Chương 7 : CHỨC NĂNG KIỂM TRA
4. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” giáo sư Koontz và O’Donnell của Đại học California đã liệt kê bảy nguyên tắc mà các nhà quản trị cần tuân thủ khi xây dựng cơ chế kiểm tra như sau:
1) Kiểm tra phải được thiết kế trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù
hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Ví dụ kiểm tra hoạt động bán hàng khác
với kiểm tra bộ phận tài chính; kiểm tra cơng việc của Phó giám đốc khác với kiểm tra công việc của Cửa hàng trưởng…
2) Kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị. Việc kiểm tra phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp với những vấn đề mà họ đang quan tâm.
3) Kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu. Trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức. Đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng khơng đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất…
4) Kiểm tra phải khách quan. Dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, khơng mang tính định kiến, thiên vị…
5) Kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức. Để có hiệu quả, bất kỳ một hệ thống hoặc một kỹ thuật kiểm tra nào cũng cần phải phù hợp với đặc điểm bên trong tổ chức.
97
6) Kiểm tra phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế. Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành. Thơng thường, các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch được từ việc kiểm tra lại không tương xứng.
7) Kiểm tra phải đưa đến hành động. Đó là các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch, nếu khơng thì việc kiểm tra sẽ trở nên vơ nghĩa.