2.2. Các dịchvụ thông tin – thƣ viện
2.2.1. Dịchvụ cung cấp tài liệu gốc
Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan TT-TV nhằm giúp NDT sử dụng đƣợc tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
2.2.1.1. Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:
Là dịch vụ phục vụ tài liệu gốc cho NDT sử dụng ngay tại cơ quan thông tin - thƣ viện. Thông thƣờng, tài liệu đƣợc sử dụng tại chỗ là những tài liệu có số lƣợng bản ít hoặc là tài liệu quý hiếm chỉ có một bản duy nhất. [5, tr.51]
Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ phổ biến, mang tính truyền thống của hầu hết tất cả các cơ quan TT-TV. Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ của Trung tâm nhằm cung cấp tài liệu gốc, giúp NDT thỏa mãn yêu cầu thông tin của mình. Đọc tài liệu tại chỗ là hình thức cung cấp tài liệu mà bạn đọc chỉ đƣợc sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Phƣơng thức phục vụ mƣợn đọc tại chỗ qua cán bộ phụ trách áp dụng đối với
sách quý hiếm, sách chuyên khảo, sách tra cứu, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, tài liệu hội nghị, hội thảo, tạp chí.
Đối với phƣơng thức phục vụ này, NDT đƣa yêu cầu của mình nhƣ tên sách, tên đề tài, tên hội nghị, tác giả, năm xuất bản…. tên tạp chí, số tạp chí, năm tạp chí… sau đó đƣa cho cán bộ phụ trách. Cán bộ phụ trách tìm tài liệu trong giá và cung cấp cho NDT tại chỗ ở phịng đọc. Trong q trình sử dụng tài liệu, bạn đọc phải tuân thủ mọi nội quy của phòng đọc, bảo quản các trang thiết bị và tài liệu, giữ gìn vệ sinh chung, khơng gây ồn ào trong q trình đọc.
Ƣu điểm của phƣơng thức phục vụ đọc tài liệu tại chỗ, là tránh đƣợc mất mát và không gây xáo trộn tài liệu trong giá, tiết kiệm diện tích giá, kệ. Bên cạnh ƣu điểm, phƣơng thức phục vụ này có một vài nhƣợc điểm: mất nhiều thời gian tìm kiếm thơng tin của NDT; hạn chế khả năng tiếp cận, lựa chọn trực tiếp tài liệu của NDT.
Ngoài phƣơng thức phục vụ trên, Trung tâm cũng đã mở kho mở dùng chung cho những tài liệu là từ điển, báo, tạp chí, sách tra cứu. Tài liệu trong kho mở dùng chung đƣợc sắp xếp theo chủ đề, ngôn ngữ. Ƣu điểm của phƣơng thức này là tạo điều kiện thuận lợi cho NDT trực tiếp lựa chọn tài liệu theo nội dung mình mong muốn, thỏa mãn nhu cầu đƣợc tiếp xúc trực tiếp và lựa chọn tài liệu của NDT, xóa đi bức tƣờng ngăn cách giữa nguồn lực thông tin và NDT. Nhƣợc điểm của phƣơng thức này là tài liệu dễ bị xáo trộn, khơng tiết kiệm đƣợc diện tích giá, kệ.
Đây là hình thức dịch vụ TT-TV đƣợc sử dụng rộng rãi và phổ biến. Vì thế, Trung tâm ln tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho NDT tìm kiếm thơng tin, tài liệu. Trong quá trình phục vụ, cán bộ của Trung tâm sẵn sàng hỗ trợ NDT trả lời các câu hỏi, những thắc mắc của NDT, hƣớng dẫn NDT sử dụng các phƣơng tiện, cách tìm tin, hỗ trợ NDT tìm đƣợc thơng tin mình mong muốn một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất. Do đặc thù là cơ quan Thông tin chuyên ngành nên NDT của Trung tâm đƣợc quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi về nhiều mặt. NDT của Trung tâm chủ yếu dùng sách tra cứu dùng cho mục đích nghiên cứu. Các sách thƣờng đƣợc dùng nhiều nhất là các bộ từ điển, bộ dƣợc thƣ quốc gia Việt Nam và dƣợc thƣ dùng
cho tuyến cơ sở, Micromedex, bộ AHFS Drug Information, bộ Martidale, British National Formulary, Drug Information handbook, Handbook on Clinical Drug Data… là những sách tra cứu thơng tin chung có chun luận về phản ứng có hại của thuốc. Ngồi các bộ sách tra cứu nêu trên, bộ sách chuyên khảo Meyler’s Side Effects of drug cũng đƣợc NDT sử dụng nhiều. Tiếp theo các sách tra cứu và bộ chuyên khảo là tạp chí các loại và luận văn. Các tạp chí chuyên ngành của Trung tâm đƣợc sử dụng nhiều nhất là: Tạp chí Y học thực hành, Dƣợc học, Nghiên cứu Dƣợc và thơng tin thuốc, Dƣợc liệu… và khóa luận, luận văn.
