Để tìm hiểu đánh giá của NDT về chất lƣợng thông tin trong các sản phẩm của Trung tâm cung cấp, điều tra cho thấy số ngƣời đƣợc hỏi đánh giá rất tốt và tốt cho các sản phẩm: Cơ sở dữ liệu (69%), trang chủ (80%), bản tin (79%).
Hình 2.14. Đánh giá của NDT về chất lượng thông tin trong sản phẩm
Các sản phẩm của Trung tâm cung cấp đƣợc đánh giá ở mức đầy đủ và tƣơng đối đầy đủ (91%), chỉ có 7% đánh giá chƣa đáp ứng đƣợc thông tin cần thiết. Để
đánh giá đƣợc các sản phẩm đã cung cấp với 63% đánh giá tốt và 19% rất tốt, 7% khơng có thơng tin để đánh giá điều này cho thấy các sản phẩm của Trung tâm tuy đến đƣợc đa số đối tƣợng NDT mà Trung tâm hƣớng tới nhƣng do CSDL hiện chƣa đƣợc khai thác tối đa lên sản phẩm này NDT chƣa thể tiếp cận trực tiếp đến do rào cản về CNTT và quy định của Trung tâm.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 CSDL Trang chủ Bản tin Khác đáp ứng tốt tương đối đáp ứng khơng đáp ứng khơng có thơng tin
Hình 2.15. Đánh giá về mức độ đáp ứng thông tin trong sản phẩm 2.4.2. Đánh giá về dịch vụ thông tin thƣ viện 2.4.2. Đánh giá về dịch vụ thông tin thƣ viện
Để đánh giá dịch vụ của Trung tâm cung cấp, với câu hỏi về tần suất sử dụng các dịch vụ của NDT tại Trung tâm: số ngƣời đƣợc hỏi sử dụng thƣờng xuyên và thỉnh thoảng là 74% dịch vụ cung cấp tài liệu gốc và 81% dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc 39%, trao đổi thông tin 29% và dịch vụ tƣ vấn 10%.
Hình 2.16. Tần suất sử dụng dịch vụ
Để tìm hiểu đánh giá của NDT về chất lƣợng dịch vụ thông tin cung cấp, điều tra cho thấy số ngƣời đƣợc hỏi đánh giá rất tốt và tốt cho các dịch vụ.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Cung cấp tài liệu gốc Tra cứu và giải đáp thông tin Cung cấp thông tin chọn lọc Trao đổi thơng tin Tư vấn rất tốt tốt TB chưa tốt
khơng có thơng tin
Hình 2.17. Chất lượng dịch vụ cung cấp
Với 91% số NDT đƣợc hỏi cho rằng có thể nhận đƣợc rất đầy, đầy đủ và tƣơng đối đầy đủ thông tin trong các dịch vụ cung cấp.
98% số NDT đƣợc hỏi thấy hài lịng và có thể chấp nhận đƣợc với các sản phẩm và dịch vụ cung cấp, tuy nhiên mức độ thỏa mãn thông tin trong các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm là 82%.
Đánh giá về hiệu quả SP&DV TT-TV đƣợc đánh giá ở các khía cạnh khả năng tìm kiếm thơng tin qua các SP&DV, khả năng đáp ứng của các sản phẩm dịch vụ đối với NDT.
Các sản phẩm TT - TV của Trung tâm đƣợc chắt lọc từ những nguồn tài liệu phong phú, đa dạng, có giá trị và đã đƣợc chọn lựa tƣơng đối phù hợp với chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng và tình hình thực tế tại các bệnh viện đã góp phần quan trọng trong việc cung cấp những kiến thức, những căn cứ khoa học giúp cho NDT trong việc học tập và nghiên cứu.
Các sản phẩm TT-TV đƣợc tiến hành đều đặn, đảm bảo tính liên tục. Các sản phẩm TT-TV đƣợc tạo lập tìm kiếm thơng tin dễ tìm kiếm, khai thác, các thủ tục tìm kiếm linh hoạt, nhanh chóng đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT.
Các SP&DV TT-TV đều đƣợc cung cấp miễn phí và hỗ trợ giá nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng.
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi thì vẫn cịn một số hạn chế sau:
Các sản phẩm TT-TV còn nhiều ở dạng truyền thống nên việc tìm kiếm các mẫu tìm nâng cao chƣa có khả năng thực hiện đƣợc. Đối với sản phẩm là CSDL thì mới chỉ phù hợp trong thời điểm hiện nay, chƣa tạo điều kiện cho NDT sử dụng SP&DV từ xa.
Ƣu điểm:
Về cơ bản các SP&DV của Trung tâm đã đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT trong ngành y tế về thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc:
Các SP&DV đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tạo lập và tổ chức tạo điều kiện cho việc sử dụng đƣợc dễ dàng, nhanh chóng.
