7.1.Giới thiệu Mail Merge
Mail Merge là một chức năng rất hữu ích khi ta cần tạo nhiều tài liệu có nội dung cơ bản
giống nhau, cho phép ta cá nhân hóa chúng với thơng tin duy nhất từ một nguồn dữ liệu.
Ví dụ: Ta cần soạn thảo giấy mời cho nhiều khách hàng, thông thường cấu trúc nội dung của các giấy mời này giống nhau, chỉ khác nhau phần tên/địa chỉ của các khách hàng. Nếu coi phần nội dung giống nhau là dữ liệu tĩnh, thì phần thơng tin của khách hàng là dữ liệu động.
Thay vì ta phải soạn thảo hàng trăm giấy mời, ta chỉ cần soạn thảo một file tài liệu chứa những thông tin tĩnh - tài liệu gốc, và một file tài liệu chứa thơng tin động - nguồn dữ liệu. Sau đó ta sử dụng chức năng Mail Merge tạo ra một tài liệu trộn: kết hợp thông tin tĩnh trong tài liệu gốc trộn với các thông tin động khác nhau trong nguồn dữ liệu.
Nguồn dữ liệu:
Một nguồn dữ liệu hợp lệ là một file có cấu trúc, ví dụ như bảng biểu trong Word, bảng tính Excel, bảng cơ sở dữ liệu Access, hoặc danh sách liên lạc trong Outlook. Nó chứa các bộ thơng tin, cịn gọi là các bản ghi (record) trong một định dạng bảng.
Một file nguồn dữ liệu điển hình bao gồm một bảng thơng tin (có các hàng và các cột). Mỗi hàng chứa một bản ghi, ví dụ: họ tên đầy đủ và địa chỉ của khách hàng. Mỗi cột chứa một loại thông tin riêng biệt được gọi là trường (field), ví dụ: trường họ tên và trường địa chỉ các khách hàng. Ở hàng đầu tiên của bảng nguồn dữ liệu, mỗi trường được xác định bởi tiêu đề cột - tên
trường (Field name).
7.1. Trộn thư bằng Mail Merge Wizard
Trước khi trộn thư, ta cần soạn thảo một file tài liệu gốc bằng Word 2013, và một file nguồn dữ liệu (có thể dùng chương trình Excel để tạo).
Cách thực hiện trộn thư bằng Mail Merge Wizard:
1. Mở file tài liệu gốc.
2. Chọn thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge, chọn nút Start Mail Merge, chọn tiếp Step by Step Start Mail Merge. Một bảng Mail Merge sẽ xuất hiện ở bên phải cửa sổ chương trình Word.
File tài liệu gốc File nguồn dữ liệu
3. Trong phần Select document type, chọn loại tài liệu gốc đang sử dụng, trường hợp này để mặc định là Letters. Chọn nút Next: Starting document để tiếp tục.
5. Chọn Browse trong phần Use an existing list để lựa chọn file nguồn dữ liệu, hộp thoại
Mail Merge Recipients sẽ được hiển thị.
6. Chọn bảng dữ liệu sẽ sử dụng trong file nguồn dữ liệu, nhấn OK để tiếp tục. 7. Chọn Next: write your letter để sang bước tiếp theo.
8. Đưa con trỏ đến nơi cần chèn trong tài liệu gốc, chọn vào More Items để chèn trường dữ liệu ra tài liệu
Trong phần Preview your letter, ta có thể nhấn vào nút hoặc để thay đổi người nhận tương ứng với file nguồn dữ liệu, các thông tin chèn vào sẽ thay đổi theo.
10. Nhấn nút Next: Complete the merge để sang bước tiếp theo.
- Chọn Edit individual letters, hộp thoại Merge to New Document sẽ được hiển thị.
- Trong phần Merge records, chọn số lượng bản ghi trong file nguồn dữ liệu sẽ sử
Một tài liệu có tên là “LetterX” (X: 1,2,…) được mở ra trong ô cửa Word mới. Trong tài liệu này sẽ gồm nhiều bản nội dung file tài liệu gốc, với phần nội dung động đã được trộn với thông tin của file dữ liệu nguồn. Số lượng bản nội dung file tài liệu gốc trộn thông tin với file dữ liệu nguồn phụ thuộc vào số lượng bản ghi bản đã chọn ở bước trên.
Phần 2.
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ MS EXCEL 2013 1.1. Cách mở và giới thiệu giao diện chương trình 1.1. Cách mở và giới thiệu giao diện chương trình
1.1.1. Cách mở chương trình
Có nhiều cách thức khác nhau để mở được chương trình MS Excel 2013, khi Excel đã được mở, một Workbook trống sẽ xuất hiện để ta có thể nhập nội dung theo ý muốn của mình.
