CHƯƠNG 6 KIỂM DUYỆT NỘI DUNG VÀ BẢO VỆ TÀI LIỆU
6.4. BẢO VỆ TÀI LIỆU
Việc soạn thảo tài liệu mất rất nhiều công sức, ta cần tiến hành các biện pháp bảo vệ cho tài liệu của mình để tránh những sự việc đáng tiếc gây ảnh hưởng, sai lệch đến nội dung tài liệu, thậm chí mất nội dung.
6.4.1. Thiết Lập Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu
Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu:
1. Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document / chọn Mark as Final
2. Sau khi chọn Mark as Final, sẽ có 2 màn hình xuất hiện như bên dưới. Chọn OK để thiết lập, chọn Cancel để hủy thiết lập:
3. Sau khi chọn OK sẽ có thêm một màn hình tiếp theo, ở màn hình này ta tiếp tục chọn OK.
Dưới đây là màn hình của tài liệu được thiết lập là chỉ đọc, chế độ này người sử dụng sẽ không thể chỉnh sửa, thêm mới hay là định dạng tài liệu được
Bấm “Edit Anyway” ở phía bên trên tài liệu để thốt khỏi chế độ chỉ đọc (xem hình trên).
6.4.2. Thiết lập mật khẩu truy nhập tài liệu – Password
Thiết lập mật khẩu cho tài liệu:
Đây là kiểu bảo mật tài liệu mà tới 99.9% người sử dụng chọn lựa để thiết lập cho những tài liệu có dữ liệu nhạy cảm, độc giả cũng nên chọn kiểu bảo mật này.
1. Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document / chọn Encrypt with Password (hình 1.27):
2. Sau khi chọn “Encrypt with Password”, Word sẽ yêu cầu ta nhập 2 lần mật khẩu, tại 2 lần nhập mật khẩu này ta phải nhập giống nhau. Màn hình nhập mật khẩu lần thứ 1:
3. Nhập mật khẩu rồi bấm OK sẽ xuất hiện màn hình nhập mật khẩu lần 2:
4. Sau khi nhập 2 lần mật khẩu thành công, để kiểm tra lại ta đóng tài liệu hiện tại sau đó mở lại tài liệu này, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu để xem:
6.4.3. Hạn chế định dạng và biên tập tài liệu - Restrict Editing
Trong trường hợp cần chia sẻ tài liệu do ta soạn thảo cho người khác, nhưng ta không muốn người đó có quyền thay đổi các định dạng hoặc nội dung văn bản trong tài liệu của ta. Nói cách khác, người được ta chia sẻ tài liệu chỉ có thể đọc tài liệu, mà không thể tác động, thay đổi một phần hoặc toàn bộ tài liệu của ta.
2. Sau khi chọn Restrict Editing, Word sẽ cung cấp màn hình Restrict Formating
and Editing cho phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu:
Limit Formating to a selection of style: Hạn chế định dạng
Allow only this type of editing in the document: Cho phép loại sau đây được chỉnh sửa - Tracked changes: theo dõi tất cả các thay đổi.
- Filling in forms: hạn chế các thay đổi, ngoại trừ trường hợp điền thông tin vào
các bảng biểu.
- No changes (Read only): ngăn chặn tất cả các thay đổi nội dung.
3. Bấm chọn nút lệnh “Yes, Start Enforcing Protection”, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu:
Sau khi bấm chọn OK, tài liệu đã được bảo vệ người sử dụng muốn chỉnh sửa tài liệu này thì phải nhập mật khẩu.
Để có thể chỉnh sửa được nội dung tài liệu thì người sử dụng bắt buộc phải chọn nút “Stop
Protection”.
Bảng so sánh 3 cấp độ bảo mật ở trên:
Kiểu bảo mật Cấp độ bảo mật Tóm lược
Mark as final Thấp nhất Đánh dấu là tài liệu hoàn chỉnh, nhưng có thể chỉnh sửa dễ dàng.
Restrict Editing Bình thường Đánh dấu chỉ đọc, muốn chỉnh sửa phải nhập mật khẩu. Encrypt with Password Cao nhất Bảo mật ngay từ đầu, muốn