2.2. Các dịchvụ thông tin – thƣ viện
2.2.2. Dịchvụ tra cứu và giải đáp thông tin
Dịch vụ giải đáp thông tin là hoạt động đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT thực hiện tại cơ quan TT-TV. Nó đƣợc diễn ra giữa cán bộ của Trung tâm và NDT.
Dịch vụ này đƣợc thực hiện chủ yếu tại các bộ phận hành chính tổng hợp của Trung tâm khi NDT chƣa biết cách tra cứu tại phịng đọc, chƣa có định hƣớng các loại tài liệu hiện có của Trung tâm phù hợp với nhu cầu của mình, chƣa xác định đƣợc chỗ để tài liệu, thông tin theo chủ đề mà NDT quan tâm…
Phƣơng thức tổ chức dịch vụ: NDT hỏi trực tiếp cán bộ phụ trách tại quầy, hoặc gọi điện thoại trực tiếp cho cán bộ phụ trách thông qua máy điện thoại bàn hoặc điện thoại cầm tay. Cán bộ phụ trách tiếp nhận yêu cầu của NDT, đối chiếu với các nguồn tin liên quan nhằm xác định các thông tin phù hợp, nếu NDT hỏi trực tiếp thông tin về tài liệu, cán bộ phụ trách sẽ phải giải đáp. Với trƣờng hợp gọi hỏi thông tin liên quan đến thơng tin thuốc và báo cáo ADR thì việc giải đáp thông tin đến NDT sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận tiếp nhận và trả lời thông tin thuốc và báo cáo ADR thông qua phiếu yêu cầu tin thông tin thuốc đƣợc cán bộ phụ trách ghi nhận nội dung hoặc là NDT trực tiếp đến Trung tâm thì NDT sẽ đƣợc phát phiếu và tự ghi phiếu yêu cầu đƣợc gọi chung là phiếu yêu cầu thông tin thuốc và đƣợc chuyển đến bộ phận tiếp nhận và trả lời phiếu yêu cầu thông tin thuốc. Trong phiếu yêu cầu đã yêu cầu để lại thông tin cá nhân nhƣ tên, số điện thoại, địa chỉ email, đơn vị công tác, nghề nghiệp của ngƣời yêu cầu tin. Một số thông tin cần làm là điền ngày nhận câu hỏi, thời hạn trả lời, hình thức hỏi, hình thức trả lời đƣợc cán bộ tiếp nhận hỏi qua ngƣời yêu cầu tin.
Sau đó chuyên gia về lĩnh vực thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc của Trung tâm sẽ tìm kiếm thơng tin và trả lời trực tiếp yêu cầu thông qua phần thông tin cá nhân đã đƣợc ghi nhận. Phần trả lời yêu cầu tin này có thể trực tiếp qua điện thoại, giải đáp yêu cầu qua địa chỉ email NDT cung cấp. Sau khi nhận đƣợc Phiếu yêu cầu thông tin thuốc bộ phận xử lý sẽ đánh mã câu hỏi, sau đó phân loại câu hỏi và chuyển cán bộ xử lý chuyên môn và giải đáp yêu cầu theo yêu cầu của NDT.
Dịch vụ giải đáp thơng tin có nhiều ƣu điểm: giúp NDT thoản mãn tối đa nhu cầu tìm tin của mình, tốc độ truyền tải thơng tin nhanh; hầu hết các thông tin đƣa ra phù hợp và cần thiết đối với NDT; tiếp cận trực tiếp với NDT; rút đƣợc kinh nghiệm kịp thời trên cơ sở đánh giá hiệu quả dịch vụ. Nhờ những ƣu điểm này mà dịch vụ giải đáp thông tin đƣợc xem là một hình thức phục vụ quan trọng đáp ứng tốt nhu cầu của NDT. Tuy nhiên, để tổ chức tốt đòi hỏi cán bộ thực hiện phải nắm vững nguồn tin, khả năng phục vụ nguồn tƣ liệu, thành phần cơ cấu của nguồn tƣ liệu cũng nhƣ những nguyên lý, nguyên tắc hoạt động của hệ thống thông tin. Đồng
thời cũng phải có khả năng xác định các yêu cầu tin, lệnh tìm, chiến lƣợc tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.
Dịch vụ tra cứu thơng tin nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thơng tin phù hợp với yêu cầu theo các dấu hiệu đã có để thỏa mãn NCT của NDT. Cơng cụ hỗ trợ dịch vụ này là các sản phẩm thông tin từ các CSDL của Trung tâm xây dựng và các CSDL bên ngồi mà Trung tâm có quyền khai thác và truy cập.
Dịch vụ tra cứu thơng tin đóng vai trị quan trọng trong việc hỗ trợ NDT của Trung tâm tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng nhất các nguồn lực thông tin mà Trung tâm hiện có hoặc có thể tiếp cận đƣợc.