Cách 1: Sử dụng menu All Programs
1 Trên thanh TaskBar của Windows, nhấp chuột trái vào nút Start và nhấn tiếp vào All
Programs, một danh sách các chương trình đã được cài đặt trong máy tính sẽ xuất hiện.
2 Tìm và nhấp chuột trái vào mục Microsoft Office.
3 Nhấp chuột tiếp vào mục Microsoft Excel 2013, chương trình Excel 2013 sẽ mở và một tài liệu trống xuất hiện.
Cách 2: Sử dụng shortcut trên màn hình Desktop
Nếu MS Excel 2013 đã được cài đặt trên máy tính, thơng thường sẽ có một biểu tượng (shortcut) Excel 2013 (hình bên) xuất hiện ở màn hình Desktop. Nhấp đúp chuột trái vào shortcut đó và chương trình Excel sẽ được mở ra.
1.1.2. Giao diện MS Excel 2013
Giao diện MS Excel bao gồm các cơng cụ mà ta có thể sử dụng để làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả khi tạo tài liệu, đồng thời có vùng nhập dữ liệu để soạn thảo nội dung.
1 Title Bar- thanh tiêu đề: hiển thị tên chương trình và tên tài liệu.
2 Quick Access Toolbar: gồm chức nút chức năng chính thường xuyên được sử dụng, như là ghi tài liệu (save), hoàn tác (undo), lặp lại thao tác (repeat)...
3 Ribbon: hệ thống menu mới xuất hiện từ Microsoft Office 2007, nó chứa các lệnh được tổ chức thành ba thành phần: các thẻ (Tab), các nhóm (Group) và các lệnh (Command). 4 Dialog Box Launcher: đây là các nút xuất hiện ở góc dưới bên phải mỗi Group, khi nhấp chuột vào các nút này, một hộp thoại hoặc một bảng lựa chọn chức năng tương ứng với nhóm sẽ được xuất hiện.
5 Scroll Bar- thanh trượt: có 2 loại thanh trượt: trượt ngang và trượt dọc, cho phép thay đổi vị trí của ơ cửa sổ Workbook.
6 Document Area- vùng Workbook: đây là vùng cho phép gõ nội dung Workbook. Có một con trỏ (hình thanh dọc nhấp nháy) thể hiện vị trí nơi nội dung xuất hiện khi gõ nội dung Workbook.
7 Status Bar- thanh trạng thái: phía bên trái hiển thị các thơng tin của Workbook (số trang, số từ, kiểu ngơn ngữ …); Phía bên phải có các nút chức năng thay đổi chế độ hiển thị, phóng to thu nhỏ… 1 2 3 4 5 6 7
Ribbon là phần giao diện trên cùng của Excel, là hệ thống menu mới chứa hầu hết các chức
năng của Excel để thực hiện cơng việc nhanh chóng. Thơng thường Ribbon sẽ hiển thị mặc định 9 Tab (thẻ), trong mỗi thẻ lại bao gồm nhiều nút chức năng được tổ chức thành các nhóm, giúp cho người sử dụng nhanh chóng tìm được chức năng cần thiết.
Hầu hết các nhóm có một Dialog Box Launcher – một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của Group. Khi nhấn chuột đó, một hộp thoại mới hoặc thanh nhiệm vụ được hiển thị, cho phép người dùng thiết lập thêm các Option hoặc thêm thông tin cho các chức năng cần thực hiện mà không hiển thị sẵn trong Group.
Gợi ý: Khi di chuyển chuột đến từng nút chức năng trên Ribbon, giữ nguyên chuột trong
khoảng 1 giây sẽ thấy xuất hiện một nhãn mô tả hiển thị sơ lược các thơng tin về chức năng của nút đó. Nhãn này gọi là ScreenTip, các thông tin hiển thị bao gồm: tên chức năng, phím tắt (nếu có) và mơ tả ngắn gọn về tác dụng của chức năng.
1.1.3. Giới thiệu chức năng Backstage View
Backstage View là một giao diện đặc biệt của MS Excel 2013. Với Backstage View có
những chức năng cơ bản như: mở, đóng, lưu tệp tin... đồng thời thêm các tính năng cao cấp như: bảo mật, quản lý phiên bản, kiểm tra lỗi...
Để hiển thị giao diện Backstage View, ta nhấp chuột trái vào thẻ File trên thanh Ribbon. Giao diện này gồm 3 phần:
- Phần bên trái: danh sách các chức năng cơ bản làm việc với tệp tin. - Phần ở giữa: các chức năng cao cấp làm việc với Workbook. - Phần bên phải: các thông tin về các thuộc tính của tệp tin.
