CHƯƠNG 3 ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
5.4. QUẢN LÝ LUỒNG NỘI DUNG VĂN BẢN
5.4.1. Trình bày trang văn bản - Page Layout
a) Thiết lập lề trang văn bản - Page Margin
Margin (lề trang in) là khoảng trống bao quanh văn bản trong các trang in. Có bốn loại lề
cơ bản: Top (bên trên), Bottom (bên dưới), Left (bên trái), Right (bên phải). Độ rộng của các lề này tính từ mép trang in đến vị trí canh lề.
2
3
Cách thực hiện:
1. Đặt con trỏ màn hình tại bất kỳ vị trí nào trong tài liệu hoặc vùng văn bản (Section - xem thêm tại mục 6.2.2).
2. Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Margins. Danh sách các loại
Margin do Word thiết lập sẵn được hiển thị.
3. Chọn loại Margin mà ta muốn áp dụng cho tài liệu, hoặc ta muốn tự thiết lập thì chọn
Custom Margins, hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện.
4. Thiết lập các giá trị khoảng cách cho các mục Top, Bottom, Left, Right trong phần
Margins.
5. Nếu tài liệu của ta không chia thành các Section thì tại phần Apply To sẽ đặt giá trị mặc định là Whole Document (áp dụng cho tồn bộ tài liệu), ta có thể thay đổi thành giá trị
This section (chỉ áp dụng cho vùng văn bản hiện tại)
6. Chọn OK để kết thúc.
Top
Bottom
Đơn vị đo khoảng cách có thể là Centimeter hoặc Inch, tùy thuộc vào việc chọn loại đơn vị đo khoảng cách mà ta đã thiết lập cho Word (mặc định đơn vị là Inch).
b) Lựa chọn chiều hiển thị trang văn bản - Page Orientation
MS Word 2013 mặc định tài liệu của ta sẽ được hiển thị theo chiều dọc (Portrait), tuy nhiên theo mục đích trình bày tài liệu, ta có thể thay đổi chiều hiển thị thành chiều ngang (Landscape). Cách thực hiện:
1. Đặt con trỏ màn hình tại bất kỳ vị trí nào trong tài liệu hoặc vùng văn bản (Section – xem thêm tại mục 5.2.2).
2. Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Orientation. 3. Chọn loại chiều hiển thị tài liệu ta cần sử dụng: Portrait hoặc Landscape.
2 3 4 5 6 2 3
c) Lựa chọn kích thước trang văn bản - Page size
Khi ta tạo mới một văn bản, Word mặc định kích thước trang in tài liệu theo khổ giấy Letter (8½ inch x 11 inch). Ở Việt Nam (theo chuẩn châu Âu), giấy in hiện nay thơng thường có khổ A4 (8.27 inch x 11.69 inch – 21cm x 29.7 cm), vì vậy ta cần chọn lựa một kích thước trang văn bản phù hợp với mục đích của mình. Cách thực hiện:
1. Đặt con trỏ màn hình tại bất kỳ vị trí nào trong tài liệu hoặc vùng văn bản (Section – xem thêm tại mục 5.2.2).
2. Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Size. Danh sách các loại kích thước trang in được hiển thị.
3. Chọn khổ giấy in ta cần sử dụng.
d) Thiết lập cột văn bản - Column
MS Word 2013 mặc định coi một tài liệu được hiển thị theo một cột, một trang văn bản là một cột, độ rộng của cột chính là độ rộng của trang. Nếu ta muốn hiển thị tài liệu theo kiểu cột báo, có nghĩa trong một trang chia thành nhiều cột thì ta phải sử dụng chức năng chia cột văn bản do Word cung cấp. Cách thực hiện:
1. Chọn vùng văn bản ta muốn hiển thị theo kiểu chia cột.
2. Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup chọn nút Columns. Danh sách các loại số cột được hiển thị.
3. Chọn loại số cột ta cần sử dụng, nếu ta muốn tự thiết lập thì chọn nút More Columns, hộp thoại Columns sẽ xuất hiện.
2
4. Trong hộp thoại Columns, chọn số lượng cột trong phần Presets.
5. Nếu ta muốn có một đường kẻ dọc phân chia giữa các cột thì đánh dấu vào ô Line between.
6. Thay đổi động rộng của các ô theo nhu cầu của ta. Mặc định độ rộng các ô là bằng nhau (ô Equal column width được đánh dấu)
7. Nhấn OK để kết thúc.
5.4.2. Các chế độ ngắt trang văn bản - Break
Trong quá trình soạn thảo tài liệu, nếu tài liệu nhiều hơn một trang thì Word 2013 tự động chèn các dấu ngắt trang (ẩn) vào trong tài liệu của ta. Tuy nhiên, đôi khi ta muốn ngắt trang theo ý mình, khi đó ta cần sử dụng chế độ ngắt văn bản.