Các SP&DV của Trung tâm đƣợc tổ chức miễn phí nên tạo điều kiện thu hút ngƣời sử dụng giúp cho việc nâng cao kiến thức cho cộng đồng.
Các dịch vụ của Trung tâm chủ yếu đƣợc thực hiện theo phƣơng thức chủ động và nghiên cứu phù hợp với ngƣời sử dụng đảm bảo tính thân thiện, dễ sử dụng đối với NDT tạo điều kiện cho NDT thoả mãn nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Đội ngũ cán bộ của Trung tâm là những ngƣời có trình độ trong lĩnh vực, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với cơng việc, vì vậy tinh thần trách nhiệm đƣợc đánh giá rất cao.
Nhƣợc điểm:
Việc xây dựng các CSDL về tài liệu chƣa đƣợc tiến hành.
CSDL báo cáo ADR chƣa đƣợc hiệu đính thƣờng xuyên, nhiều tên thuốc xử lý chƣa thật chính xác gây khó khăn cho việc tìm tin.
Các sản phẩm chƣa thực sự phong phú, chƣa đảm bảo đƣợc các chuẩn để tạo điều kiện cho Trung tâm hội nhập và chia sẻ thông tin.
Các dịch vụ TT-TV chủ yếu là các dịch vụ mang tính truyền thống, vẫn cịn mờ nhạt chƣa thể hiện rõ hết vai trị của mình. Nhiều dịch vụ chất lƣợng cao thì chƣa đƣa vào hoạt động hoặc chƣa đủ nhân lực để hoạt động nhƣ dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, dịch vụ trả lời trực tiếp qua tổng đài.
2.4.3. Nhận xét chung:
2.4.3.1. Về nhân sự
Nguồn nhân lực để tạo lập các sản phẩm và thực hiện các dịch vụ còn hạn chế. Hiện nay, biên chế của Trung tâm chỉ 13 ngƣời, một số ngƣời đang đi học, một số lại kiêm nhiệm cả việc Trung tâm và việc dự án, một số là giảng viên kiêm nhiệm quản lý nên nhìn chung những cán bộ cịn lại thực hiện công việc của nhiều bộ phận chức năng do vậy cán bộ phải đảm nhiệm rất nhiều công việc tổng hợp của Trung tâm nhƣ bổ sung tài liệu, nhận lƣu báo cáo, xử lý báo cáo và tài liệu, phục vụ NDT hằng ngày, tạo lập các sản phẩm, thực hiện các dịch vụ,…
Mặt khác, cán bộ của Trung tâm còn trẻ kinh nghiệm làm việc và kinh nghiệm sống cịn non nớt, chƣa có thời gian để trau dồi trình độ chun mơn và trình độ chun mơn cao để tạo lập các sản phẩm và thực hiện các dịch vụ có giá trị cao.
Vấn đề tổ chức và quản lý nhân sự, tuy đã có sự phân cơng cơng tác nhƣng một cán bộ phải thực hiện nhiều việc, lại làm thêm dự án nên gây khó khăn cho việc thực hiện các công việc thƣờng quy của Trung tâm nói chung và tạo lập, thực hiện các SP&DV nói riêng.
Ngồi ra, hằng năm tuy đã đƣợc đi tập huấn, học tập các kiến thức, kỹ năng mới từ các Trung tâm cảnh giác dƣợc và thơng tin thuốc của nƣớc ngồi nhƣng ngân sách còn hạn hẹp lên chỉ đƣợc 1 hoặc 2 cán bộ tham gia, cùng với nó kinh nghiệm xử lý vấn đề còn chƣa mạnh dạn, chƣa dám đƣa ra ý kiến vì sợ phải làm nhiều việc hơn nữa do đó khơng học hỏi đƣợc nhiều từ những mơ hình tổ chức của các Trung tâm lớn trên thế giới. Do đó, việc tạo lập các sản phẩm và dịch vụ cũng sẽ khó khăn hơn.
Bên cạnh đó, Trung tâm mới đƣợc thành lập lên vấn đề marketing Trung tâm và marketing các SP& DV chƣa đƣợc quan tâm. Trung tâm vẫn chịu ảnh hƣởng rất lớn của môi trƣờng sƣ phạm - đƣợc bao cấp kinh phí nên hoạt động theo qui trình: NDT có nhu cầu đến Trung tâm thì đƣợc đáp ứng nhu cầu đó mà chƣa có biện pháp để thúc đẩy nhu cầu hoặc hƣớng nhu cầu đó theo định hƣớng phát triển của Trung tâm. Vì vậy, nhiều đối tƣợng NDT chƣa biết đến vai trị của Trung tâm nói chung và biết khai thác các SP&DV trong Trung tâm nói riêng.