Tab Mũi tên xổ xuống Đóng / mở Ribon
Groups Dialog Box
1.2.Làm việc với Workbook
Trước tiên ta cần tìm hiểu về cấu trúc tổ chức của một tập tin trong MS Excel bao gồm:
- Workbook: workbook (sổ tính) là một tập tin để làm việc và lưu trữ dữ liệu. Mỗi workbook
có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), một sheet có thể là worksheet hay chart sheet.
- Worksheet: là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet được tổ chức thành nhiều dịng (row) và cột (column), một ơ (cell) là nơi nhập dữ liệu. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng.
- Chart sheet: Cũng là một sheet nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.
- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
1.2.1. Mở, tạo mới Workbook
Mở Workbook có sẵn
Khi mới chạy, Excel ln mở sẵn một Workbook, ta có thể mở MS Excel và một Workbook đồng thời bằng cách di chuyển đến thư mục chứa tệp tin và nhấp đúp chuột vào tệp tin đó. Để mở Workbook trực tiếp trên Excel, ta có thể thực hiện theo những bước sau:
Các bước thực hiện:
1 Nhấp chuột vào thẻ File.
3 Di chuyển đến thư mục chứa tệp cần mở. 4 Nhấp chuột vào tệp cần mở để chọn. 5 Nhấp chuột vào nút Open.
Gợi ý: Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+O để mở Workbook có sẵn.
Tạo mới Workbook mặc định
Chức năng tạo mới Workbook mặc định được sử dụng khi tạo một tài liệu mới, hồn tồn chưa có nội dung gì và có các thiết lập mặc định.
Các bước thực hiện:
1 Nhấp chuột vào thẻ File. 2 Nhấp chuột vào mục New.
3 Nhấp chuột vào mục Blank Workbook.
Gợi ý: Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+N để tạo mới Workbook mặc định.
Tạo mới Workbook theo mẫu
5 3 4 2 3 2
Ngoài việc tạo 1 Workbook mới theo thiết lập mặc định, Excel cho phép tạo Workbook theo
Template (mẫu) có sẵn với các thiết lập về định dạng, bố cục, màu sắc, nội dung . . . đã được xác
lập từ trước.
Các bước thực hiện:
1 Nhấp chuột vào thẻ File. 2 Nhấp chuột vào mục New.
3 Nhấp chuột vào một Template muốn lựa chọn, hoặc nhấn chọn Template.
1.2.2. Ghi, đóng Workbook
Sau khi đã soạn thảo Workbook, ta cần lưu lại file Workbook để có thể sử dụng sau này. Nếu qn khơng lưu lại, tồn bộ cơng việc soạn thảo trong nhiều giờ có thể sẽ bị mất, vì vậy hãy thực hiện lưu Workbook thường xuyên.
Để thực hiện việc lưu nội dung file Workbook, ta sử dụng chức năng Save hoặc Save As trong thẻ File. Trong q trình này có thể đặt tên file, định dạng file và chỉ định vị trí lưu file
Workbook đó. Với các Workbook mới khi lưu lần đầu (Save) thì cần đặt tên, định dạng cho nó. Một số định dạng thơng dụng
Định Dạng Mở Rộng Mô Tả
Sổ làm việc Excel .xlsx Định dạng tệp nền tảng mặc định cho Excel 2007- 2016 Sổ làm việc Excel (mã) .xlsm Định dạng tệp nền tảng XML và có bật macro cho Excel 2007-2013. Sổ làm việc Excel 97- Excel 2003 .xls Định dạng tệp Excel 97- Excel 2003 Để đóng Workbook có thể dùng các cách đóng sau: 3 2
1 Nhấp chuột vào thẻ File và chọn Close.
2 Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3 Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>.
Nếu Workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc ta lưu lại các thay đổi đó. Với Workbook lần đầu ghi đĩa sẽ phải nhập tên và lựa chọn định dạng cho nó.
1.4.3. Sắp xếp Workbook
Khi ta mở nhiều Workbook cùng một lúc, để thuận tiện cho việc quan sát ta có thể sắp xếp lại các Workbook:
1 Nhấp chuột vào thẻ View và chọn nút Arrange All sẽ hiện ra cửa sổ dưới đây:
2 Chọn chế độ xem thích hợp:
a. Tiled: sắp xếp các cửa sổ theo hai hàng ngang và nhiều cột dọc. b. Horizontal: sắp xếp cửa sổ theo hàng ngang.
c. Vertical: sắp xếp cửa sổ theo cột dọc. d. Cascade: xếp chồng so le các cửa sổ.
e. Windows of active workbook: hiển thị Workbook đang làm việc lên tồn khung làm việc, cịn các Workbook khác thì được sắp xếp.