Chú ý: thơng thường các kí hiệu ngắt văn bản khơng được hiển thị trong tài liệu của ta. Để hiển thị những kí hiệu này ta cần nhấn nút Show/Hide ¶ trong nhóm Paragraph của thẻ Home.
a) Chèn ngắt trang -Page Break
Ta có thể chèn một Page Break (ngắt trang) để buộc Word bắt đầu văn bản trên một trang mới.
Cách thực hiện:
1. Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí văn bản mà ta muốn chèn Page Break.
2. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Pages, chọn nút Page Break. Word sẽ tự động chèn thêm 1 kí hiệu Page Break, và sẽ chuyển tất cả các ký tự đằng sau kí hiệu Page Break sang 1 trang mới. 2 3 4 5 6 7
b) Chèn ngắt vùng văn bản - Section Breaks
Việc sử dụng Section Breaks cho phép tạo ra các vùng văn bản khác nhau trong tài liệu của ta. Đối với mỗi vùng văn bản khác nhau đó, ta có thể thiết lập các định dạng trang văn bản khác nhau. Ví dụ: Vùng văn bản thứ nhất ta đặt khổ giấy A4, hướng văn bản là Portrait; Vùng văn bản thứ hai có khổ giấy Letter, hướng văn bản là Landscape.
Có 4 loại Section Breaks:
Loại Mơ tả
2
Vị trí chèn ngắt trang
Next Page Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên trang mới.
Continuous Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên cùng trang.
Even Page Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên trang có số thứ tự chẵn.
Odd Page Chèn kí hiệu Section Break, một vùng văn bản mới được tạo trên trang có số thứ tự lẻ.
Cách thực hiện:
1. Chọn vị trí văn bản mà ta muốn chèn Section Break.
2. Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Pages Setup, chọn nút Breaks, danh sách các loại Break sẽ xuất hiện.
3. Chọn loại Section Break cần sử dụng. Word sẽ tự động chèn thêm một kí hiệu Section
Break (ẩn) tương ứng với loại Break đã chọn, và sẽ chuyển tất cả các ký tự đằng sau kí
hiệu Section Break sang một vùng văn bản mới.
5.4.3. Kiểm soát sự phân trang
Một tài liệu khi được tổ chức và định dạng tốt sẽ duy trì được sự chú ý và khả năng năm bắt nội dung của người đọc.
Một trong những cách tổ chức tốt là kiểm sốt sự phân trang, ta có thể cần phải giữ cho tồn bộ một đoạn văn bản (bao gồm từ dòng đầu tiên đến dòng cuối cùng) xuất hiện trên cùng trang, mà không bị hiển thị trên hai trang.
a) Hiển thị các dòng của đoạn văn bản trên cùng 1 trang
Chức năng này đảm bảo tất cả các dịng của một đoạn văn bản (thơng thường ở cuối trang) sẽ luôn hiển thị trên cùng một trang văn bản, không bị tách ra hiển thị trên hai trang. Cách thực hiện:
2
3
Kí hiệu Section Break
Vị trí chèn ngắt section
2. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Line and
Page Breaks trong hộp thoại Paragraph mới xuất hiện.
3. Đánh dấu vào ô Keep lines together.
4. Nhấn OK để kết thúc. Tất cả các dòng của đoạn văn bản ban đầu sẽ luôn được hiển thị trên cùng một trang văn bản.
b) Hiển thị hai đoạn văn bản kế tiếp nhau trên cùng một trang
Chức năng này cho phép hai đoạn văn bản liên tiếp nhau sẽ luôn xuất hiện cùng nhau trên cùng một trang văn bản. Cách thực hiện:
1. Chọn đoạn văn bản cần phải hiển thị cùng trang văn bản với đoạn văn bản tiếp theo. 2. Chọn thẻ Home, trong nhóm Paragraph, mở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Line and
Page Breaks trong hộp thoại Paragraph mới xuất hiện.
3. Đánh dấu vào ô Keep with next.