Đa số, cán bộ Trung tâm là dƣợc sĩ nhƣng làm việc ở bộ phận Thông tin thuốc và Cảnh giác dƣợc. Phụ trách và làm lƣu trữ tài liệu của Trung tâm chỉ có 02 cán bộ nằm trong Văn phịng, cán bộ xử lý tài liệu và báo cáo chƣa đƣợc đào tạo và có nghiệp vụ chun sâu, khơng đƣợc đào tạo chun mơn, đội cộng tác viên khơng có nghiệp vụ khi xử lý dữ liệu đầu vào chƣa tốt, cán bộ gửi báo cáo về Trung tâm có thể chƣa đƣợc tập huấn lên chất lƣợng báo cáo gửi về Trung tâm không đều… do vậy chất lƣợng xử lý tài liệu, báo cáo chƣa cao.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% thư viện quốc gia
thư viện trường các vụ, cục của BYT các sở y tế các bệnh viện các cơ sở y tế các đơn vị khác
địa điểm NDT tìm kiếm thơng tin
Hình 2.18. Địa điểm NDT tìm kiếm thơng tin ngồi trung tâm
Để tìm hiều nhu cầu tìm kiếm thơng tin của NDT tham gia điều tra, thực tế cho thấy NDT ngồi việc sử dụng thơng tin tại Trung tâm thì thƣ viện trƣờng và các bệnh viện vẫn đƣợc NDT sử dụng nhiều.
NDT chƣa đƣợc đào tạo để khai thác sử dụng dịch vụ của Trung tâm hiệu quả. Những ngƣời sử dụng dịch vụ và sản phẩm của Trung tâm đa phần đều là đƣợc giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng.
0% 20% 40% 60% 80% 100% Cán bộ trung tâm trang web bản tin văn bản pháp quy tờ rơi phương tiện truyền thơng Hình thức khác
Hình 2.19. Phương thức tiếp cận sản phẩm và dịch vụ của NDT
Nhƣ vậy, sản phẩm và dịch vụ hiện chỉ nhắm đến đƣợc với đối tƣợng NDT này mà chƣa hƣớng đến đối tƣợng NDT không đến đƣợc Trung tâm, dẫn đến tâm lý ngại đến và ngại gọi điện để đƣợc tƣ vấn và hƣớng dẫn hoặc họ chƣa biết đến sự ra đời của Trung tâm.
2.4.3.2. Nguồn vốn tài liệu
Nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm tuy đã đƣợc nhà trƣờng quan tâm đầu tƣ, song với qui mô của một Trung tâm thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc quốc gia đòi hỏi việc bổ sung nguồn tài liệu cần quan tâm nhiều hơn nữa, nhiều tài liệu chuyên ngành mới chƣa đƣợc cập nhật ngay nên ảnh hƣởng đến mức độ bao quát của các sản phẩm cũng nhƣ việc đáp ứng của các dịch vụ. Ngoài ra, việc sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của các cơ quan thông tin y tế Trung tâm cảnh giác dƣợc lớn trên thế giới là đúng nhƣng chƣa đủ, vì phụ thuộc rất nhiều vào biểu phí hằng năm của các đơn vị này. Trong khi đó tài liệu chun mơn về thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc bằng tiếng Việt rất ít, tài liệu bằng các tiếng nƣớc ngồi cũng khơng lớn do tài liệu của Trung tâm thuộc chuyên ngành rất hẹp.
Các nguồn tài liệu xám nhƣ những cơng trình nghiên cứu, luận văn, các tài liệu hội thảo, hội nghị chƣa có qui định nộp lƣu chiểu rõ ràng nên việc sƣu tầm
nguồn tài liệu này cho Trung tâm gây ra khơng ít khó khăn và khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên.
2.4.3.3. Về cơ sở vật chất, các phương tiện kỹ thuật hiện đại
Toàn bộ hoạt động của Trung tâm chỉ đƣợc định hƣớng để thành 5 nhóm là văn phịng; thơng tin thuốc; cảnh giác dƣợc; công nghệ thông tin, truyền thông và xuất bản. Chức năng và nhiệm vụ của thông tin và thƣ viện nằm trong chức năng nhiệm vụ của nhóm Văn phịng. Do vậy cịn thiếu rất nhiều các nhóm chức năng để hoạt động Trung tâm đƣợc hiệu quả và để tổ chức các SP&DV có hiệu quả và có giá trị cao.
Máy móc thiết bị chƣa đảm bảo về mặt số lƣợng và chất lƣợng của một Trung tâm thông tin hiện đại, chƣa đảm bảo về mặt an toàn dữ liệu, về khai thác sử dụng với nhu cầu phong phú đa dạng của NDT mà Trung tâm hƣớng tới.
