2.2. Các dịchvụ thông tin – thƣ viện
2.2.5. Dịchvụ tư vấn
- Dịch vụ này giúp xây dựng quy trình để báo cáo một trƣờng hợp ADR xảy ra tại đơn vị cụ thể: Đó là việc dựa trên những thơng tin và nhu cầu thực tế của đơn vị, Trung tâm sẽ hỗ trợ và giúp đỡ các bệnh viện phát hiện ra các trƣờng hợp ADR
xảy ra tại đơn vị, xây dựng quy trình báo cáo ADR từ cơ sở đến CSDL ADR quốc gia.
- Dịch vụ này cũng đƣợc thể hiện ở việc các chuyên viên của Trung tâm sẽ giúp các bệnh viện trong việc xây dựng quy trình để có một bản tin cảnh giác dƣợc cho bệnh viện cụ thể khi có yêu cầu, tại các sở y tế thì vấn đề là cùng họ xây dựng quy trình để báo cáo ADR các trƣờng hợp xảy ra và cùng họ phổ biến đến các đơn vị trong phạm vi quản lý của mình.
- Dịch vụ tƣ vấn thông tin ở Trung tâm tuy đang đƣợc quan tâm đầu tƣ nhƣng để phát triển đƣợc hệ thống cảnh giác dƣợc ở Việt Nam thì hoạt động này cần đƣợc quan tâm và đầu tƣ hơn nữa trong chiến lƣợc phát triển Trung tâm.
2.3. Các yếu tố tác động đến việc tổ chức các sản phẩm và dịch vụ
2.3.1. Nguồn nhân lực
Một trong những yếu tố chủ quan có vai trị quan trọng và tác động lớn đến số lƣợng, chất lƣợng của SP&DV tại cơ quan, đơn vị cung cấp thông tin là đội ngũ cán bộ. Trong tổ chức nói chung và trong cơ quan tổ chức dịch vụ nói riêng thì năng lực chun mơn của ngƣời thực hiện có ý nghĩa quyết định tới chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ.
Hiện tại, Trung tâm có 13 cán bộ trình độ từ trung cấp, đại học và trên đại học, cụ thể: Ban Giám đốc: 03 ngƣời, là giảng viên, kiêm quản lý. 10 cán bộ, nhân viên, đa phần là dƣợc sĩ: 07 ngƣời, cán bộ CNTT: 01 ngƣời, cán bộ thông tin - thƣ viện: 01 ngƣời, dƣợc sĩ trung học: 01 ngƣời. Có thể thấy ngay rằng, với chức năng nhiệm vụ của Trung tâm, với số cán bộ nhƣ trên nên 01 cán bộ tham gia nhiều công việc chuyên môn khác nhau. Cán bộ Trung tâm vừa phải thực hiện chuyên môn, vừa tham gia giảng dạy cảnh giác dƣợc và hƣớng dẫn tra cứu thơng tin thuốc. Có thể nói, cùng lúc cán bộ Trung tâm vừa làm cán bộ thông tin, vừa thực hiện công việc của cán bộ CNTT, vừa tham gia giảng dạy, vừa tham gia nghiên cứu khoa học. Có thể thấy, nguồn nhân lực của Trung tâm còn quá mỏng, chỉ đáp ứng đƣợc mức tối thiểu cho cơng việc. Ngồi ra, tuổi đời và tuổi nghề của đội ngũ cán bộ hiện nay còn trẻ, đa phần là nữ, đang trong độ tuổi sinh đẻ, một cán bộ phải kiêm nhiệm
nhiều công việc nên chất lƣợng chƣa thực sự đáp ứng đƣợc yêu cầu trong việc tạo dựng sản phẩm và tổ chức dịch vụ. Đội ngũ cán bộ do cịn trẻ, lại kiêm nhiệm nhiều cơng việc nên khi giải quyết cơng việc chƣa thực sự chủ động, chƣa có nhiều thời gian dành cho nghiên cứu chun mơn của các lĩnh vực khác để tích lũy kiến thức vận dụng vào công việc. Cán bộ của Trung tâm mới chỉ làm việc theo sự chỉ đạo mà chƣa có ý thức trong vấn đề tƣ vấn, định hƣớng thông tin cho NDT. Điều này là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp tới SP&DV của Trung tâm. Tuy nhiên, do cán bộ của Trung tâm còn trẻ và đƣợc định hƣớng, hƣớng dẫn từ ban lãnh đạo Trung tâm nên các cán bộ của Trung tâm đƣợc tạo điều kiện để trau dồi tri thức trong lĩnh vực cơng tác cịn rất mới tại Việt Nam này.