1 2
3
4. Nhấn OK để kết thúc. Cả hai đoạn văn bản sẽ luôn được hiển thị trên cùng một trang văn bản.
c) Chèn một trang trống vào văn bản - Blank Page
Chức năng này giúp ta chèn thêm một trang văn bản trống mà khơng cần phải sử dụng nhiều lần phím Enter trên bàn phím. Cách thực hiện:
1. Chọn vị trí ta muốn bắt đầu một trang văn trống.
2. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Pages, chọn nút Blank Page, một trang văn bản trống sẽ
được chèn vào vị trí đã chọn. 1 2 3 4 1 2
Chương 4. LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 4.1.Làm việc với bảng biểu
4.1.1. Tạo - xóa bảng
Một bảng biểu (Table) bao gồm tập hợp các ô được tổ chức sắp xếp theo hệ thống hàng (Row) và cột (Column). Bảng rất hữu ích cho các tác vụ khác nhau như trình bày thơng tin văn bản và dữ liệu số. Trong Word, ta có thể tạo một bảng trống, chuyển đổi văn bản sang một bảng và áp dụng nhiều kiểu với định dạng khác nhau cho các bảng hiện có.
Tạo bảng trực quan
5. Chọn vị trí cần tạo bảng.
6. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn nút Table, danh sách chức năng tạo bảng
được hiển thị.
7. Trong vùng Insert Table , khi ta di chuột sẽ tạo ra lưới ô mô tả bảng với số lượng cột và hàng thay đổi tùy thuộc vào vị trí chuột. Đồng thời trên trang văn bản cũng hiển thị một bảng có số lượng cột và hàng tương ứng. Cell Row Column Height Row Width Colu mn
8. Sau khi đã xác định được số lượng hàng và cột của bảng cần tạo, ta nhấp chuột trái để xác nhận việc tạo bảng.
9. Có thể đặt điểm chèn vào bất cứ nơi nào trong bảng để thêm văn bản.
Tạo bảng bằng hộp thoại
Việc sử dụng chuột để tạo bảng trực quan rất thuận tiện, tuy nhiên nếu muốn tạo bảng với số lượng cột và hàng lớn thì sẽ bị hạn chế bởi vùng hiển thị tạo bảng. Lúc này ta cần sử dụng chức năng tạo bảng bằng hộp thoại, với cách này ta nhập chính xác số lượng cột và hàng cần có trong bảng (cho phép nhập tới 63 cột và 32767 hàng). Đồng thời ta cũng có thể thiết lập lựa chọn cho độ rộng của bảng. Cách thực hiện:
1. Di chuyển con trỏ màn hình đến vị trí cần tạo bảng.
2. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn nút Table, chọn tiếp Insert Table, hộp thoại
Insert Table sẽ xuất hiện.
3. Nhập số lượng cột và hàng trong vùng Table size.
4. Thiết lập độ rộng của bảng (nếu cần thiết) trong vùng AutoFit behavior: a. Chọn Fixed column width, và xác định độ rộng tiêu chuẩn của các cột.
b. Chọn AutoFit to contents để thiết lập kích thước cột vừa khít với nội dung bên trong. Độ rộng của bảng có thể nhỏ hơn độ rộng trang văn bản.
c. Nhấn AutoFit to window để tạo bảng vừa khít với lề của trang văn bản và được chia thành các cột bằng nhau.
5. Nhấn OK để kết thúc việc tạo bảng.
Chuyển đổi văn bản sang dạng bảng
Convert Text to Table là tính năng chuyển đổi văn bản sang dạng bảng một cách thuận tiện,
nó sẽ sử dụng Tab hoặc kí tự đặc biệt để tách dữ liệu thành các cột.
Cách thực hiện:
1. Chọn văn bản cần chuyển đổi.
2. Chọn thẻ Insert, trong nhóm Tables, chọn nút Table, chọn tiếp Convert Text to Table, xuất hiện hộp thoại chuyển đổi.
3. Chọn số cột và kí tự phân tách thích hợp.
Xóa bảng
Chức năng này cho phép ta xóa bỏ một bảng trong tài liệu. Có nhiều cách khác nhau để thực hiện chức năng xóa bảng:
Cách thực hiện bằng nút chức năng:
1. Chọn bất kỳ vị trí nào trong bảng cần xóa. Trên thanh Ribbon xuất hiện thẻ ngữ cảnh
Table Tools.
2. Chọn thẻ Layout, trong nhóm Rows&Columns, chọn nút Delete, danh sách chức
năng mới được hiển thị, chọn tiếp Delete Table. Bảng được lựa chọn sẽ bị xóa khỏi tài liệu.
Cách thực hiện bằng chuột:
1. Nhấn chuột phải vào biểu tượng xuất hiện ở góc trái trên của bảng, một menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn dòng Delete Table.
9.1.1. Định dạng bảng
Nhằm tạo cho bảng biểu có giao diện sinh động, phù hợp với tổng thể của tài liệu, thu hút sự chú ý của người đọc, ta có thể áp dụng các phong cách hiển thị, điều chỉnh cấu trúc cho bảng bằng tính năng Table Styles và Table Style Options.