2.2.1.2. Dịch vụ mượn tài liệu về nhà
Dịch vụ này cho phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong thời gian quy định. Công tác cho mƣợn tài liệu về nhà và phục vụ đọc tài liệu tại chỗ luôn luôn phát triển song song, dịch vụ này đảm bảo việc khai thác và sử dụng tối đa thơng tin của NDT. Với dịch vụ này, NDT có thể đăng ký, tìm kiếm tài liệu sau đó mƣợn về để nghiên cứu và sử dụng. Thời gian sử dụng tài liệu của NDT sẽ nhiều hơn hình thức đọc tại chỗ, NDT có thể chủ động khai thác tài liệu mà không phụ thuộc vào thời gian phục vụ tại Trung tâm theo giờ hành chính.
Đây là loại hình dịch vụ cho NDT mang tài liệu về nhà đọc hoặc nghiên cứu. Tài liệu đƣợc phép mƣợn về nhà là sách tham khảo, tạp chí. Cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên mƣợn sách, tạp chí đƣợc quy định thời gian mƣợn. Tài liệu phải đƣợc giữ gìn cẩn thận khơng đƣợc tẩy, xóa, rách….
Do vốn tài liệu hạn chế nên dịch vụ cho mƣợn về nhà tại Trung tâm còn hạn chế, chƣa đáp ứng đƣợc tất cả NCT của NDT. Các tài liệu mƣợn về nhà đƣợc kiểm soát bởi sổ ghi mƣợn của Trung tâm. Sau khi nhận tài liệu mƣợn từ cán bộ của Trung tâm, NDT ghi sổ mƣợn tài liệu, thông tin đƣợc phản ánh trong sổ mƣợn bao gồm thông tin về NDT, đơn vị, tên tài liệu, ngày mƣợn, số lƣợng… với học viên và sinh viên cịn có khóa học, lớp… tất cả thông tin đƣợc lƣu lại trong sổ mƣợn tài liệu. Đối tƣợng NDT của dịch vụ mƣợn tài liệu về nhà này là cán bộ của Trung tâm, giảng viên trong trƣờng, sinh viên và học viên cao học, nghiên cứu sinh đang làm đề tài tại Trung tâm, phục vụ cho mục đích học tập và nghiên cứu.
2.2.1.3. Dịch vụ sao chụp, nhân bản
Đây là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có tài liệu hoặc một số thông tin để sử dụng lâu dài mà những tài liệu đó khơng đƣợc phép mang về nhà. Tâm lý của NDT khi tìm kiếm và sử dụng thơng tin cho các mục đích học tập, nghiên cứu, giải trí của mình ln có mong muốn đƣợc khai thác và sử dụng lâu dài, hoặc mong muốn sử dụng làm tài liệu của riêng mình. Chính vì thế, dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu trở lên cần thiết và đƣợc NDT quan tâm, ủng hộ.
Dịch vụ sao chụp và nhân bản tài liệu cho phép NDT sao chụp, những nội dung bất kì của tài liệu. Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của loại hình dịch vụ này, Trung tâm đã không ngừng đầu tƣ và đổi mới phƣơng thức phục vụ này để đáp ứng tối ƣu NCT của NDT. Trung tâm đã trang bị 04 máy photocopy và 01 máy scan để đáp ứng nhu cầu sao chụp tài liệu của NDT tại Trung tâm. Đối tƣợng chủ yếu sử dụng dịch vụ này là cán bộ, giảng viên trong trƣờng và sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh.