2.3.2. Nguồn tin
Một trong những yếu tố quan trọng có ảnh hƣởng trực tiếp tới các SP&DV của đơn vị cung cấp thông tin là nguồn tin. Trung tâm là đơn vị mới đƣợc thành lập nên việc chú trọng đến phát triển nguồn tin dựa trên cơ sở dữ liệu bên ngồi là chính, bên cạnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu của Trung tâm, tuy đúng trong thời điểm hiện tại, khi mà nguồn ngân sách cung cấp cho phát triển nguồn tin còn đang rộng mở nhƣng nguồn tin này sẽ không thể phát triển bền vững. Việc bổ sung nguồn tài nguyên bản giấy tuy đã đƣợc quan tâm nhƣng chƣa có cán bộ phụ trách nên mới chỉ ở mức đáp ứng tối thiểu nhất nhu cầu.
Các nguồn tin sách, báo, tạp chí, tài liệu tra cứu chƣa đa dạng và phong phú, không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, nhiều tài liệu chết và nhiều tài liệu bị thiếu, đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành sâu về lĩnh vực đào tạo cảnh giác dƣợc.
Nguồn tin nội sinh gồm những báo cáo nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, tập bài giảng, giáo trình của cán bộ giảng viên và sinh viên, học viên trong Trung tâm tuy có nhiều nhƣng hiện nay chƣa có cơ chế quản lý chặt chẽ, vẫn còn nằm nhiều trong các cán bộ phụ trách hoạt động nên vẫn cịn ít và khơng đƣợc cập nhật kịp thời về nơi lƣu trữ. Chính vì vậy, ảnh hƣởng đến việc tạo dựng và tổ chức các sản phẩm và dịch vụ.
2.3.3. Công nghệ
Số lƣợng và chất lƣợng thông tin phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tin của NDT ngày càng cao, địi hỏi tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu này, quan trọng là các cơ quan TT-TV phải đƣợc trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
Hệ thống trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm đã đƣợc nối mạng và có một số trang thiết bị nhƣ sau:
Mạng máy tính có kết nối wifi
13 máy tính bàn và 03 máy tính xách tay 01 máy scan 07 máy in 03 máy photo 02 máy chiếu 01 máy fax, 06 điện thoại
Với điều kiện nhƣ hiện nay, Trung tâm vẫn cịn thiếu nhiều máy tính để phục vụ cho các bạn cộng tác viên, là sinh viên phục vụ cho việc nhập báo cáo của Trung tâm. Tuy đã rất cố gắng bố trí khơng gian làm việc khoa học nhƣng do diện tích mặt bằng của Trung tâm cịn hạn hẹp, khơng có các phịng ban riêng để thực hiện các nghiệp vụ khác nhau, trang thiết bị chƣa đƣợc trang bị đồng bộ, điều này gây khó khăn cho việc tạo lập sản phẩm thông tin và tổ chức các dịch vụ.