Áp dụng phong cách cho bảng (Table Styles)
Các loại Style của bảng là các dạng mẫu bảng đã có sẵn các thuộc tính định dạng (đường viền, màu tô, căn chỉnh ô, font chữ, màu chữ…). Các style này được MS Word 2013 cung cấp thông qua các tên khác nhau. Ta có thể sử dụng Style để áp dụng nhanh cho bảng, nhằm thay đổi cách hiển thị và định dạng của bảng. Cách thực hiện:
1. Chọn bảng cần thay đổi Style bằng cách nhấn chuột trái vào một vị trí bất kỳ trong bảng.
2. Chọn thẻ Design, trong nhóm Table Styles, chọn nút More .
3. Trong thư viện Quick Style, chọn lựa một Style cần sử dụng.
Table Style Options
Khi sử dụng Quick Style để áp dụng Style cho bảng, ta cần chú ý tới các tùy chọn nhằm
điều khiển chính xác việc định dạng của bảng. Table Style Options cho phép bật/tắt các thành phần trong bảng mà Style sẽ tác động đến. Table Style Options bao gồm các thành phần:
- Header Row (hàng tiêu đề): Hàng đầu tiên của bảng. - Total Row: Hàng cuối cùng của bảng.
- Banded Rows: phân biệt hàng chẵn và hàng lẻ. - First Column: Cột đầu tiên của bảng.
- Last Column: Cột cuối cùng của bảng.
- Banded Columns: phân biệt cột chẵn và cột lẻ.
1. Chọn một bảng đã được áp dụng một Style nào đó trong Quick Style.
2. Chọn thẻ Design, đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu từng mục trong nhóm Table Style Options và theo dõi sự thay đổi giao diện của bảng đã chọn.
9.1.2. Các thao tác làm việc và quản lý bảng Cách di chuyển trong bảng: Cách di chuyển trong bảng:
Để di chuyển giữa các ơ trong bảng, ta có thể sử dụng chuột để chọn vị trí ơ cần chuyển đến, ngồi ra ta có thể sử dụng bàn phím để di chuyển giữa các ơ:
Hướng di chuyển Thao tác bằng bàn phím
Sang phải một ơ Nhấn phím Tab, hoặc phím mũi tên sang phải →(tùy từng tình
huống).
Sang trái một ơ Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab, hoặc phím mũi tên sang trái ←(tùy
từng tình huống).
Lên một dịng Nhấn phím mũi tên lên ↑.
Xuống 1 dịng Nhấn phím mũi tên xuống ↓.
Chú ý: Trong trường hợp con trỏ chuột đang ở ơ cuối cùng của bảng, nếu nhấn phím Tab
có nghĩa ta thực hiện thao tác thêm một dòng mới vào cuối bảng.
Cách chọn trong bảng:
- Chọn một hay nhiều ô: di chuyển chuột tới cạnh trái của một ô cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình , sau đó mới nhấn chuột trái để chọn ơ, có thể vừa nhấn chuột trái vừa di chuột để chọn được nhiều ơ (nhấn thêm phím Ctrl nếu muốn chọn các ơ rời rạc nhau). Một cách khác là nhấp chuột trái liên tiếp 3 lần vào vi trí một ơ để chọn lựa ơ đó.
- Chọn một hay nhiều cột: di chuyển chuột lên đỉnh tiêu đề của một cột cho đến khi thấy con trỏ chuột chuyển thành hình thì nhấn chuột trái để chọn cả cột. Nếu cần chọn nhiều cột, có thể giữ nguyên chuột trái và kéo sang các cột bên cạnh để chọn, nhấn Ctrl để chọn nhiều cột không liền kề nhau.
- Chọn một hay nhiều hàng: di chuyển chuột đến mép phía ngồi bên trái bảng tương ứng với một hàng, nhấn chuột trái để lựa chọn cả hàng đó. Có thể giữ nguyên chuột trái và di chuột lên trên hoặc xuống dưới để chọn nhiều hàng liền kề nhau. Nhấn Ctrl để chọn nhiều hàng không liền kề nhau.
- Chọn toàn bộ một bảng: đưa chuột ngang qua bảng, góc trên bên trái bảng sẽ xuất hiện ký hiệu , chọn ký hiệu đó, tồn bộ bảng sẽ được lựa chọn.
Thay đổi kích thước hàng và cột -Resizing
Thay đổi độ cao tương đối của một hàng:
1. Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng để chọn bảng.
2. Di chuột đến điểm đánh dấu đường viền bên dưới của một hàng trên thanh Ruler dọc, cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình thì giữ chuột trái, và di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi độ cao của hàng.
hoặc:
Di chuột đến đường viền bên dưới của một hàng, cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình thì giữ chuột trái, và di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi độ cao của hàng.