CHƯƠNG 3 ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
3.2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN
3.2.1. Thiết lập định dạng cho đoạn văn bản
a) Các kiểu căn lề - Alignment
Căn lề là chức năng xác lập hình thức căn ngang của các Paragraph (đoạn văn bản) trong một trang in. Ta có thể thay đổi các kiểu căn lề cho các đoạn văn bản để nâng cao hiệu quả việc hiển thị nội dung tài liệu. MS Word 2013 cung cấp 4 loại căn lề theo bảng dưới đây:
Tùy chọn căn lề Nút Phím tắt Mơ tả
Align Left (Căn trái)
Ctrl+L Căn toàn bộ đoạn văn bản sát cạnh trái trang in.
Center (Căn giữa)
Ctrl+E Căn toàn bộ đoạn văn bản ở giữa trang in.
Align Right (Căn phải)
Ctrl+R Căn toàn bộ đoạn văn bản sát cạnh phải trang in.
Justify (Căn đều)
Ctrl+J Căn toàn bộ đoạn văn bản vừa vặn khổ trang in.
Cách thực hiện:
0 Chọn một vị trí bất kỳ trong đoạn văn bản cần căn lề.
b) Thiết lập thụt lề - Indent
Thụt lề là khoảng trống giữa đoạn văn bản với lề trái hoặc lề phải của trang in. Ta có thể thụt lề các đoạn văn trong tài liệu từ lề trái hoặc lề phải. Ta cũng có thể chỉ thụt lề dịng đầu tiên trong một đoạn văn bản.
Cách thực hiện bằng ký hiệu trên thanh Ruler ngang:
MS Word 2013 cung cấp 4 biểu tượng đánh dấu thanh Ruler ngang để điều chỉnh độ thụt lề đoạn văn bản.
Biểu tượng Mô tả
First Line Indent Điều chỉnh độ thụt lề của dòng đầu tiên trong đoạn văn bản.
Hanging Indent Điều chỉnh độ thụt lề của các dòng sau dòng đầu tiên trong đoạn văn bản.
Left Indent Điều chỉnh độ thụt lề bên trái của tất cả các dòng trong đoạn văn bản.
Right Indent Điều chỉnh độ thụt lề bên phải của tất cả các dòng trong đoạn văn bản. Sau khi chuyển con trỏ màn hình đến đoạn văn bản cần thiết lập thụt lề ta chỉ cần nhấn và giữ chuột vào biểu tượng tương ứng, rồi di chuột sang trái hoặc sang phải để tăng/giảm độ thụt lề. Cách thực hiện bằng hộp thoại Paragraph:
0 Chọn đoạn văn bản cần thụt lề.
41. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragrpah.
2 Left Align Left Center Righ Align Justify
First Line Indent Hanging Indent
Right Indent Left indent
42. Trong hộp thoại Paragraph, trong phần Indentation, nhập khoảng cách thụt lề vào 2 mục Left
và Right để thụt lề trái/phải.
43. Trong mục Special, chọn First line hoặc Hanging, đồng thời điền khoảng cách để thụt lề dòng
đầu tiên hoặc tất cả các dòng.
44. Chọn nút OK để kết thúc.
c) Tô màu nền đoạn văn bản – Shading
Shading là chức năng cho phép tô màu nền đoạn văn bản với mục đích nhấn mạnh, thu hút
sự chú của người đọc đối với đoạn văn bản đó. Cách thực hiện: 0 Chọn đoạn văn bản cần tô màu.
1 2
3 4
45. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chuột vào biểu tượng bên cạnh nút Shading.
Bảng danh sách các màu sắc sẽ xuất hiện.
46. Chọn màu sắc cần sử dụng, màu này sẽ được dùng để tơ màu nền cho tồn bộ đoạn văn bản đã
chọn.
d) Tạo khung viền cho đoạn văn bản – Border
Ta có thể tạo sự chú ý cho các đoạn văn bản bằng cách thêm đường viền bao quanh cho đoạn văn bản đó. Cách thực hiện:
1 Lựa chọn một hoặc nhiều đoạn văn bản cần thêm đường viền.
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấp chuột vào biểu tượng bên cạnh nút
Outside Border. Bảng danh sách đường viền sẽ xuất hiện.
3 Chọn loại đường viền được cung cấp sẵn hoặc chọn Border and Shading để thiết lập các thuộc tính đường nâng cao. Hộp thoại
4 Border and Shading sẽ được hiển thị.
2
3
1
2
4 Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Box trong phần Setting. 5 Chọn loại đường viền trong phần Style.
6 Chọn màu sắc đường viền trong phần Color. 7 Chọn độ rộng cho đường viền trong phần Width. 8 Chọn nút OK để kết thúc.
3.2.2. Thiết lập chế độ giãn dòng và khoảng cách giữa các đoạn văn bản
a) Giãn dòng trong đoạn văn bản – Line Spacing
Đối với đoạn văn bản có nhiều dịng, việc thiết lập độ giãn dịng giữa các dòng trong một đoạn văn bản là điều cần thiết. Cách thực hiện bằng nút chức năng:
1. Chọn đoạn văn bản cần thiết lập độ giãn dòng.
2. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, chọn nút chức năng Line and Paragraph Spacing . Danh sách các độ giãn dòng sẽ xuất hiện.
4. Chọn một giá trị độ giãn dòng.
Cách thực hiện bằng hộp thoại Paragraph:
1. Chọn đoạn văn bản cần thiết lập độ giãn dịng.
2. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph.
3. Trong hộp thoại Paragraph, tại phần Line Spacing chọn một trong những loại giãn dòng sau: Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly, Multiple.
4 5 6 8 7 1 2 3
4. Chọn OK để kết thúc.
b) Khoảng cách giữa các đoạn văn bản – Paragraph Spacing
Khoảng cách giữa các đoạn văn bản là khoảng cách của một đoạn văn bản so với đoạn văn bản phía trên và phía dưới. Cách thực hiện:
1. Chọn đoạn văn bản cần thiết lập độ giãn dịng.
2. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph.
3. Trong hộp thoại Paragraph, tại phần Spacing điền giá trị khoảng cách với đoạn văn bản phía trên (Before) và phía dưới (After).
4. Chọn OK để kết thúc