2.3.4. Kinh phí
Để tạo dựng và tổ chức SP&DV, vấn đề kinh phí là một trong những yếu tố tác động khơng nhỏ. Kinh phí hoạt động của Trung tâm phụ thuộc vào kinh phí đƣợc cấp của nhà trƣờng. Hiện tại, hàng năm ngân sách của Trung tâm đƣợc phân định mức cho Trung tâm theo định mức đƣợc Bộ Y tế phê duyệt. Trung tâm tự chủ trong các khoản chi tiêu trong ngân sách đƣợc cấp từ tiền lƣơng, xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị công nghệ... Tuy nhiên việc chi tiêu ngân sách này lại có sự kiểm sốt của Phịng tài chính - kế tốn của nhà trƣờng, do đó việc đầu tƣ tạo dựng
ra các sản phẩm và tổ chức dịch vụ trong điều kiện khó khăn về kinh phí là rất khó. Trung tâm mới đƣợc thành lập, đội ngũ cán bộ còn trẻ nên việc thẩm định báo cáo lại phụ thuộc rất nhiều vào các chuyên gia bên ngoài, điều này tạo cho Trung tâm những rào cản lớn. Việc đi lại để chuyển báo cáo cho chuyên gia thẩm định hằng năm là rất lớn nhƣng hiện nay chƣa có hỗ trợ chi phí đi lại, các chuyên gia thẩm định báo cáo lại là những ngƣời làm việc trong ngày y tế, chuyên gia đƣợc mời là những nhà quản lý, chuyên môn làm chuyên môn chuyên sâu nên việc thẩm định chỉ mang tính làm thêm, áp lực từ cơng việc chun mơn rất lớn, điều này gây khó khăn cho cán bộ của Trung tâm trong việc đi lại chuyển báo cáo và việc tạo dựng ra sản phẩm và dịch vụ có chất lƣợng do khó chủ động đƣợc trong cơng việc. Phần kinh phí để thanh tốn chi cho chuyên gia thẩm định quá lớn, bằng 1/3 ngân sách đƣợc giao của Trung tâm điều này gây khó khăn trong việc chi trả các khoản khác. Việc tạo dựng ra các sản phẩm của Trung tâm hằng năm nhìn chung là nhiều nhƣng chƣa có thêm phụ cấp cố định nên khó khuyến khích đƣợc cán bộ của Trung tâm và đội cộng tác viên của Trung tâm tận tâm làm việc. Việc làm này còn là việc tùy hứng, tiền lƣơng theo bậc của cán bộ Trung tâm cịn thấp, cơng việc lại phải kiêm nhiệm nhiều việc nên tâm lý chung là đẩy việc cho nhau. Chính điều này, đã tạo ra chất lƣợng sản phẩm thông tin và dịch vụ thông tin chƣa thực sự tốt, các sản phẩm và dịch vụ mới manh mún ở những bƣớc đầu, cần đa dạng và phong phú hơn nữa. Bảng 2.1.
Bảng 2.1. Kinh phí Trung tâm DI&ADR Quốc gia năm 2016
STT Các khoản chi Số tiền (đồng)
1 Các khoản chi lƣơng cấp bậc, lƣơng tăng thêm, BHXH các các khoản chi cho con ngƣời khác
1.440.000.000 2 Tiền điện, nƣớc, vệ sinh, điện thoại 100.000.000 3 Chi sửa chữa nhỏ, mua vật tƣ văn phòng, văn phòng
phẩm
50.000.000 4 Chi thuê khốn chun mơn nghiệp vụ, chi chuyên
môn nghiệp vụ khác:
970.000.000
- Thuê bao cơ sở dữ liệu eTG 42.000.000
- Mua sách phục vụ công tác chuyên môn 30.000.000
- Thẩm định báo cáo ADR 800-830.000.000
- Bảo trì, cập nhật tính năng website 30.000.000 Chi thuê khốn chun mơn, chi khác; xây dựng
chuyên luận thuốc…
40-60.000.000
Tổng: 2.560.000.000
2.3.5. Chuẩn nghiệp vụ
Sản phẩm TT-TV là kết quả của q trình xử lý thơng tin. Dịch vụ thơng tin đƣợc tổ chức trên cơ sở sử dụng các sản phẩm của cơ quan TT-TV. Vì vậy, muốn có SP&DV TT-TV có chất lƣợng tốt thì cơng tác xử lý thơng tin phải đảm bảo độ chính xác cao và đảm bảo tính thống nhất.
Hiện tại, với phần tài liệu của trung tâm chƣa áp dụng theo quy trình xử lý của nghiệp vụ thƣ viện, chƣa áp dụng chuẩn mô tả AACR2 để biên mục tài liệu. Tài liệu đƣợc cán bộ xử lý theo cảm tính và kinh nghiệm, Trung tâm chƣa xây dựng đƣợc phần mềm quản lý, vẫn xử lý thủ công, sổ sách quản lý đầu vào của nguồn tƣ liệu chƣa theo quy củ, các loại hình tài liệu chƣa đƣợc phân rõ, quy chế lƣu trữ bảo quản của Trung tâm chƣa rõ ràng, điều này ảnh hƣởng rất lớn đến việc tạo dựng sản phẩm và cho ra đời những SP&DV có chất lƣợng tốt.
Đối với việc phân loại tài liệu, Trung tâm cũng chƣa áp dụng sử dụng theo bảng phân loại nào vì tài liệu của Trung tâm là tài liệu chuyên ngành và là tài liệu chuyên ngành hẹp.
