CHƯƠNG 3 ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
9.1.2. Các thao tác làm việc và quản lý bảng
Cách di chuyển trong bảng:
Để di chuyển giữa các ơ trong bảng, ta có thể sử dụng chuột để chọn vị trí ơ cần chuyển đến, ngồi ra ta có thể sử dụng bàn phím để di chuyển giữa các ơ:
Hướng di chuyển Thao tác bằng bàn phím
Sang phải một ơ Nhấn phím Tab, hoặc phím mũi tên sang phải →(tùy từng tình
huống).
Sang trái một ơ Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab, hoặc phím mũi tên sang trái ←(tùy
từng tình huống).
Lên một dịng Nhấn phím mũi tên lên ↑.
Xuống 1 dịng Nhấn phím mũi tên xuống ↓.
Chú ý: Trong trường hợp con trỏ chuột đang ở ô cuối cùng của bảng, nếu nhấn phím Tab
có nghĩa ta thực hiện thao tác thêm một dòng mới vào cuối bảng.
Cách chọn trong bảng:
- Chọn một hay nhiều ô: di chuyển chuột tới cạnh trái của một ô cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình , sau đó mới nhấn chuột trái để chọn ơ, có thể vừa nhấn chuột trái vừa di chuột để chọn được nhiều ơ (nhấn thêm phím Ctrl nếu muốn chọn các ô rời rạc nhau). Một cách khác là nhấp chuột trái liên tiếp 3 lần vào vi trí một ơ để chọn lựa ơ đó.
- Chọn một hay nhiều cột: di chuyển chuột lên đỉnh tiêu đề của một cột cho đến khi thấy con trỏ chuột chuyển thành hình thì nhấn chuột trái để chọn cả cột. Nếu cần chọn nhiều cột, có thể giữ nguyên chuột trái và kéo sang các cột bên cạnh để chọn, nhấn Ctrl để chọn nhiều cột không liền kề nhau.
- Chọn một hay nhiều hàng: di chuyển chuột đến mép phía ngồi bên trái bảng tương ứng với một hàng, nhấn chuột trái để lựa chọn cả hàng đó. Có thể giữ nguyên chuột trái và di chuột lên trên hoặc xuống dưới để chọn nhiều hàng liền kề nhau. Nhấn Ctrl để chọn nhiều hàng khơng liền kề nhau.
- Chọn tồn bộ một bảng: đưa chuột ngang qua bảng, góc trên bên trái bảng sẽ xuất hiện ký hiệu , chọn ký hiệu đó, tồn bộ bảng sẽ được lựa chọn.
Thay đổi kích thước hàng và cột -Resizing
Thay đổi độ cao tương đối của một hàng:
1. Nhấp chuột vào một ô bất kỳ trong bảng để chọn bảng.
2. Di chuột đến điểm đánh dấu đường viền bên dưới của một hàng trên thanh Ruler dọc, cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình thì giữ chuột trái, và di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi độ cao của hàng.
hoặc:
Di chuột đến đường viền bên dưới của một hàng, cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình thì giữ chuột trái, và di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi độ cao của hàng.
Thay đổi độ cao xác định của một hàng:
1. Nhấp chuột vào vị trí một ơ bất kì thuộc hàng cần thay đổi độ cao.
2. Chọn thẻ Layout, trong Cell Sizes, nhập một giá trị độ cao cụ thể vào ơ Height rồi
nhấn phím Enter.
Chú ý: Nếu ta lựa chọn nhiều hàng, khi thiết lập độ cao sẽ bằng cách này thì tất cả các hàng đó sẽ có cùng chỉ số độ cao.
Thay đổi độ rộng tương đối của một cột:
10. Nhấp chuột trái vào vị trí một ơ bất kỳ trong bảng để chọn cột.
2
11. Di chuột đến điểm đánh dấu đường viền bên phải của một cột trên thanh Ruler ngang, cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình thì nhấn chuột trái, và di chuột sang trái hoặc sang phải để thay đổi độ rộng của cột.
hoặc:
Di chuột đến đường viền bên phải của một cột, cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình thì nhấn chuột trái, và di chuột sang trái hoặc sang phải để thay đổi độ rộng của cột.
Thay đổi độ rộng xác định của một cột:
1. Nhấp chuột trái vào một ơ bất kì thuộc cột cần thay đổi độ rộng.
2. Chọn thẻ Layout, trong Cell Sizes, nhập giá trị độ rộng vào ô Width rồi nhấn phím Enter.
Chú ý: Nếu ta lựa chọn nhiều cột, khi thiết lập độ rộng sẽ bằng cách này thì tất cả các cột đó sẽ có cùng chỉ số độ rộng.
Di chuyển vị trí hàng hoặc cột
Ta có thể di chuyển vị trí của hàng hoặc cột sang vị trí mới trong bảng
Cách thực hiện bằng chuột:
1. Lựa chọn hàng hoặc cột cần di chuyển.
2
2. Di chuyển chuột vào giữa hàng hoặc cột đã lựa chọn, nhấn và giữ chuột trái rồi kéo chuột đến vị trí mới, khi ta thả tay ra khỏi phím chuột trái, hàng hoặc cột đã được lựa chọn sẽ di chuyển đến vị trí mới đó.
