2.4. Đánh giá các sản phẩm, dịchvụ thông tin thƣ viện
2.4.3. Nhận xét chung:
2.4.3.1. Về nhân sự
Nguồn nhân lực để tạo lập các sản phẩm và thực hiện các dịch vụ còn hạn chế. Hiện nay, biên chế của Trung tâm chỉ 13 ngƣời, một số ngƣời đang đi học, một số lại kiêm nhiệm cả việc Trung tâm và việc dự án, một số là giảng viên kiêm nhiệm quản lý nên nhìn chung những cán bộ cịn lại thực hiện công việc của nhiều bộ phận chức năng do vậy cán bộ phải đảm nhiệm rất nhiều công việc tổng hợp của Trung tâm nhƣ bổ sung tài liệu, nhận lƣu báo cáo, xử lý báo cáo và tài liệu, phục vụ NDT hằng ngày, tạo lập các sản phẩm, thực hiện các dịch vụ,…
Mặt khác, cán bộ của Trung tâm còn trẻ kinh nghiệm làm việc và kinh nghiệm sống cịn non nớt, chƣa có thời gian để trau dồi trình độ chun mơn và trình độ chuyên môn cao để tạo lập các sản phẩm và thực hiện các dịch vụ có giá trị cao.
Vấn đề tổ chức và quản lý nhân sự, tuy đã có sự phân cơng cơng tác nhƣng một cán bộ phải thực hiện nhiều việc, lại làm thêm dự án nên gây khó khăn cho việc thực hiện các cơng việc thƣờng quy của Trung tâm nói chung và tạo lập, thực hiện các SP&DV nói riêng.
Ngồi ra, hằng năm tuy đã đƣợc đi tập huấn, học tập các kiến thức, kỹ năng mới từ các Trung tâm cảnh giác dƣợc và thơng tin thuốc của nƣớc ngồi nhƣng ngân sách còn hạn hẹp lên chỉ đƣợc 1 hoặc 2 cán bộ tham gia, cùng với nó kinh nghiệm xử lý vấn đề còn chƣa mạnh dạn, chƣa dám đƣa ra ý kiến vì sợ phải làm nhiều việc hơn nữa do đó khơng học hỏi đƣợc nhiều từ những mơ hình tổ chức của các Trung tâm lớn trên thế giới. Do đó, việc tạo lập các sản phẩm và dịch vụ cũng sẽ khó khăn hơn.
Bên cạnh đó, Trung tâm mới đƣợc thành lập lên vấn đề marketing Trung tâm và marketing các SP& DV chƣa đƣợc quan tâm. Trung tâm vẫn chịu ảnh hƣởng rất lớn của môi trƣờng sƣ phạm - đƣợc bao cấp kinh phí nên hoạt động theo qui trình: NDT có nhu cầu đến Trung tâm thì đƣợc đáp ứng nhu cầu đó mà chƣa có biện pháp để thúc đẩy nhu cầu hoặc hƣớng nhu cầu đó theo định hƣớng phát triển của Trung tâm. Vì vậy, nhiều đối tƣợng NDT chƣa biết đến vai trị của Trung tâm nói chung và biết khai thác các SP&DV trong Trung tâm nói riêng.
Đa số, cán bộ Trung tâm là dƣợc sĩ nhƣng làm việc ở bộ phận Thông tin thuốc và Cảnh giác dƣợc. Phụ trách và làm lƣu trữ tài liệu của Trung tâm chỉ có 02 cán bộ nằm trong Văn phòng, cán bộ xử lý tài liệu và báo cáo chƣa đƣợc đào tạo và có nghiệp vụ chun sâu, khơng đƣợc đào tạo chun môn, đội cộng tác viên khơng có nghiệp vụ khi xử lý dữ liệu đầu vào chƣa tốt, cán bộ gửi báo cáo về Trung tâm có thể chƣa đƣợc tập huấn lên chất lƣợng báo cáo gửi về Trung tâm không đều… do vậy chất lƣợng xử lý tài liệu, báo cáo chƣa cao.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% thư viện quốc gia
thư viện trường các vụ, cục của BYT các sở y tế các bệnh viện các cơ sở y tế các đơn vị khác
địa điểm NDT tìm kiếm thơng tin
Hình 2.18. Địa điểm NDT tìm kiếm thơng tin ngồi trung tâm
Để tìm hiều nhu cầu tìm kiếm thơng tin của NDT tham gia điều tra, thực tế cho thấy NDT ngồi việc sử dụng thơng tin tại Trung tâm thì thƣ viện trƣờng và các bệnh viện vẫn đƣợc NDT sử dụng nhiều.
NDT chƣa đƣợc đào tạo để khai thác sử dụng dịch vụ của Trung tâm hiệu quả. Những ngƣời sử dụng dịch vụ và sản phẩm của Trung tâm đa phần đều là đƣợc giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng.
