CHƯƠNG 3 ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
3.3. ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN
3.3.2. Thiết lập Headers và Footers
Chức năng Headers and Footers cho phép tạo vùng thông tin tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer). Ta có thể nhập nội dung tiêu đề của tài liệu, số trang vào trong Header hoặc Footer, MS Word 2013 sẽ áp dụng cho tất cả các trang trong tài liệu (hoặc trong vùng văn bản) cùng có Header và Footer với nội dung giống nhau.
a) Chèn số trang - Page Number
Tài liệu thường gồm nhiều trang văn bản, việc đánh số trang là cần thiết để người đọc có thể theo dõi được thứ tự nội dung tài liệu.
Vị trí đặt số trang thông thường ở phần tiêu đề đầu trang (header) hoặc cuối trang (footer), tuy nhiên Word cũng cho phép đặt số trang ở lề văn bản hoặc ở vị trí bất kỳ theo ý muốn người dùng. Cách thực hiện:
1. Chọn thẻ Insert.
2. Trong nhóm Header & Footer, chọn nút Page Number, danh sách vị trí đặt số trang sẽ được hiển thị. Tùy vào vị trí ta muốn đặt số trang mà ta chọn một trong những phần sau đây:
a) Top of Page: đặt số trang ở đầu trang văn bản (header ).
b) Bottom of Page: đặt số trang ở cuối trang văn bản (footer).
c) Page margins: đặt số trang lề trang văn bản (footer).
d) Curent Position: đặt số trang tại vị trí hiện tại của con trỏ màn hình.
Tương ứng với mỗi lựa chọn trên, sẽ có danh sách các vị trí đặt số trang xuất hiện. 3. Chọn kiểu đánh số trang cần sử dụng.
Mặc định số trang sẽ được hiển thị theo dạng "1,2,3,…". Tuy nhiên ta có thể định dạng kiểu hiển thị số trang sang dạng khác: "a,b,c…"; "I, II, III,…" hoặc theo yêu cầu của người soạn, số trang có thể khơng bắt đầu bằng giá trị 1, mà bắt đầu bằng giá trị do ta đặt. Cách thực hiện:
1. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Header & Footer, chọn nút Page Number, chọn Format Page Numbers, hộp thoại Page Number Format sẽ xuất hiện.
2. Chọn mục Number format để thay đổi dạng số trang.
3. Nếu ta muốn hiển thị số trang kèm theo thơng tin về số chương, ta có thể thiết lập trong phần
Include chapter number.
4. Thiết lập Start at trong phần Page numbering để quy định số trang sẽ bắt đầu từ giá trị bao nhiêu.
5. Nhấn Ok để kết thúc.
b) Tạo nội dung cho Header và Footer
1 3 2 2 3 4 5
Cách thực hiện tạo Header:
1. Chọn thẻ Insert.
2. Trong nhóm Header & Footer, chọn nút Header, danh sách thư viện các loại header sẽ
được hiển thị.
3. Chọn loại Header cần sử dụng. Tài liệu sẽ được chèn thêm một Header vào đầu trang văn bản. Header mới được chèn này sẽ có bố cục và phần mục nội dung tương ứng với loại header đã chọn.
4. Chọn vào một phần mục nội dung, sau đó nhập nội dung ta cần hiển thị.
5. Chọn nút Close Header and Footer để hoàn thành việc tạo nội dung Header. Các trang
văn bản trong tài liệu sẽ xuất hiện phần Header với nội dung như ta đã tạo.
Cách thực hiện tạo Footer:
2
3 1
1. Chọn thẻ Insert
2. Trong nhóm Header & Footer, chọn nút Footer, danh sách thư viện các loại header sẽ được hiển thị.
4.
3. Chọn loại Footer cần sử dụng. Tài liệu sẽ được chèn thêm Footer vào cuối trang văn
bản. Footer mới được chèn này sẽ có bố cục và phần mục nội dung tương ứng với loại footer đã chọn.
4. Chọn vào một phần mục nội dung, sau đó nhập nội dung ta cần hiển thị.
5. Chọn nút Close Header and Footer để hoàn thành việc tạo nội dung Footer. Các trang văn bản trong tài liệu sẽ xuất hiện phần Footer với nội dung như ta đã tạo.
c) Chèn thêm các các đối tượng vào Header hoặc Footer
MS Word 2013 cung cấp tính năng cho phép ta chèn thêm thơng số thời gian, hình ảnh, ClipArt… vào trong Header và Footer. Cách thực hiện chèn thời gian hệ thống vào Header:
1. Nhấp đúp chuột trái vào vùng Header, hoặc chọn thẻ Insert, chọn nút Header, chọn Edit Header. Vùng Header sẽ được hiển thị và cho phép soạn thảo, đồng thời trên thanh Ribbon xuất hiện Tab ngữ cảnh Header&Footer Tools.
2 3 1
4 5
2. Trong nhóm Insert của Tab ngữ cảnh Header & Footer Tools, chọn nút Date&Time, hộp thoại Date and Time sẽ xuất hiện.
3. Trên hộp thoại Date and Time, chọn loại định dạng thời gian cần sử dụng.
4. Nếu ta không muốn tự động cập nhật thơng số thời gian thì bỏ đánh dấu trong phần
Update automatically.
5. Chọn OK để kết thúc.
d) Xóa bỏ Header và Footer
Nếu trong tài liệu của ta đang có sẵn phần Header và Footer, ta hồn tồn có thể xóa bỏ các Header và Footer này.
Cách thực hiện:
1. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Header&Footer, chọn nút Header hoặc Footer (tùy theo ta muốn xóa cái gì).
2. Chọn Remove Header hoặc Remove Footer. Header hoặc Footer sẽ bị xóa khỏi tài liệu của ta.
3
4
5 2