CHƯƠNG 5 THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT
5.3. TẠO MỤC LỤC TABLE OF CONTENTS
Đối với một tài liệu lớn (nhiều trang, nhiều chương, nhiều mục…), việc tạo mục lục là điều cần thiết, mục lục sẽ giúp người đọc nhanh chóng xác định vị trí các phần nội dung trong tài liệu thơng qua các tiêu đề. Mục lục là một danh sách thể hiện theo hàng các tiêu đề có trong tài liệu, trên mỗi hàng là tên của tiêu đề và số trang tương ứng với tiêu đề đó.
5.3.1. Tạo Table of Contents bằng Heading Styles
Cách đơn giản nhất để tạo được mục lục tự động là tận dụng các Heading Styles đã được áp dụng cho các tiêu đề mà ta muốn gộp chúng trong mục lục. Ví dụ: trong tài liệu có Heading 1,
Heading 2... Khi ta thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục
tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi các tiêu đề trong tài liệu được thêm hoặc xóa. Mục lục được định dạng dựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1, tương tự như vậy với các cấp độ khác.
1. Chắc chắn rằng các tiêu đề trong tài liệu đều đã được áp dụng Heading Style. Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí cần đặt mục lục.
2. Chọn thẻ References, trong nhóm Table of Contents, chọn nút Table of Contents, danh sách các loại mục lục được hiển thị.
3. Chọn loại mục lục cần sử dụng.
Cách tạo mục lục theo những thiết lập riêng:
1. Chắc chắn rằng các tiêu đề trong tài liệu đều đã được áp dụng Heading Style. Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí cần đặt mục lục.
2. Chọn thẻ References, trong nhóm Table of Contents, chọn nút Table of Contents, danh sách các loại mục lục được hiển thị, chọn Custom Table of Contents, hộp thoại Table
of Contents sẽ xuất hiện.
3. Nhập cấp mục lục sẽ hiển thị trong mục Show levels.
4. Chọn kiểu leader trong mục Tab leader (loại ký tự nằm giữa tiêu đề và số trang). 5. Nhấn OK để kết thúc.
5.3.2. Cập nhật Table of Contents
Sau khi tài liệu đã được tạo mục lục, nhưng ta lại soạn thảo thêm trong tài liệu, có thể một số tiêu đề đã được thêm hoặc bị loại bỏ, vị trí các tiêu đề cũng thay đổi… Như vậy việc cập nhật lại mục lục để hiển thị thơng tin được chính xác đã điều cần phải thực hiện. Cách thực hiện:
1. Chọn mục lục cần cập nhật, nhấp chuột phải, menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Update
Field. Hộp thoại Update Table of Contents xuất hiện. Hoặc chọn thẻ References, trong
nhóm Table of Contents, chọn nút Update Table. 2. Chọn loại cập nhật cần sử dụng:
3. Update page numbers only: chỉ cập nhật lại số trang (vị trí) của các tiêu đề.
4. Update entire table: cập nhật lại nội dung các tiêu đề.
5. Nhấn OK để kết thúc.