0% 20% 40% 60% 80% 100% Cán bộ trung tâm trang web bản tin văn bản pháp quy tờ rơi phương tiện truyền thơng Hình thức khác
Hình 2.19. Phương thức tiếp cận sản phẩm và dịch vụ của NDT
Nhƣ vậy, sản phẩm và dịch vụ hiện chỉ nhắm đến đƣợc với đối tƣợng NDT này mà chƣa hƣớng đến đối tƣợng NDT không đến đƣợc Trung tâm, dẫn đến tâm lý ngại đến và ngại gọi điện để đƣợc tƣ vấn và hƣớng dẫn hoặc họ chƣa biết đến sự ra đời của Trung tâm.
2.4.3.2. Nguồn vốn tài liệu
Nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm tuy đã đƣợc nhà trƣờng quan tâm đầu tƣ, song với qui mô của một Trung tâm thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc quốc gia đòi hỏi việc bổ sung nguồn tài liệu cần quan tâm nhiều hơn nữa, nhiều tài liệu chuyên ngành mới chƣa đƣợc cập nhật ngay nên ảnh hƣởng đến mức độ bao quát của các sản phẩm cũng nhƣ việc đáp ứng của các dịch vụ. Ngoài ra, việc sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của các cơ quan thông tin y tế Trung tâm cảnh giác dƣợc lớn trên thế giới là đúng nhƣng chƣa đủ, vì phụ thuộc rất nhiều vào biểu phí hằng năm của các đơn vị này. Trong khi đó tài liệu chun mơn về thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc bằng tiếng Việt rất ít, tài liệu bằng các tiếng nƣớc ngồi cũng khơng lớn do tài liệu của Trung tâm thuộc chuyên ngành rất hẹp.
Các nguồn tài liệu xám nhƣ những cơng trình nghiên cứu, luận văn, các tài liệu hội thảo, hội nghị chƣa có qui định nộp lƣu chiểu rõ ràng nên việc sƣu tầm
nguồn tài liệu này cho Trung tâm gây ra khơng ít khó khăn và khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên.
2.4.3.3. Về cơ sở vật chất, các phương tiện kỹ thuật hiện đại
Toàn bộ hoạt động của Trung tâm chỉ đƣợc định hƣớng để thành 5 nhóm là văn phịng; thơng tin thuốc; cảnh giác dƣợc; công nghệ thông tin, truyền thông và xuất bản. Chức năng và nhiệm vụ của thông tin và thƣ viện nằm trong chức năng nhiệm vụ của nhóm Văn phịng. Do vậy cịn thiếu rất nhiều các nhóm chức năng để hoạt động Trung tâm đƣợc hiệu quả và để tổ chức các SP&DV có hiệu quả và có giá trị cao.
Máy móc thiết bị chƣa đảm bảo về mặt số lƣợng và chất lƣợng của một Trung tâm thông tin hiện đại, chƣa đảm bảo về mặt an toàn dữ liệu, về khai thác sử dụng với nhu cầu phong phú đa dạng của NDT mà Trung tâm hƣớng tới.
Trung tâm chƣa đƣợc đầu tƣ riêng một số máy móc và đƣờng mạng riêng để chủ động trong công việc, nguồn máy móc sử dụng của Trung tâm vẫn sử dụng chung với các phịng chức năng khác trong tồn trƣờng và đƣợc nhà trƣờng quản lý. Hệ thống máy chủ đƣợc th đặt tại các cơng ty lên khi có vấn đề gì lại phải liên lạc với cơng ty cho thuê do vậy cán bộ khơng chủ động đƣợc cơng việc. Máy móc đƣợc trang bị đã cũ nên tình trạng máy móc hỏng hóc làm giảm hiệu quả của việc khai thác và sử dụng dịch vụ của NDT.
2.4.3.4. Kinh phí:
Trung tâm hoạt động theo cơ chế bao cấp, chịu sự quản lý trực tiếp từ nhà trƣờng, ngoài việc thực hiện chức năng của nhà trƣờng là đào tạo thì Trung tâm thực hiện chức năng của một cơ quan trực thuộc Bộ Y tế. Nguồn kính phí hoạt động hằng năm còn hạn hẹp, việc đầu tƣ nâng cao chất lƣợng SP&DV TT-TV còn chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Việc thuyết phục ban giám hiệu thơng qua chính sách: đầu tƣ kinh phí, đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực, hoạt động nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó Trung tâm chƣa có quyền trong việc quyết định chính sách thu phí đối với các dịch vụ mà phải thơng qua ban giám hiệu. Chính vì vậy,
Trung tâm gặp khó khăn trong việc tạo ra các nguồn thu để đầu tƣ quay trở lại hoàn thiện SP&DV TT-TV.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM QUỐC GIA VỀ THÔNG TIN THUỐC VÀ THEO DÕI PHẢN ỨNG CÓ HẠI CỦA THUỐC