Cách thực hiện bằng Cut & Paste:
1. Lựa chọn hàng hoặc cột cần di chuyển.
2. Di chuyển chuột vào giữa hàng hoặc cột đã lựa chọn, nhấn chuột phải, menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Cut.
3. Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí hàng hoặc cột mới (nếu là cột thì di chuyển đến một ơ mới ở hàng đầu tiên ), nhấp chuột phải, nếu di chuyển hàng thì chọn Merger Table, nếu di chuyển cột thì chọn Insert as New Column.
Canh lề cho dữ liệu trong một ơ
Ta có thể canh lề cho nội dung văn bản trong một hoặc nhiều ô. Các chế độ căn lề bao gồm: trên, dưới, trái, phải, ở giữa. Cách thực hiện:
1. Chọn ô hoặc nhiều ô cần canh lề.
2. Di chuyển con trỏ chuột vào trong phạm vi của ô hoặc các ô đã lựa chọn. Chọn TABLE TOOLS – LAYOUT, chọn loại canh lề cần sử dụng trong nhóm Alignment.
Sắp xếp nội dung trong bảng
Việc sắp xếp nội dung trong bảng giúp người đọc theo dõi nội dung trong bảng dễ dàng, tường minh hơn. Sắp xếp nội dung có thể sắp xếp theo thứ tự: abc, số lượng, hoặc thứ tự thời gian. Chú ý: khi sắp xếp nội dung cho một bảng, thì bảng đó nên được thiết lập sẵn chế độ sử dụng
Header Row. Cách thực hiện:
1. Lựa chọn bảng cần sắp xếp nội dung.
2. Chọn thẻ Layout, trong nhóm Data, chọn nút Sort , hộp thoại Sort được hiển thị.
3. Trong phần Sort By, chọn điều kiện ràng buộc sắp xếp theo cột nào?
1
2
3 4
5
4. Lựa chọn kiểu sắp xếp: Ascending (tăng dần) ; Descending (giảm dần).
5. Nếu có điều kiện ràng buộc thứ 2, thứ 3… thì thiết lập các điều kiện ràng buộc đó ở trong các phần Then by tiếp theo.
6. Chọn OK để kết thúc.
Trộn và chia ô trong bảng
Trộn ô (Merge cells) cho phép gộp hai hoặc nhiều ô trở thành một ô duy nhất. Chia ô (Split
cells) cho phép tách một ô thành hai hoặc nhiều ô. Cách thực hiện trộn ô:
1. Lựa chọn hai hoặc nhiều ô liền kề nhau cần trộn.
2. Để con trỏ chuột trong vùng ô đã lựa chọn, nhấp chuột phải, chọn Merge Cells. Khối ô đã lựa chọn được gộp thành một ô duy nhất, bao gồm cả nội dung của các ô ban đầu.
Cách thực hiện chia ô:
1. Chọn ô cần chia.
2. Để con trỏ chuột trong ô đã lựa chọn, nhấp chuột phải, chọn Split Cells, hộp thoại Split
Cells xuất hiện.
3. Nhập cố cột cần chia trong mục Number of columns, nhập số dòng cần chia trong mục
Number of rows.
Chèn, xóa hàng hoặc cột
Trong quá trình soạn thảo nội dung bảng, ta có thể phải chèn thêm hàng, thêm cột cũng như xóa bớt hàng hoặc cột không cần sử dụng nữa. Cách thực hiện chèn thêm hàng hoặc cột:
1. Di chuột chuột gần vị trí nơi bạn muốn thêm hàng hoặc cột, sau đó nhấp vào dấu cộng xuất hiện.
2. Một dịng mới sẽ xuất hiện phía trên dịng hiện thời.
3. Có thể chèn hàng hay cột bằng cách sử dụng lệnh trong thẻ Layout, nhóm Rows&Columns, chọn một trong bốn nút tương ứng dưới đây:
a. Insert Above: chèn thêm một hàng bên trên ô đã chọn.
b. Insert Below: chèn thêm một hàng bên dưới ô đã chọn.
c. Insert Left: chèn thêm một cột bên trái ô đã chọn.
d. Insert Right: chèn thêm một cột bên phải ô đã chọn.
Cách thực hiện xóa hàng hoặc cột:
1. Chọn một ơ có vị trí thuộc hàng hoặc cột cần xóa. Chọn thẻ Layout, trong nhóm Rows&Columns, chọn nút Delete, danh sách các chức năng xóa được hiển thị.
2. Chọn chức năng xóa hàng hoặc xóa cột cần sử dụng:
a. Delete Columns: xóa cột tương ứng với vị trí ơ đã chọn.
b. Delete Rows: xóa hàng tương ứng với vị trí ơ đã chọn.