thức thỏa thuận, thực hiện các điều khoản trong cam kết. NDT sẽ kiểm tra sản phẩm và dịch vụ, có ý kiến phản hổi về chất lƣợng thơng tin cung cấp, độ thích ứng với nhu cầu và yêu cầu. Sản phẩm có thể đƣợc chỉnh lý cho phù hợp với yêu cầu của NDT trong trƣờng hợp chƣa phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của NDT (xem xét nguyên nhân, trách nhiệm từ các khâu); phù hợp nhƣng NDT có yêu cầu mở rộng hoặc chi tiết hóa sản phẩm. Kết thúc các vịng giai đoạn cho đến khi NDT thỏa mãn nhu cầu thì tiến hành thanh toán. Việc thanh tốn có thể tính trên định mức sản phẩm, chất lƣợng sản phẩm, yêu cầu sản phẩm hoặc thanh toán theo hợp đồng…Kinh phí thu đƣợc sẽ sử dụng vào việc duy trì hoạt động, nâng cấp nguồn lực thông tin, cho các đơn vị, cá nhân liên kết, hợp tác thực hiện dịch vụ.
Sản phẩm và dịch vụ thông tin đƣợc cung cấp từ phòng cung cấp dịch vụ thông tin là các dạng thông tin thƣ mục, thơng tin tồn văn, thơng tin chuyên đề đƣợc biên tập về mặt nội dung ở nhiều cấp độ: thông tin đƣợc tập hợp theo vấn đề, thông tin qua xử lý, thơng tin có sự đánh giá đóng góp ý kiến của các chuyên gia,… đƣợc xuất bản dƣới nhiều hình thức: tài liệu sao chụp, in ấn, tài liệu đã biên tập dạng số, sách điện tử, trích lọc CSDL….
Đây là nơi cung cấp các thông tin với nhiều nội dung, ở nhiều cấp độ xử lý, đáp ứng về mặt chất lƣợng thông tin và thời gian sử dụng dịch vụ của Trung tâm của các đối tƣợng NDT. Phịng cung cấp thơng tin thể hiện tính năng động trong việc cung cấp thơng tin, đồng thời xây dựng đƣợc nguồn kinh phí để tái phát triển hệ thống cung cấp thông tin của Trung tâm.
3.3. Các giải pháp hỗ trợ phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tin
3.3.1. Nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất chất
3.3.1.1. Nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin:
Hiệu quả hoạt động của một cơ quan TT-TV phụ thuộc rất lớn vào chất lƣợng, sự đầy đủ và đa dạng của nguồn lực thông tin tại cơ quan TT-TV đó.
Trung tâm DI&ADR Quốc gia hiện chƣa xây dựng đƣợc chính sách phát triển nguồn tin - yếu tố tạo nên sự phát triển bền vững và có tính định hƣớng của một cơ quan TT-TV. Do đó, cơ cấu loại hình, ngơn ngữ, nội dung tài liệu cịn chƣa cân đối. Để có thể xây dựng đƣợc các SP&DV TT-TV mới có giá trị gia tăng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn NCT của NDT thì việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tin có tầm quan trọng đặc biệt, vì đây chính là ngun liệu đầu vào để tạo lập các sản phẩm TT-TV có giá trị, từ đó làm tiền đề để hình thành các dịch vụ TT-TV.
Chính sách phát triển nguồn tin dựa trên các tiêu chí:
- Cơ cấu loại hình tài liệu, ngơn ngữ, nội dung tài liệu phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tƣợng NDT
- Mức độ uy tín, thế mạnh của các đối tác phân phối nguồn tin - Nguồn thơng tin có tính cập nhật
- Thời gian bổ sung phù hợp với nhu cầu tin
Nội dung của chính sách phát triển nguồn tin phải thể hiện các khía cạnh:
- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hƣớng phát triển của Trung tâm
- Đƣa ra hƣớng bổ sung ƣu tiên, mức độ ƣu tiên cho từng loại hình tài liệu, cho từng loại chủ đề và chuyên ngành cụ thể.