Trung tâm chƣa đƣợc đầu tƣ riêng một số máy móc và đƣờng mạng riêng để chủ động trong cơng việc, nguồn máy móc sử dụng của Trung tâm vẫn sử dụng chung với các phịng chức năng khác trong tồn trƣờng và đƣợc nhà trƣờng quản lý. Hệ thống máy chủ đƣợc thuê đặt tại các cơng ty lên khi có vấn đề gì lại phải liên lạc với cơng ty cho thuê do vậy cán bộ khơng chủ động đƣợc cơng việc. Máy móc đƣợc trang bị đã cũ nên tình trạng máy móc hỏng hóc làm giảm hiệu quả của việc khai thác và sử dụng dịch vụ của NDT.
2.4.3.4. Kinh phí:
Trung tâm hoạt động theo cơ chế bao cấp, chịu sự quản lý trực tiếp từ nhà trƣờng, ngoài việc thực hiện chức năng của nhà trƣờng là đào tạo thì Trung tâm thực hiện chức năng của một cơ quan trực thuộc Bộ Y tế. Nguồn kính phí hoạt động hằng năm còn hạn hẹp, việc đầu tƣ nâng cao chất lƣợng SP&DV TT-TV còn chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Việc thuyết phục ban giám hiệu thơng qua chính sách: đầu tƣ kinh phí, đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực, hoạt động nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó Trung tâm chƣa có quyền trong việc quyết định chính sách thu phí đối với các dịch vụ mà phải thơng qua ban giám hiệu. Chính vì vậy,
Trung tâm gặp khó khăn trong việc tạo ra các nguồn thu để đầu tƣ quay trở lại hoàn thiện SP&DV TT-TV.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM QUỐC GIA VỀ THÔNG TIN THUỐC VÀ THEO DÕI PHẢN ỨNG CÓ HẠI CỦA THUỐC
3.1. Nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
3.1.1. Nâng cao chất lượng các sản phẩm hiện có
3.1.1.1. Hồn thiện và nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một trong những SP TT-TV hiện đại đang đƣợc nhiều NDT quan tâm. Hiện nay, Trung tâm mới xây dựng và đi vào sử dụng cơ sở dữ liệu báo cáo ADR từ năm 2013, tuy nhiên khi sử dụng đã phát sinh một số lỗi, bất cập điều này gây khó khăn cho việc tạo ra một CSDL có chất lƣợng cao và cho ra đƣợc những dịch vụ có chất lƣợng tốt. Các CSDL đang trong giai đoạn đƣợc đầu tƣ lên việc củng cố, hồn thiện và nâng cao các tính năng của phần mềm CSDL ADR tại Trung tâm là điều cần chú trọng.
Việc hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng cơ sở dữ liệu ADR nhƣ sau:
- Nâng cao chất lƣợng cơng tác xử lý hình thức và nội dung trƣớc khi tiến hành nhập liệu. Đặc biệt chú trọng đến các yếu tố tên bệnh nhân, tên đơn vị gửi báo cáo, phân loại báo cáo phù hợp với nội dung báo cáo cần đầy đủ, chính xác, nếu báo cáo cịn thiếu thơng tin có thể hỏi ngƣời báo cáo để điền đầy đủ thông tin báo cáo trƣớc khi nhập liệu tránh việc khi nhập dữ liệu đƣợc xuất file dƣới dạng excel vào CSDL khơng có thơng báo trùng. Báo cáo này nếu đƣợc chuyển đến nhóm chuyên gia thẩm định và làm phản hồi sẽ gây lãng phí và khơng đúng trong việc ghi nhận các trƣờng hợp xảy ra trên thực tế tại Việt Nam, gây nhiễu tin, lãnh phí về thời gian, cơng sức của cán bộ xử lý nội dung báo cáo này.
- Khi tiến hành nhập liệu báo cáo cần nâng cao kỹ năng cán bộ nhập liệu, đảm bảo có đủ kiến thức tốt về y dƣợc để có thể phát hiện sai sót trong biên mục nguồn ngay trong q trình nhập máy; có kỹ năng nhập liệu tốt, đảm bảo hạn chế tối thiếu việc nhập sai sót thơng tin dẫn đến biểu ghi lỗi, ảo. Có thể thành lập bộ phận
chuyên xử lý nghiệp vụ và nhập liệu giúp tập trung hóa, đảm bảo chất lƣợng thơng tin trong CSDL.
- Kiểm soát lại các biểu ghi nội dung thơng tin ngay sau khi nhập tin, tránh tình trạng sai sót, trùng lặp biểu ghi. Kiểm sốt để loại bỏ các biểu ghi trùng nhau.
- Thống nhất cấu trúc biểu ghi trong CSDL, tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các CSDL với nhau, giữa các cơ quan thông tin cảnhgiác dƣợc ở Việt Nam và