quản lý mục tiêu gắn với hiệu quả
Phương thức quản lý kinh doanh lâu nay ở Điện lực Quảng Nam, một đơn vị hạch toán phụ thuộc, là tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và chỉ tiêu được cấp trên trực tiếp giao theo kỳ (tháng, quí, năm), và việc đánh giá là kết quả thực hiện đó. Do đó phương thức quản lý mang nặng tính kế hoạch và nguyên tắc hành chính. Sự đánh giá kết quả kinh doanh chưa được rõ ràng, nên động lực phấn đấu khơng cao. Đó là một hạn chế nhất định của hoạt động kinh doanh.
Cần thay đổi cơ bản quan niệm cũ còn nhiều hạn chế này theo điều kiện cụ thể của Điện lực Quảng Nam (cũng như các Điện lực khác). Có thể hoạt động theo cơ chế cơng ty con, tuy chưa có nhiều thay đổi về giao nhiệm vụ kế hoạch kinh doanh từ công ty mẹ - Cơng ty Điện lực 3, nhưng có thể tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc được giao, gắn với tiền lương. Đó là phương thức quản lý theo mục tiêu gắn liền với hiệu quả.
Việc xác định mục tiêu cũng cần xem xét lại, mục tiêu theo quan điểm quản lý có phạm vi hẹp hơn, ngắn hạn hơn và hình thành theo chuỗi của cơng việc trong hoạt động kinh doanh. Có thể chia nhỏ kế hoạch các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao... thành các mục tiêu cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân. Các mục tiêu nhỏ đó cần có đầy đủ các nội dung về: vật liệu, phương tiện, lao động, chi phí, thời gian và cuối cùng là yêu cầu kết quả cần đạt được. Mỗi hoạt động kinh doanh dù phức tạp đến đâu, cũng có thể đơn giản hoá bằng chuỗi mục tiêu nhỏ đang xen hay trải dài của kế hoạch theo định kỳ tháng, quý, năm. Việc này, ban đầu có thể khó khăn nhất định cho bộ phận tham mưu hoạch định kế hoạch, nhưng sẽ tạo sự chủ động nhất định cho bộ phận thừa hành. Việc đánh giá kết quả, hiệu quả của từng mục tiêu nhỏ thì tương đối dể dàng hơn việc đánh giá khối lượng công việc lớn.
Thực tế, mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà từng doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian xác định. Lợi ích của việc quản lý theo mục tiêu, đó là: Khuyến khích tính chủ động sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập mục tiêu; Việc kiểm soát dễ hơn; Tổ chức được phân định rõ ràng; Và dể đạt được sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả công việc giao cho họ. Yêu cầu đối với việc triển khai quản lý theo mục tiêu, đó là: Cần mơi trường nội bộ lý tưởng; Có tính ngắn hạn; Và tính linh hoạt trong việc thích nghi của việc thay đổi mục tiêu [32].
Để việc quản lý theo mục tiêu đạt kết quả tốt, việc chọn mục tiêu phải đảm bảo 7 yêu cầu của nguyên tắc SMARTER (sau của SMART):
+ Specific - cụ thể, dễ hiểu. Chỉ tiêu phải cụ thể, vì nó ln gắn liền với việc định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
+ Measurable đo lường được, vì khơng đo lường được thì khơng biết có khả thi hay không?
+ Achievable vừa sức. Chỉ tiêu nên có mức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt quá cao, không thể đạt được.
+ Realistics thực tế. Đây là tiêu chí gắn liền giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của đơn vị như: thời gian, nhân sự, tiền bạc...
+ Timebound có thời hạn. Mọi cơng việc phải có tiến độ và thời hạn hồn thành, nếu khơng nó có thể khơng đạt hiệu quả và có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu khác.
+ Engagement - liên kết. Đơn vị phải liên kết được lợi ích của mình và lợi ích của các chủ thể khác.
+ Right - thích đáng. Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ; do đó cần việc chọn chỉ tiêu cần công bằng và tạo được sự lôi cuốn với tất cả các bộ phận.
Sau khi chọn được mục tiêu, cấp trên cần thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu trong chiến lược của đơn vị và cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện. Cấp dưới chủ động đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được cấp trên duyệt và thông qua. Về lâu dài, cấp trên đóng vai trị định hướng, khuyến khích cấp dưới đề ra mục tiêu; mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác.
