CHƯƠNG 2 THAO TÁC DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2013
2.2. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU
2.2.1. Định dạng dữ liệu cho ô, vùng
Dữ liệu kiểu số (Number). Để định dạng ta chọn vùng, nhấp phải chuột và chọn Format
Cells, trong thẻ Number chọn kiểu dữ liệu Number:
Dữ liệu kiểu ngày tháng, giờ (Date, Time). Để định dạng ta chọn vùng, nhấp phải chuột và chọn Format Cells, trong thẻ Number chọn kiểu dữ liệu Date (Time)
Dữ liệu tiền tệ (Currency): có định dạng tương tự như kiểu số.
Dữ liệu dùng trong kế toán (Accounting): tương tự như kiểu số nhưng khơng có lựa chọn hiển thị số âm, thay vào đó là lựa chọn ký tự đứng trước như $ (đôla Mỹ), £ (bảng Anh), € (Euro)…
Ngồi ra, ta có thể thao tác nhanh qua thẻ Home, trong nhóm Number
2.2.2. Bảng và định dạng bảng
Để thuận tiện cho việc tính tốn, quản lý, liên kết dữ liệu, Excel cho phép ta tạo các bảng tính trong worksheet. Một bảng bao gồm phần tiêu đề (Header) mặc định là hàng, cột đầu tiên và dữ liệu của bảng. Để tạo bảng đầu tiên ta chọn vùng cần tạo, sau đó ở thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn Table.
Kiểu dữ liệu Ký tự tiền tệ
Hiển thị dữ liệu kiểu số về dạng% Tăng, giảm số chữ số sau phần thập phân Thêm dấu ngăn cách phần nghìn
Để thay đổi định dạng của bảng, ta chọn một ơ/vùng trong bảng, khi đó sẽ xuất hiện thêm thẻ ngữ cảnh là thẻ Design để định dạng lại bảng. Thẻ này bao gồm các thành phần sau.
Trong đó:
1. Bao gồm tên bảng (Table Name), ta có thể thay đổi trên bảng thơng qua trường này. Nhấn vào Resize Table để xem và xác định lại vùng dữ liệu cho bảng.
2. Bao gồm các chức năng liên kết với Pivot Table, loại các dòng trùng nhau (Remove
Duplicates-phần 2.5.2), chọn chức năng Convert To Range sẽ hủy bỏ bảng đang thao
tác đưa nó về vùng bình thường.
3. Bao gồm các thao tác xuất dữ liệu từ bảng, làm mới dữ liệu, Unlink là loại bỏ các liên kết trong bảng.
4. Các lựa chọn hiển thị của bảng:
a. Header Row: Ẩn/hiện dòng tiêu đề
b. Total Row: Đây là nút chọn cần chú ý nhất, bởi khi chọn mục này sẽ xuất hiện
ở cuối bảng một dòng thống kê thực hiện tự động một số thao tác tính tốn rất nhanh chóng mà khơng cần nhập hàm thủ cơng.
c. Banned Rows/Columns: phân biệt dòng/cột chẵn-lẻ, khi được chọn các dịng-
cột lẻ sẽ có màu nền khác với các dịng chẵn.
d. First Row/Columns: làm nổi bật dòng/cột đầu tiên, thường sẽ để chữ đậm. e. Last Row/Columns: làm nổi bật dòng/cột cuối cùng, thường sẽ để chữ đậm.
Vùng được
lựa chọn Thay đổi vùng lựa chọn Vùng dữ liệu có tiêu
đề hay khơng? Nếu tích sẽ là dịng đầu tiên
1 2 3
f. Các định dạng bảng có sẵn. Nhấn vào nút để lựa chọn nhiều định dạng hơn, trong hộp thoại sổ ra ta có thể chọn một định dạng mới qua New Table Style và bỏ hết các định dạng bảng khi nhấn vào Clear.
Để thay đổi đường vùng của bảng, các ô trong vùng ta sử dụng thẻ Home, trong nhóm Font, chọn (đã được mô tả kỹ trong phần 1.5.7)
Một cách khác để đưa vùng về bảng là tại thẻ Home, trong nhóm Styles, chọn Format as
Table sẽ hiện ra các kiểu định dạng bảng cho ta lựa chọn.
2.2.3. Tự động đinh dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Định dạng có điều kiện sẽ giúp ta chỉ ra các ô trong bảng/vùng thỏa mãn một nội dung nào đó về cùng một định dạng. Sau khi lựa chọn vùng, ta sử dụng chức năng này qua thẻ Home, trong nhóm Styles, chọn Conditional Formatting.
1 Định dạnh theo điều kiện so sánh: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, trong khoảng … 2 Định dạng theo điều kiện nhóm lớn nhất, nhỏ nhất, trên|dưới trung bình… 3 Định dạng theo thanh màu (Data bar)
4 Định dạng theo tỉ lệ màu của vùng dữ liệu 5 Định dạng theo biểu tượng
6 Thiết lập, hủy hoặc tùy chỉnh vùng định dạng
1 3 5 2 4 6 3
New Rule: Tạo luật mới
Clear Rules: Hủy bỏ các luật trên các ô đang lựa chọn, các ô trong worksheet, các ô trong
bảng hoặc các ô trong bảng PivotTable.
Manage Rules: Quản lý các luật do người dùng tạo mới. Để tạo mới nhấn nút New, điều chỉnh nhấn vào nút Edit, để xóa nhấn vào nút Delete.
Lớn hơn giá trị nào đó Nằm giữa hai giá trị Nội dung ô bao gồm chuỗi ký tự nào đó
Nhỏ hơn giá trị nào đó Bằng giá trị nào đó
Lọc theo ngàytháng
Lựa chọn ơ có giá trị như nhau
Tạo luật mới
Các ô đầu Các ô cuối Theo tỹ lệ % nào đó các ơ xếp đầu Theo tỷ lệ % các ô xếp cuối
Dưới giá trị trung bình
Trên giá trị trung bình Tạo luật
Kiểu luật
Kiểu định dạng
Điều kiện định dạng
2.2.4. Sử dụng mẫu tài liệu (Document Themes)
Mẫu tài liệu dựng sẵn giúp ta tạo nên các tài liệu có định dạng cố định. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị... và nhiều hiệu ứng khác. Để áp dụng biểu mẫu tài liệu cho Workbook ở thẻ Page Layout, trong nhóm Themes.
1. Chọn các mẫu có sẵn
2. Thay đổi màu, font chữ, hiệu ứng của các đối tượng trong mẫu 3. Cập nhật mẫu mới từ trang Office.com
4. Tìm các mẫu tài liệu khác 5. Lưu mẫu tài liệu hiện đang dùng