Với phần tài liệu là các báo cáo của Trung tâm, tuy đang trong giai đoạn đƣợc đầu tƣ, việc xây dựng quy trình đã đƣợc hồn thiện nhƣng cịn nhiều bất cập.
Tài liệu là những báo cáo gốc, việc quản lý chƣa thực sự khoa học, việc phân thẩm định và chuyển chuyên gia cũng chƣa sát sao và quy củ nên khi cần tìm đến nguồn báo cáo gốc hoặc báo cáo đã thẩm định vẫn phải hỏi và tra lại sổ giao báo cáo, điều này gây mất thời gian trong quá trình xử lý của các cán bộ xử lý khâu sau. Việc thu hồi báo cáo phản hồi và gửi chuyên gia thẩm định cũng chƣa tốt, các chuyên gia thẩm định cũng tùy thời gian sắp xếp mà việc thẩm định là nhanh hay chậm, điều này gây ảnh hƣởng đến việc tạo dựng sản phẩm và dịch vụ cung cấp thơng tin, vì sản phẩm thơng tin tạo ra phụ thuộc vào chất lƣợng và nguồn báo cáo nhập vào, điều này chƣa thực sự kịp thời, do đó nó cũng ảnh hƣởng đến các dịch vụ đƣợc cung cấp.
Việc nhập báo cáo đã đƣợc giao cho 01 cán bộ phụ trách và chỉ có 01 ngƣời quản lý và đang trong giai đoạn đi học, số lƣợng báo cáo về Trung tâm không đều, do việc báo cáo các trƣờng hợp ADR là một trong các tiêu chí để đánh giá chất lƣợng bệnh viện nên việc đầu quý ít hơn đến cuối các quý và cuối năm, do việc kiểm tra để đánh giá chất lƣợng bệnh viện, nên các đơn vị thƣờng đến cuối quý, cuối năm mới gửi báo cáo về Trung tâm với số lƣợng nhiều hơn. Chính điều này đã tạo ra sức ép lớn trong việc tạo dựng sản phẩm. Ngồi ra, cơng việc này đƣợc thực hiện bởi những cộng tác viên là những sinh viên và cán bộ không chuyên trong trƣờng, điều này cũng gây khó khăn trong việc tạo ra một sản phẩm tốt do đầu vào đƣợc xử lý chƣa tốt, điều này có thể là do tên thuốc đƣợc những ngƣời báo cáo viết chƣa đúng, vẫn còn nhầm lẫn giữa tên hoạt chất và biệt dƣợc, chữ viết khó đọc, viết sai tên thuốc… Cán bộ xử lý không chuyên biệt nên việc nhập nguồn tƣ liệu này vào phần mềm chƣa tốt, chƣa thống nhất đƣợc cách viết hàm lƣợng… Chƣa có sự kiểm sốt của ngƣời có chun mơn trong quy trình xử lý báo cáo đầu vào hay đó là q trình nhập và xử lý thơng tin đầu vào chƣa có sự thống nhất trong các cán bộ nhập liệu, điều này gây khó khăn cho cán bộ xử lý thơng tin về sau. Khi cần cung cấp thông tin, cán bộ xử lý để tránh việc sai xót lại phải kiểm tra lại tồn bộ phần thông tin đƣợc lọc ra nên điều này gây lãnh phí thời gian trong việc xử lý và cung
cấp thơng tin. Ngồi ra, việc nhập nguồn tin chƣa chính xác cao và đảm bảo tính thống nhất, điều này làm mất thông tin và gây nhiễu tin.
2.3.6. Phầm mềm quản lý
Trung tâm hiện nay chƣa xây dựng đƣợc phần mềm quản lý thƣ viện chuyên biệt, phần xây dựng đƣợc tích hợp trên website nhƣng chƣa tra cứu đƣợc, việc quản lý nguồn tƣ liệu phụ thuộc rất nhiều vào cán bộ phụ trách. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý, cung cấp và phổ biến thông tin.
Phần mềm quản lý báo cáo ADR đƣợc Trung tâm xây dựng nhƣng mới đi vào hoạt động, cũng cịn nhiều khó khăn, nhiều tính năng trong các phân hệ chƣa thực sự theo sự mong đợi, điều này cũng gây ảnh hƣởng rất lớn đến việc tạo lập và tổ chức ra các SP&DV của Trung tâm hiện nay, bởi việc phần mềm quản lý chƣa ổn định nên dẫn đến việc tạo lập và tổ chức SP&DV còn nhiều hạn chế.