Trong việc thực hiện mục tiêu, cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần thiết cho cấp dưới để cấp dưới chủ động sáng tạo xây dựng và thực hiện kế hoạch; cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ; cấp trên định kỳ phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc giúp đỡ kịp thời. Đặc biệt, ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập một số điểm kiểm soát trọng yếu để dễ dàng theo dõi việc thực hiện mục tiêu và sẽ dễ đánh giá công việc của cấp dưới.
Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu nhỏ gắn với hiệu quả trong một tổng thể lớn, kế hoạch dài hạn có thể bị rối loạn nhất định, thậm chí trở ngại trong việc thực hiện ở một cơng đoạn nào đó, cần phải xem xét kỹ chuỗi mục tiêu và đòi hỏi phải đảm bảo cho sự thành công của mục tiêu chung mang tính lâu dài. Việc tổ chức cần phải được đồng bộ và thống nhất. Điều đó được giải quyết bằng việc chọn lựa các phương án tối ưu nhất khi thực hiện, theo nguyên tắc chọn lọc thận trọng ở các cơng đoạn có sự chồng lấn.
Ngồi ra, quản lý kế hoạch kinh doanh cần có cơ sở thực tiễn, biện pháp tổ chức thật khoa học và chặt chẽ; cần xác định rõ từng quá trình, phải kiểm sốt được đầu vào, đầu ra có chất lượng và đảm bảo tin cậy. Công tác khi đã hoạch định kỹ càng cũng cần xem đó là mục tiêu cần phải đạt được; cần thiết tập trung và hướng mọi nỗ lực vào đó để đạt được mục tiêu; hạn chế tối đa và
tránh tình trạng đi lệch khỏi mục tiêu chung. Nguyên tắc chung để đạt kết quả cao nhất trên tinh thần: mục tiêu = 1, biện pháp = 10, quyết tâm = 20.
Đồng thời đưa cơng nghệ mới vào quản lý, trong đó có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000; đảm bảo chất lượng sản phẩm; đảm bảo chữ “tín” và đáp ứng đầy đủ yêu cầu đã cam kết với khách hàng, phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh; đảm bảo thực hiện công việc theo quy trình đã được soạn thảo và ln tìm cách nâng cao được hiệu quả kinh doanh.
Trên cơ sở kinh nghiệm quản lý ở các Điện lực khác, những biện pháp thực tế có thể xem xét áp dụng Điện lực Quảng Nam trong việc quản lý vận hành hệ thống lưới điện; giảm tỉ lệ điện năng truyền tải - phân phối; gắn việc triển khai cải tạo xây dựng lưới điện với sự phát triển của tỉnh [21].
Tuy lưới điện Quảng Nam lâu nay được tăng cường củng cố, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đầy đủ cho việc cấp điện; kết cấu lưới một số nơi vẫn còn nhiều nhược điểm, như thiếu mạch vòng và vốn cải tạo hạn chế nên có khả năng xảy ra sự cố gây mất điện cho khách hàng. Để thực hiện mục tiêu mỗi năm giảm 20% suất sự cố trên lưới điện, cần kiểm tra và tổ chức rà soát lại toàn bộ các phương án cấp điện cơ bản cho các phụ tải, đặc biệt là các phụ tải trọng yếu ở trung tâm thị xã, huyện lỵ...; có các đội ngũ ở các chi nhánh điện với các phương án xử lý sự cố kịp thời; chủ động về kế hoạch, phối hợp lịch công tác một cách chặt chẽ, hạn chế tối đa cắt điện để công tác và phải thông báo trước cho khách hàng tiện sắp xếp sản xuất, sinh hoạt; thực hiện tốt và nghiêm túc chế độ kiểm tra, duy tu bảo dưỡng định kỳ, khắc phục triệt để các tồn tại sau thí nghiệm định kỳ. Kiểm tra và thực hiện có hiệu quả cơng tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn lưới điện. Đồng thời quan tâm đến việc trang bị đủ các trang thiết bị, phương tiện làm việc, vật tư dự phòng; tăng cường kiểm tra hiện trường công tác về quy trình và an tồn kịp thời khắc
phục sự bất hợp lý dưới cơ sở. Để làm tốt công tác quản lý vận hành lưới điện, cần phải tiếp tục triển khai một cách kiên trì và có hiệu quả quy trình quản lý vận hành cho nhánh mẫu; mọi chi nhánh thực sự đều thực hiện tốt, đồng đều và đều xứng đáng là những chi nhánh mẫu. Hỗ trợ cho việc thực hiện quản lý vận hành này, cần sắp xếp quy trình một cách hợp lý trên cơ sở thực hiện việc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Để có cơ sở đánh giá việc thực hiện giảm sự cố lưới điện, về tổ chức cũng cần có một tiểu ban theo dõi và tham mưu. Cần phân loại các dạng và khu vực thường hay sự cố để có phản ứng kịp thời và mọi thông tin dể dàng thu thập được từ phòng Điều độ Điện lực.
