CHƯƠNG 6 KIỂM DUYỆT NỘI DUNG VÀ BẢO VỆ TÀI LIỆU
6.1. KIỂM TRA NỘI DUNG VỚI USING SPELLING AND GRAMMAR
6.1.1. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp Spelling and Grammar Checker
MS Word 2013 cung cấp chức năng Spelling & Grammar để tìm kiếm và sửa chữa tất cả các lỗi chính tả, ngữ pháp trong tài liệu.
Theo mặc định, Word sẽ tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp tất cả nội dung trong tài liệu. Khi xác định một lỗi chính tả hay ngữ pháp, Word sẽ hiển thị các đường lượn sóng màu đỏ (lỗi chính tả) hoặc màu xanh lá cây (lỗi ngữ pháp) phía dưới nội dung có lỗi. Cách thực hiện:
1. Mở tài liệu cần kiểm tra (tài liệu soạn thảo bằng tiếng Anh).
2. Chọn thẻ Review, trong nhóm Proofing, chọn nút Spelling & Grammar . Hộp thoại
Spelling & Grammar: English sẽ xuất hiện. Word sẽ tìm kiếm và hiển thị lỗi chính tả hoặc
ngữ pháp đầu tiên, đồng thời Word cũng gợi ý (Suggestion) các từ khác có thể thay thế từ bị lỗi.
3. Đánh dấu vào ô Check grammar nếu ta muốn kiểm tra cả chính tả. 4. Nếu ta khơng muốn sửa lỗi từ này, ta có thể nhấn một trong 3 nút sau:
a. Ignore Once: bỏ qua lỗi từ này, chuyển đến lỗi tiếp theo.
b. Ignore All: chuyển đến lỗi tiếp theo, đồng thời yêu cầu Word sẽ bỏ qua tất cả các
lỗi liên quan đến từ này.
c. Add: thêm từ bị lỗi này vào trong từ điển kiểm tra lỗi hiện thời của Word.
5. Nếu ta muốn sửa lỗi từ này, chọn từ gợi ý đúng trong khung Suggestions, sau đó ta có thể nhấn một trong 2 nút sau:
a. Change: Sửa từ bị lỗi bằng từ đúng đã chọn trong khung Suggestions.
b. Change All: Sửa tất cả từ bị lỗi trong tài liệu bằng từ đúng đã chọn trong khung Suggestions.
6. Thực hiện lại bước như vậy cho đến khi tài liệu của ta hết lỗi chính tả và ngữ pháp, một hộp thoại thơng báo hư hồn thành kiểm tra xuất hiện, nhấn OK để kết thúc. Đối với MS Word 2013, khác với các phiên bản trước đó, trong q trình phát hiện và sửa sai chính tả cịn hỗ trợ cả cách phát âm từ đúng.