- Đảm bảo tính nhất quán cao và liên tục trong từng giai đoạn phát triển nguồn tin, kể cả trong trƣờng hợp biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn tin, làm giảm ảnh hƣởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
- Đảm bảo sự cân đối hài hồ giữa các loại hình tài liệu
Để làm đƣợc điều đó, trong thời gian tới, Trung tâm cần xây dựng chính sách phát triển nguồn tin bằng văn bản cụ thể và có sự ủng hộ từ phía lãnh đạo nhà trƣờng trong việc thơng qua văn bản chính thức này.
Ngồi nguồn kinh phí chính đƣợc Bộ Y tế cấp qua nhà trƣờng, Trung tâm cần tranh thủ thêm nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức quốc tế, các dự án...để phát triển nguồn lực thơng tin.
Bên cạnh đó, có một nguồn tài liệu rất quý khác mà Trung tâm cũng cần có quy chế để bổ sung đó là nguồn tài liệu do cán bộ, giảng viên trong Trung tâm đi học tập, nghiên cứu và cơng tác ở nƣớc ngồi. Nguồn tài liệu giảng dạy của Trung tâm với các chuyên đề trong đào tạo liên tục. Đây là những tài liệu có giá trị cao và do chính các cán bộ, giảng viên của Trung tâm trong quá trình học tập và nghiên cứu thấy phù hợp với nội dung, chuyên ngành đào tạo của Trung tâm đã sƣu tầm để giới thiệu đến NDT nghiên cứu và học tập.
Trung tâm cần tính tới phƣơng án xây dựng chính sách phối hợp bổ sung tài liệu. Phối hợp bổ sung tài liệu là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT-TV, đem lại nhiều lợi ích cho NDT và cho chính cơ quan TT-TV thành viên.
Trung tâm cần lập một hạ tầng thông tin đủ mạnh, sẵn sàng kết nối, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với Trung tâm TT-TV, Trung tâm cảnh giác dƣợc ở các bệnh viện. Đây là những nơi có lƣu trữ những tài liệu gần giống nhau nên rất thuận lợi cho việc trao đổi CSDL báo cáo ADR, tin bài về cảnh giác dƣợc và thơng tin thuốc, sách, báo - tạp chí... Việc trao đổi này sẽ tạo điều kiện cho NDT của mỗi đơn vị tham gia có thêm nguồn thơng tin trong q trình nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập.
3.3.1.2. Nâng cao hiệu quả đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả sử dụng các SP&DV TT-TV.
Do đó, để nâng cao hiệu quả đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, Trung tâm cần có định hƣớng khi cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tránh tình trạng trang thiết bị vừa đƣợc cung cấp đã lỗi thời hoặc khơng sử dụng đƣợc gây lãng phí cho Trung tâm.
Thƣờng xuyên bảo dƣỡng hệ thống máy tính trong Trung tâm, khắc phục kịp thời những sự cố. Xây dựng đƣờng truyền internet tốc độ cao, tạo điều kiện cho cán bộ và NDT trong Trung tâm tra cứu thông tin trực tuyến.
3.3.2. Phát huy nguồn lực con người
3.3.2.1. Nâng cao trình độ chun mơn đội ngũ cán bộ
Trong mọi lĩnh vực khoa học và đời sống xã hội, yếu tố con ngƣời luôn là yếu tố then chốt. Trong hoạt động TT-TV, cán bộ TT-TV là một trong bốn yếu tố cấu thành nên một cơ quan TT-TV. Cán bộ TT-TV, với tƣ cách là chủ thể hoạt động TT-TV, đóng vai trị quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan TT-TV, là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình tạo ra và tổ chức các sản phẩm TT-TV tới NDT. Mọi SP&DV TT-TV dù là trong quá trình nâng cao chất lƣợng hay chuẩn bị ra đời thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là đội ngũ cán bộ sẽ tạo ra nó.
Hiện nay, do tính chất đa dạng và phong phú của thơng tin; do những địi hỏi cao về phạm vi bao quát của nguồn tin; do tính chất phức tạp của nhu cầu thông tin và số lƣợng NDT ngày càng lớn, đòi hỏi đội ngũ cán bộ TT-TV chun nghiệp phải có trình độ cao về quản lý, về kỹ năng tổng hợp, xử lý, bao gói và cung cấp thông tin, đặc biệt là phải thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể thích nghi đƣợc với sự phát triển của công nghệ và Trung tâm thông tin hiện đại.