Việc sao chụp tài liệu đƣợc thực hiện ngay tại Trung tâm. Cán bộ, giảng viên đƣợc cán bộ phụ trách của Trung tâm hƣớng dẫn cách sử dụng máy photo và tự photo tài liệu của mình hoặc có trợ giúp từ cán bộ phụ trách. Giảng viên của Trung tâm photo và sao chụp, scan chủ yếu là các loại tài liệu tham khảo, tài liệu nghiên cứu… báo cáo ADR gây những phản ứng nghiêm trọng… Đây là đối tƣợng sử dụng dịch vụ này nhiều nhất, gần nhƣ 2 máy photo của Trung tâm dành toàn thời gian để phục vụ đối tƣợng này. Sinh viên, học viên ngoài việc photo luận văn, tài liệu tham khảo thì việc photo báo cáo để phục vụ cho mục đích học tập và nghiên cứu khoa học cũng là đối tƣợng sử dụng của dịch vụ này. Việc photo tài liệu nói chung có sự giám sát của cán bộ phụ trách, riêng với dịch vụ photo đƣợc thực hiện với báo cáo ADR của Trung tâm thì việc thực hiện nghiêm ngặt tại phòng riêng nơi lƣu báo cáo. Do báo cáo của Trung tâm chỉ có một bản gốc duy nhất, do bắt buộc yêu cầu đƣợc bảo mật thông tin đối với bệnh nhân và đơn vị gửi báo cáo nên để sử dụng đƣợc dịch vụ này, NDT phải đƣợc sự cho phép và đồng ý từ đại diện Ban Giám đốc
Trung tâm và cam kết bảo mật thông tin, đối tƣợng NDT này chỉ đƣợc chấp nhận phục vụ với mục đích nghiên cứu tại Trung tâm. Bộ phận quản lý báo cáo của Trung tâm thực hiện và giám sát việc photo, nhân bản các báo cáo này. Với những bản hỏng đƣợc hủy trực tiếp bằng máy hủy tài liệu để ngay cùng máy photo.
2.2.1.4. Dịch vụ scan tài liệu
Dịch vụ scan tài liệu cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có một tài liệu nào đó để nghiên cứu. Chủ yếu là scan tranh ảnh, atlas, sách màu, ảnh tƣ liệu… NDT scan tài liệu nghiên cứu dƣới dạng file PDF và Trung tâm hỗ trợ chuyển đuôi tài liệu khi NDT yêu cầu. Việc scan tài liệu đƣợc thực hiện theo yêu cầu của NDT. Đối tƣợng sử dụng hình thức phục vụ này chủ yếu là cán bộ, giảng viên. Ngồi tài liệu nêu trên, hình thức này cũng đƣợc cán bộ và chuyên gia của Trung tâm sử dụng để scan báo cáo, trong quá trình thẩm định báo cáo ADR, nếu chuyên gia Trung tâm đánh giá là nghiêm trọng hoặc những trƣờng hợp báo cáo là nghiêm trọng đe dọa tính mạng bệnh nhân. Chuyên gia của Trung tâm thực hiện nghiệp vụ của mình nhƣ tìm kiếm tài liệu, tìm kiếm dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu thì việc thực hiện việc lấy ý kiến của các chuyên gia làm trong lĩnh vực lâm sàng đó là những dƣợc sĩ lâm sàng, bác sĩ làm trong lĩnh vực lâm sàng cho trƣờng hợp đƣợc báo cáo này, dịch vụ scan tài liệu hỗ trợ giữa các chuyên gia trao đổi thông tin với nhau trên môi trƣờng mạng. Thông qua việc thực hiện dịch vụ này, chuyên gia của Trung tâm tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức trong việc đi lại trao đổi giữa 3 chuyên gia để thực hiện đƣợc việc thẩm định một báo cáo gửi về Trung tâm.