1.2.3. Cấu hình, bảo vệ Workbook
Cấu hình Workbook
Để cấu hình các thơng số cơ bản cho một Workbook ta chọn thẻ File nhấn vào Info và chọn
Properties ở cửa sổ phía tay phải và chọn Advanced Properties.
Trong đó thẻ Summary để thay đổi các thông tin của một Workbook như: Tiêu đề (Title), chủ đề (Subject), Tác giả( Author)...
Bảo vệ Workbook. Có hai cách để bảo vệ một Workbook như sau:
Trong đó:
1 Đặt Workbook hiện tại là phiên bản cuối cùng và không thể chỉnh sửa được. 2 Đặt mật khẩu cho Workbook.
3 Đặt mật khẩu cho Worksheet, cửa sổ thao tác hiện tại. 4 Đặt mật khẩu bảo vệ cấu trúc bảng tính.
5 Hạn chế quyền chỉnh sửa Workbook của một số người dùng. 6 Thêm chữ ký điện tử vào Workbook .
Thiết lập mật khẩu cho tập tin
Bước 1. Mở tập tin muốn tạo mật khẩu Tab File Info Protect Workbook
Encrypt with Password
Bước 2. Nhập mật khẩu 1 3 5 2 4 6
Bước 3. Nhập lại mật khẩu vừa đặt
Bước 4. Click Ok hoàn thành
Cách 2: bảo vệ Workbook qua hai lớp mật khẩu.
1 Chọn File Save As, Nhấn nút Tools, chọn General Options 2 Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook.
3 Xác nhận lại mật mã mở workbook. 4 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. 5 Nhấn nút Save để hoàn tất.
1.3.Ô, vùng dữ liệu trong Excel
1.3.1. Nhận dạng ô, vùng dữ liệu
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dịng (ví dụ: ơ A4; ơ B15). Địa chỉ một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ơ ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ơ góc dưới bên phải của vùng (ví dụ vùng A1:B14)
1.3.2. Lựa chọn, quản lý tên vùng dữ liệu
Đặt tên cho vùng
Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong q trình thao thác và xử lý tính tốn. Để chọn vùng dữ liệu cần đặt tên ta có các cách:
1 Chọn ơ đầu tiên của vùng cần lựa chọn, nhấn và giữ chuột để kéo đến ô cuối cùng. 2 Chọn ô đầu tiên của vùng cần lựa chọn, nhấn và phím Shift và chọn ô cuối cùng. 3 Gõ trực tiếp địa chỉ vùng vào ơ địa chỉ. Ví dụ: A4:F14
Sau khi đã lựa chọn vùng để đặt tên ta nhấn phải chuột vào vùng và chọn Define Name hoặc chọn thẻ Formulas, trong nhóm Defined Names nhấn vào Define Name sẽ hiện ra cửa sổ để đặt tên vùng.
Sau khi đã đặt tên cho vùng, ta có thêm hai cách nữa để lựa chọn một vùng dữ liệu thông qua tên:
1 Gõ tên vùng trực tiếp lên ô địa chỉ.
2 Chọn thẻ Home, trong nhóm Editing chọn Find & Select, chọn Goto sẽ hiện ra bảng có tên các vùng để đi đến. Ơ ghi địa chỉ Vùng B11:D11 ô B9 Tên vùng Địa chỉ vùng Phạm vi vùng Chú thích vùng
Quản lý tên vùng: Chọn thẻ Formulas, trong nhóm Defined Names nhấn vào Name Manager sẽ hiện ra cửa sổ để quản lý tên vùng
Trong đó:
1 Tạo một vùng mới, sẽ hiện ra cửa sổ tạo và đặt tên vùng. 2 Hiệu chỉnh vùng cũ về tên gọi, chú thích, vùng dữ liệu. 3 Xóa vùng dữ liệu có sẵn.
4 Lọc các vùng dữ liệu.
5 Vùng lựa chọn hiện tại, ấn vào nút này để thay đổi vùng lựa chọn.
1.3.3. Sao chép, cắt, xóa vùng (Copy, Cut, Delete)
Sao chép (copy) là nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên. Cắt (Cut) tương tự như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép, cắt, xóa trước tiên phải chọn vùng cần sau đó có thể thực hiện qua các bước:
(Copy) hay (Cut). 1 Chọn thẻ Home, trong nhóm Clipboard, nhấn nút