Cán bộ TT-TV ngày nay phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Có trình độ chun mơn vững vàng
- Có khả năng sử dụng tối thiểu là một ngoại ngữ
- Sử dụng thành thạo máy tính trong việc tra cứu, khai thác, xử lý và bao gói thơng tin về các chun ngành liên quan.
- Có khả năng phân tích, đánh giá NCT khác nhau của NDT, giúp Trung tâm phát triển các nguồn tin phù hợp với nhu cầu đa dạng của ngƣời dùng và tƣ vấn cho họ về kỹ năng khai thác thông tin trên các công cụ tra cứu.
- Đối với cán bộ lãnh đạo, ngoài những kỹ năng nêu trên cần có thêm kỹ năng quản lý và điều hành một trung tâm TT-TV hiện đại.
Do đó, Trung tâm cần có kế hoạch bồi dƣỡng và nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ viên chức trong thời gian tới. Vấn đề đào tạo cán bộ phải đƣợc hoạch định trong kế hoạch chiến lƣợc phát triển Trung tâm.
3.3.2.2. Đào tạo người dùng tin
NDT là một trong bốn những yếu tố cấu thành nên cơ quan TT-TV. NDT vừa là đối tƣợng phục vụ của cơ quan TT-TV đồng thời chính họ là ngƣời tạo ra thơng tin mới. Do vậy, hƣớng dẫn và đào tạo NDT là việc làm quan trọng và cần thiết đối với tất cả các cơ quan TT-TV.
Hƣớng dẫn và đào tạo NDT nên tổ chức theo từng nhóm đối tƣợng cụ thể. Cán bộ hƣớng dẫn sẽ biên soạn bài giảng cho phù hợp với từng nhóm đối tƣợng, nhóm NDT làm việc ở bệnh viện khác với nhóm NDT tại các cơng ty.
3.3.3. Xây dựng kế hoạch marketing các sản phẩm và dịch vụ
Trong hoạt động TT-TV, khái niệm marketing không còn xa lạ, marketing đƣợc xem nhƣ là công cụ để nâng cao chất lƣợng của hoạt động TT-TV. Tuy nhiên, để thực hiện việc marketing hiệu quả những sản phẩm và dịch vụ của mình đến đƣợc với ngƣời sử dụng thì khơng phải cơ quan TT-TV nào cũng đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.
Một trong những nhiệm vụ của marketing trong hoạt động TT-TV là nghiên cứu về sự vận động, thay đổi nhu cầu thông tin cũng nhƣ sự phân bố, phát triển số lƣợng NDT. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng chiến lƣợc phát triển của mỗi cơ quan TT-TV. Bên cạnh đó, Marketing cũng quan tâm giải quyết các vấn đề: sử dụng tối ƣu các nguồn lực hiện có của mỗi cơ quan TT-TV; tìm kiếm tạo lập và thu hút các nguồn lực bên ngồi; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DV TT-TV; và cải thiện hình ảnh của hệ thống TT-TV. Vậy làm thế nào để có thể thu hút đƣợc ngƣời đang sử dụng cũng nhƣ những ngƣời sẽ là ngƣời sử dụng sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thƣ viện và thông tin? [24].
Để làm điều này, Trung tâm cần phải làm tốt các hoạt động sau: - Tìm hiểu NCT của NDT
- Nhận biết tiềm lực của Trung tâm trong cạnh tranh
- Xác định đƣợc các sản phẩm và dịch vụ mà NDT sử dụng
- Phát triển có hiệu quả các phƣơng thức hoạt động giúp cho NDT thuận tiện trong việc tìm kiếm thơng tin – tƣ liệu.
- Quảng bá hình ảnh Trung tâm
Mục đích của Marketing, xét từ quyền lợi của NDT - là làm sao NDT càng biết nhiều, hiểu rõ về sự phân bố các nguồn/ hệ thống thông tin, hiểu biết các khả năng và điều kiện, các tiện ích và ƣu thế trong việc khai thác, sử dụng các SP&DV TT-TV cung cấp cho họ, từ đó khẳng định thƣơng hiệu của Trung tâm.
