lượng cao hơn việc ra quyết định cá nhân, việc biểu quyết theo đa số và những quyết định của người dẫn đầu.
41
Có những quyết định nhất định nên để tập thể đưa ra, trong khi vẫn có những quyết định lại thích hợp hợp hơn với phương thức ra quyết định cá nhân. Những quyết định chưa chương trình hóa có vẻ là thích hợp hơn với phương thức ra quyết định tập thể bởi vì những quyết định như vậy thường đòi hỏi sự đóng góp của tập thể có nhiều thơng tin, nhiều cách tiếp cận để đi đến một giải pháp. Nhà quản trị cần phải biết khi nào thì nên dùng quyết định tập thể.
Việc phát huy năng lực sáng tạo của tập thể là đặc biệt cần thiết khi các cá nhân thuộc các bộ phận khác nhau của tổ chức phải đóng góp ý kiến của mình để hình thành các ý tưởng, tìm hiểu các vấn đề và đi đến những quyết định đúng đắn hơn. Ba kỹ thuật sau đây giúp phát huy năng lực sáng tạo của tập thể trong việc ra quyết định:
Kỹ thuật động não
Kỹ thuật động não là kỹ thuật mà các nhà quản trị dễ dùng nhất. Mục tiêu của kỹ thuật này là đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt và khuyến khích các ý tưởng mới. Nhà quản trị có thể đưa vấn đề ra thảo luận nhóm và khuyến khích mọi người đưa ra giải pháp mà không được phép phê phán bất kỳ một giải pháp nào với mục tiêu là số lượng các giải pháp sẽ quan trọng hơn chất lượng các giải pháp. Khi thảo luận, có thể dùng giấy A0 hoặc bảng, hoặc máy chiếu để liệt kê tất cả các giải pháp mà mọi người đưa ra. Việc ghi lại và cho mọi người trong cuộc họp biết ngay những ý kiến vừa đề xuất có tác dụng kích thích sự sáng tạo của tất cả mọi người và động viên mọi người cùng tham gia vào quá trình đề xuất giải pháp. Kỹ thuật động não cũng có thể được dùng với một cá nhân khi phải suy nghĩ độc lập và khơng có điều kiện để tham khảo ý kiến của đông đảo mọi người trong cuộc họp.
Lưu ý, khi dùng kỹ thuật động não cần phải tuân thủ những quy tắc nghiêm ngặt sau:
Khơng có ý tưởng nào là đáng buồn cười. Các thành viên được khuyến khích nói lên mọi ý tưởng cực đoan hay kỳ quặc, không ai được phê phán hay đánh giá chúng.
Mọi ý tưởng được nêu ra đều thuộc về tập thể, chứ không phải thuộc về cá nhân người đưa ra nó. Nhờ vậy, các thành viên của tập thể có thể sử dụng và phát triển ý tưởng của mình dựa trên những ý tưởng của người khác.
42
Mục đích của những quy tắc đó là nhằm kích thích hình thành các ý tưởng, đồng thời tránh sự ức chế đối với các thành viên khi phải đối mặt với tập thể.
Kỹ thuật động não được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quảng cáo và một số lĩnh vực khác.
Kỹ thuật Delphi
Là kỹ thuật được sử dụng trong các quyết định tập thể, nó khơng địi hỏi sự hiện diện của các thành viên và không đối mặt nhau để tránh những áp lực lên nhau. Kỹ thuật này gồm các bước sau:
1. Vấn đề đặt ra, các thành viên được yêu cầu cho các giải pháp thông qua việc trả lời một loạt các câu hỏi được chuẩn bị một cách cẩn thận.
2. Mỗi thành viên hoàn tất một cách độc lập bảng câu hỏi theo các quan điểm và phương án của riêng mình.
3. Những kết quả của lần trả lời thứ nhất được tập hợp lại.
4. Đánh giá, tóm lược các câu trả lời thành ý kiến nhất trí và in ra, mỗi thành viên nhận một bảng đánh giá kết quả tóm lược đó trong phiếu câu hỏi thứ hai.
5. Sau khi xem xét lại kết quả tóm lược trong phiếu câu hỏi thứ hai, mỗi thành viên được yêu cầu đánh giá độc lập những câu trả lời trước đây của mình.
6. Nhắc lại bước 4 và 5 nhiều hay ít tùy theo yêu cầu cho đến khi có sự nhất trí giữa các thành viên theo một giới hạn nhất định.
Kỹ thuật tập thể danh nghĩa (NGT)
Là một nhóm các nhà quản trị có trách nhiệm ra quyết định họp lại để tìm ra giải pháp trên cơ sở đánh giá các phương án của mỗi cá nhân. Kỹ thuật này kết hợp cả giai đoạn dùng lời lẫn không dùng lời và bao gồm các bước sau:
1. Các thành viên họp lại, trước khi thảo luận mỗi người tự ghi ra ý kiến của mình. 2. Sau đó mỗi người lần lượt trình bày những ý kiến của mình và cứ tiếp tục như vậy
cho tới khi khơng cịn ý kiến của ai nữa, tất cả các ý kiến đều được ghi nhận đầy đủ.
