Chương 5 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
2. CƠ CẤU TỔ CHỨC
2.2 Các mơ hình cơ cấu tổ chức cơ bản (7 mơ hình)
2.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Yêu cầu:
Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp
Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến
Quyền hành được phân định rõ ràng
Cơ cấu này rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sản xuất sản phẩm không phức tạp và sản xuất liên tục. Khi tổ chức phát triển rộng lớn hơn thì mơ hình này khơng cịn thích hợp.
63
Bảng 5.1 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến
Ưu điểm Nhược điểm
- Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng
- Khơng chun mơn hóa, địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn diện
- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ
- Hạn chế việc sử dụng các chun gia có trình độ cao về từng mặt
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng - Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng
2.2.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Yêu cầu:
Có sự tồn tại các đơn vị chức năng, không theo tuyến
Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến
Mỗi cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình
Cơ cấu này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp bắt đầu phát triển về quy mô, địi hỏi tính chun mơn hóa, tuy nhiên ngày nay ít được sử dụng do có nhiều nhược điểm.
64
Bảng 5.2 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng
Ưu điểm Nhược điểm
- Được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu
- Vi phạm chế độ một thủ trưởng - Khơng địi hỏi nhà quản trị
phải có kiến thức tồn diện
- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng - Dễ đào tạo và dễ tìm nhà
quản trị
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phịng ban chức năng với nhau gặp nhiều khó khăn
- Khó xác định trách nhiệm, hay đổ trách nhiệm cho nhau
2.2.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
Yêu cầu:
Phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm của hai cơ cấu trực tuyến và chức năng
Lãnh đạo sản xuất áp dụng theo nguyên tắc của trực tuyến
Lãnh đạo các phòng ban chức năng chỉ làm công tác tham mưu, giúp việc chứ không đưa ra quyết định
Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu tổ chức trực tuyến và chức năng. Trong cơ cấu tổ chức quản trị này, các đơn vị chức năng tồn tại mang tính chun mơn, khơng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
Cơ cấu này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mơ lớn, tính chun mơn hóa cao. Cơ cấu này cũng thường thấy trong các lĩnh vực phi sản xuất. Người ta thường khuyến cáo các doanh nghiệp nên áp dụng mơ hình này nhưng phải có nội quy đầy đủ để tránh xu hướng trở lại thành mơ hình cơ cấu tổ chức chức năng.
65
Hình 5.4 Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng [9]
Bảng 5.3 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng
Ưu điểm Nhược điểm
- Có ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng.
- Nhiều tranh luận xảy ra, do đó nhà quản trị phải giải quyết thường xuyên
- Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ - Hạn chế sử dụng kiến thức chun mơn - Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn
vị chức năng
2.2.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận
Cơ cấu tổ chức theo ma trận có nhiều tên gọi khác nhau như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm. Đây là cơ cấu rất hấp dẫn hiện nay.
Yêu cầu:
Sử dụng ít cấp quản trị
Có nhiều người lãnh đạo: theo tuyến, chức năng, đề án
Các ban quản lý hình thành và giải thể dễ dàng
Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau
Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một lĩnh vực nhất định.
Giám đốc P.GĐ sản xuất Phòng KT Phòng KCS P.GĐ kinh doanh Phòng NS CH 2 PX 1 PX 2 PX 3 CH 3 CH 1 Phòng TC Phòng KH
66 Sau khi đề án hoàn thành, các thành viên trở về vị trí, đơn vị cũ.
Cơ cấu tổ chức theo ma trận thường hay thấy trong các cơng ty có quy mơ lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia. Loại cơ cấu này hiện nay được quan tâm nhiều vì tính linh hoạt và thích ứng trong mơi trường hội nhập và cạnh tranh quốc tế.
Hình 5.5 Cơ cấu tổ chức theo ma trận [9]
Bảng 5.4 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo ma trận
Ưu điểm Nhược điểm
- Linh động - Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận
- Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả
- Cơ cấu này địi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn
- Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động
- Phạm vi sử dụng cịn hạn chế vì địi hỏi một trình độ nhất định
- Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng
2.2.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lý
Yêu cầu:
67
Cơ cấu tổ chức theo địa lý thường áp dụng đối với những doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng lớn, có đặc điểm là hoạt động quản trị được gộp nhóm theo từng địa phương và giao cho một người quản lý lãnh đạo khu vực đó nhằm khuyến khích sự tham của các địa phương và khai thác những thế mạnh trong các hoạt động ở địa phương.
Hình 5.6 Cơ cấu tổ chức theo địa lý [9]
Bảng 5.5 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo địa lý
Ưu điểm Nhược điểm
- Giao trách nhiệm cho các cấp thấp hơn - Cần nhiều người làm công việc quản lý từng khu vực
- Chú ý các thị trường và những vấn đề địa phương, cạnh tranh có hiệu quả ở các khu vực địa phương
- Vấn đề kiểm soát của quản lý cấp cao nhất khó khăn hơn
- Tăng cường sự kết hợp theo vùng, xác định được lợi thế cạnh tranh vùng trong chiến lược phát triển
2.2.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Yêu cầu:
68 Bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác
nhau về sản phẩm đó.
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm cho phép ban quản trị cao nhất trao các quyền hạn lớn hơn cho ban quản lý bộ phận theo các chức năng sản xuất, bán hàng, dịch vụ và kỹ thuật liên quan đến một sản phẩm hay dây chuyền sản phẩm cho trước và chỉ rõ mức trách nhiệm chính về lợi nhuận của người quản lý mỗi bộ phận này.
Hình 5.7 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm [9]
Bảng 5.6 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Ưu điểm Nhược điểm
- Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm, cho phép phát triển và đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ
- Cần nhiều người có năng lực quản lý chung; Địi hỏi trình độ quản lý khác nhau đối với từng dãy sản phẩm nên chi phí quản lý cao
- Đặt trách nhiệm lợi nhuận cho cả cấp khu vực
- Khả năng hợp tác các bộ phận kém, dễ dẫn tới tính cục bộ giữa các bộ phận - Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ
chức
Phòng Marketing
Phòng K.doanh
69
2.2.7 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Yêu cầu:
Chia khách hàng thành từng nhóm nhỏ có những vấn đề, nhu cầu giống nhau và được đáp ứng bởi chuyên viên của ngành đó nhằm mục đích phục vụ khách hàng hiệu quả hơn
Cơ cấu này được áp dụng khi doanh nghiệp có nhiều dạng khách hàng khác nhau và nhu cầu của khách hàng là quan trọng.
Hình 5.8 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng [9]
Bảng 5.7 Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Ưu điểm Nhược điểm
- Khuyến khích sự chú ý đến địi hỏi của khách hang
- Có thể khó kết hợp hoạt động giữa các nhu cầu khách hàng trái ngược nhau - Tạo cho khách hàng cảm giác họ có
những người cung ứng hiểu biết
- Cần có người quản lý và chuyên gia tham gia tham mưu các vấn đề của khách hàng
- Phát triển chuyên môn sâu về khu vực khách hàng
- Các nhóm khách hàng có thể khơng phải luôn được xác định rõ ràng
Tổng Giám Đốc Ngân hàng Đô thị công cộng Ngân hàng Hợp tác xã Ngân hàng Sự nghiệp Cho vay bất động sản và thừa kế Ngân hàng Nông nghiệp
70