Thực hiện giảm tỉ lệ điện năng dùng cho phân phối thông qua việc sử dụng tốt các nguồn vốn sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản để hoàn thiện lưới điện, cải tạo các hệ thống công tơ đo đếm và các biện pháp kỹ thuật và kinh doanh. Cân bằng và điều hoà phụ tải, thay các máy biến áp non tải, cân đảo pha cho các lộ hạ thế, lắp đặt các cụm tụ bù cao- hạ thế trên lưới... và nâng cao điện áp vận hành là các biện pháp kỹ thuật tích cực để giảm tỉ lệ điện năng dùng cho phân phối. Về mặt kinh doanh cần tăng cường kiểm tra thay thế công tơ đứng cháy, cải tạo các rẽ nhánh sau cơng tơ, tránh các trường hợp câu móc trái phép; đồng thời với việc kiểm soát chặt chẽ số liệu công tơ đầu nguồn và ghi đúng, ghi đủ sản lượng thương phẩm theo lộ trình quy định. Thực tế cho thấy, do việc ghi chữ số điện năng trải dài theo các lộ trình trong một tháng và việc sử dụng điện tuỳ thuộc vào nhu cầu của đối tượng sử dụng điện theo mùa vụ và thời tiết nên mức độ chênh lệch giữa sản lượng điện đầu nguồn với tổng sản lượng điện bán được có dao động nhất định. Để kiểm sốt được sự biến động này cần phải quy đổi và phân tích rõ từng nhóm đối tượng để có thể biết được cơ cấu của sự biến động. Đồng thời, cần có chương trình và giải pháp vừa hợp lý, vừa tích cực trong việc
thực hiện giảm tỉ lệ điện năng dùng cho phân phối theo từng quý và phấn đấu giảm cho được mỗi năm ít nhất (0,2-0,3)%.
Việc cải tạo và đầu tư lưới điện, nhất là các dự án có quy mơ lớn cần thiết phải gắn liền với sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Cần phải có sự tham gia từ đầu của Điện lực; tham gia từ khâu hiện trạng đến dự báo, từ khối lượng khảo sát đến quan điểm tiêu chuẩn cho thiết kế... và vốn do ai chịu trách nhiệm đầu tư. Quá trình triển khai đầu tư cần phải đảm bảo đúng quy định và trình tự cơng tác đầu tư xây dựng (Luật Xây dựng) và nên xem xét có phân kỳ hợp lý để có hệ số xử dụng dự án cao nhất.
Do cơ chế tổ chức và phân cấp, một số dự án lưới điện lớn Điện lực không tham gia được đủ, cần có sự thay đổi nhất định vì rằng Điện lực là đơn vị trực tiếp quản lý vận hành và khai thác sau khi nghiệm thu đưa vào sử dụng. Chính việc đang quản lý, vận hành và khai thác hiện trạng thì yêu cầu phụ tải ra sao để đầu tư hợp lý; thời tiết, địa hình thế nào để có thiết kế phù hợp thì hơn ai hết Điện lực có thể tham gia cụ thể có hiệu quả nhất. Mặt khác, trong các quy hoạch kinh tế- xã hội, phần điện luôn là phần cơ sở hạ tầng quan trọng được đề cập, nhưng sự phù hợp khơng cao vì khơng gắn với thực tế và lại có vốn đầu tư quá lớn... đã gây lảng phí và khó khăn rất nhiều cho Điện lực.