3. Tập thể bây giờ mới thảo luận và đánh giá từng ý kiến.
4. Mỗi thành viên độc lập cho điểm các ý kiến, quyết định sau cùng là ý kiến được nhiều điểm nhất.
43
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Trình bày khái niệm, yêu cầu của quyết định quản trị 2. Trình bày ngắn gọn các chức năng của quyết định quản trị
3. Vì sao quyết định quản trị phải đảm bảo tính thống nhất? Cho ví dụ minh họa 4. Trình bày tiến trình ra quyết định quản trị
5. Trình bày các mơ hình ra quyết định quản trị. Theo bạn mơ hình nào là tối ưu nhất? 6. So sánh giữa quyết định quản trị cá nhân và quyết định quản trị tập thể
44
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG TÌNH HUỐNG 1
CƠNG TY CHẾ BIẾN THỦY SẢN
Trong kho lạnh của một doanh nghiệp có 100 tấn tôm đã chế biến chỉ còn chờ sáu (6) ngày nữa là xuất đi khi có tàu theo hợp đồng đã ký với một khách hàng nước ngoài. Trong phân xưởng chế biến có 10 tấn tôm nguyên liệu. Nếu không giao hàng đúng hợp đồng cơng ty sẽ phải chịu hồn toàn trách nhiệm theo hợp đồng đã ký. 7h sáng nay, giám đốc đến và nhận được thông báo cắt điện từ 8h sáng nay do hệ thống đường điện bị hỏng và phải mất ba (3) ngày nữa mới có điện. Trong khi đó kho lạnh chỉ giữ nhiệt được trong vòng hai (2) ngày và máy phát điện dự phịng của cơng ty bị hỏng do bị nước vào và chưa rõ khi nào thì sửa được.
Câu hỏi
Là giám đốc bạn sẽ làm gì để có thể bảo quản tốt 100 tấn tôm đã chế biến và 10 tấn tơm ngun liệu?
TÌNH HUỐNG 2
CỬA HÀNG WRAP & ROLL
Bạn là người quản lý một cửa hàng ăn uống Wrap & Roll tại thành phố Hồ Chí Minh. Trong nhiều năm cửa hàng hoạt động rất thành công và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đặc biệt là những món ăn của cửa hàng rất phù hợp với khẩu vị của đại đa số khách hàng. Mặt khác, giá cả phải chăng phù hợp với những người có thu nhập trung bình; cách phục vụ của nhân viên là khá ân cần và lịch sự đã tạo ra được nhiều thiện cảm với khách hang; cửa hàng lại tọa lạc tại một vị trí khá thuận lợi. Chính những yếu tố trên đã làm cho số lượng khách đến với cửa hàng ngày càng đông hơn và doanh thu cũng ngày càng tăng lên. Thế nhưng, trong vài tháng trở lại đây, doanh số của cửa hàng bỗng nhiên bị sụt hẳn (giảm 30%). Sau một thời gian tìm hiểu, bạn đã xác định được nguyên nhân của vấn đề là
45
do cửa hàng của mình bị cạnh tranh (trong tháng trước, có một cửa hàng ở gần đó mới khai trương và đi vào hoạt động, cửa hàng này có vẻ hấp dẫn hơn và có nhiều biện pháp rất tinh vi đang lôi kéo khách hàng của bạn sang cửa hàng của họ).
Câu hỏi
Bạn hãy vận dụng quy trình ra quyết định quản trị để giải quyết vấn đề này
TÌNH HUỐNG 3
DU NGOẠN NAM THÁI BÌNH DƯƠNG
Bạn đang ở trên một con tàu lênh đênh trên mặt biển Nam Thái Bình Dương. Con tàu của bạn đang gặp sóng dữ, có khả năng chìm xuống đáy biển. Lúc này, bạn đã có sẵn một chiếc thuyền cao su cứu nạn (đã bơm đầy khơng khí). Trên thuyền đã có sẵn một bao thuốc lá, một bao diêm. Ngồi các thứ trên, bạn cịn có 15 vật dụng sau đây trên tàu. Bạn phải quyết định tức thời chọn thứ tự ưu tiên 15 vật dụng đó để cứu nạn nếu bạn vào được đất liền hoang vu bằng thuyền cao su. Thời gian lúc này vô cùng quý giá, bạn không được chần chừ.
Các vật dụng như sau: 1. La bàn
2. Gương và hộp cạo râu 3. Một thùng nước ngọt 4. Màn chống muỗi 5. Mì ăn liền
6. Bản đồ Thái bình dương 7. Phao cứu nạn
8. Một thùng dầu chạy máy 9. Radio nhỏ
10. Hoá chất chống cá mập 11. 10 túi nhựa lớn (1mx1,4m) 12. Thùng 50 lít rượi Rum 13. Dây thừng nylon 20m
46
14. Hai hộp Sôcôla 15. Bộ đồ câu cá
Câu hỏi
Hãy xếp thứ tự 15 vật dụng trên theo thứ tự hiểu biết của bạn và giải thích vì sao bạn lựa chọn cách sắp xếp đó
47