KẾT LUẬN
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin diễn ra mạnh mẽ, đã tác động sâu sắc tới mọi hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, thông tin trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ƣu thế về kinh tế - chính trị của mỗi quốc gia. Chính vì vậy, việc thu thập và xử lý thơng tin là một yếu tố không thể thiếu đƣợc trong nền kinh tế tri thức. Điều đó cũng có nghĩa là SP&DV TT-TV có một vai trị quan trọng khơng thể thiếu ở bất kỳ cơ quan TT-TV nào. SP&DV TT- TV có một ý nghĩa quan trọng quyết định đến sự phát triển của Trung tâm TT-TV đó. Điều này càng đặc biệt đúng trong xã hội thông tin hiện đại, khi mà sự phát triển của xã hội, của thông tin là vô cùng nhanh chóng. Thêm vào đó, là sự thay đổi về thói quen sử dụng dịch vụ của cơ quan TT-TV, về cách thức tiếp cận thơng tin của NDT. NDT có xu hƣớng ngày càng đòi hỏi cao hơn trong việc sử dụng dịch vụ của cơ quan TT-TV mà đi theo đó cũng địi hỏi sản phẩm của cơ quan TT-TV cũng cần ƣu việt, mang tính hiện đại. Bởi lẽ đó, việc nâng cao chất lƣợng SP&DV TT-TV cũng nhƣ việc tạo lập những SP&DV TT-TV mới để đáp ứng nhu cầu tin là một công việc cần phải đƣợc tiến hành một cách thƣờng xuyên và liên tục, và có tính định hƣớng.
Nghiên cứu SP&DV TT-TV tại Trung tâm DI&ADR Quốc gia hiện nay có một ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của Trung tâm. Hệ thống cảnh giác dƣợc bao gồm hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và nguồn lực góp phần vào việc đảm bảo an toàn thuốc với bất kỳ nỗ lực nào, dù trong lĩnh vực y tế tƣ nhân, y tế công cộng hay thông qua các sáng kiến liên ngành với mục tiêu hàng đầu là bảo vệ cộng đồng khỏi các tác hại có liên quan đến việc sử dụng thuốc. Ở Việt Nam, hệ thống cảnh giác dƣợc đang dần đƣợc xây dựng và phát triển. Trong thời gian tới, khi tầm quan trọng của cảnh giác dƣợc và an toàn thuốc ngày càng đƣợc nhận thức một cách đúng đắn trong hệ thống y tế. Việc đánh giá hệ thống một cách tổng quan, nhìn nhận tồn diện và ln đặt trong sự tƣơng hỗ lẫn nhau của SP&DV mà Trung tâm xây dựng có thể giúp cho cán bộ TT-TV hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, cách thức tạo lập và cung cấp cho NDT. Đồng thời, qua đó cũng phần nào đánh giá đƣợc
những cơ hội và thách thức trong việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ mới.
Qua mấy năm xây dựng và trƣởng thành, Trung tâm đã khơng ngừng hồn thiện mình để đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT, đóng góp to lớn vào cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, giáo dục và đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội. Để giữ vững và phát huy đƣợc những thành công ban đầu tạo đà phát triển ổn định và lâu dài trong tƣơng lai, Trung tâm cần cố gắng hơn nữa trong việc tạo lập hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp và thu hút NDT. Với những kế hoạch, định hƣớng cụ thể, có thể tin tƣởng trong một tƣơng lai không xa, Trung tâm sẽ phát huy hơn nữa thành tựu, tiếp tục khẳng định vị trí và tầm quan trọng của mình trong hệ thống thơng tin Y tế Việt Nam.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Tiếng Việt:
1. Bách khoa tồn thƣ mở, Áp phích, truy cập ngày 22/1/2015, địa chỉ: http://vi.wikipedia.org/wiki/%C3%81p_ph%C3%ADch
2. Dƣơng Thị Thu Bảo (2012), Tăng cƣờng hoạt động thông tin - thƣ viện tại Viện Công nghệ thông tin - thƣ viện Y học Trung ƣơng, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội, 104tr.
3. Trần Thị Ngọc Diệp (2011), Hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Học viện Cơng nghệ Bƣu chính viễn thơng, Luận văn thạc sỹ khoa học thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 151tr.
4. Nguyễn Thị Đông (2013), Xác định chính sách giá đối với sản phẩm