Để tìm hiều nhu cầu tìm kiếm thơng tin của NDT tham gia điều tra, thực tế cho thấy NDT ngồi việc sử dụng thơng tin tại Trung tâm thì thƣ viện trƣờng và các bệnh viện vẫn đƣợc NDT sử dụng nhiều.
NDT chƣa đƣợc đào tạo để khai thác sử dụng dịch vụ của Trung tâm hiệu quả. Những ngƣời sử dụng dịch vụ và sản phẩm của Trung tâm đa phần đều là đƣợc giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng.
0% 20% 40% 60% 80% 100% Cán bộ trung tâm trang web bản tin văn bản pháp quy tờ rơi phương tiện truyền thơng Hình thức khác
Hình 2.19. Phương thức tiếp cận sản phẩm và dịch vụ của NDT
Nhƣ vậy, sản phẩm và dịch vụ hiện chỉ nhắm đến đƣợc với đối tƣợng NDT này mà chƣa hƣớng đến đối tƣợng NDT không đến đƣợc Trung tâm, dẫn đến tâm lý ngại đến và ngại gọi điện để đƣợc tƣ vấn và hƣớng dẫn hoặc họ chƣa biết đến sự ra đời của Trung tâm.
2.4.3.2. Nguồn vốn tài liệu
Nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm tuy đã đƣợc nhà trƣờng quan tâm đầu tƣ, song với qui mô của một Trung tâm thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc quốc gia đòi hỏi việc bổ sung nguồn tài liệu cần quan tâm nhiều hơn nữa, nhiều tài liệu chuyên ngành mới chƣa đƣợc cập nhật ngay nên ảnh hƣởng đến mức độ bao quát của các sản phẩm cũng nhƣ việc đáp ứng của các dịch vụ. Ngoài ra, việc sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của các cơ quan thông tin y tế Trung tâm cảnh giác dƣợc lớn trên thế giới là đúng nhƣng chƣa đủ, vì phụ thuộc rất nhiều vào biểu phí hằng năm của các đơn vị này. Trong khi đó tài liệu chun mơn về thông tin thuốc và cảnh giác dƣợc bằng tiếng Việt rất ít, tài liệu bằng các tiếng nƣớc ngồi cũng khơng lớn do tài liệu của Trung tâm thuộc chuyên ngành rất hẹp.
Các nguồn tài liệu xám nhƣ những cơng trình nghiên cứu, luận văn, các tài liệu hội thảo, hội nghị chƣa có qui định nộp lƣu chiểu rõ ràng nên việc sƣu tầm
nguồn tài liệu này cho Trung tâm gây ra khơng ít khó khăn và khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên.
2.4.3.3. Về cơ sở vật chất, các phương tiện kỹ thuật hiện đại
Toàn bộ hoạt động của Trung tâm chỉ đƣợc định hƣớng để thành 5 nhóm là văn phịng; thơng tin thuốc; cảnh giác dƣợc; công nghệ thông tin, truyền thông và xuất bản. Chức năng và nhiệm vụ của thông tin và thƣ viện nằm trong chức năng nhiệm vụ của nhóm Văn phịng. Do vậy cịn thiếu rất nhiều các nhóm chức năng để hoạt động Trung tâm đƣợc hiệu quả và để tổ chức các SP&DV có hiệu quả và có giá trị cao.
Máy móc thiết bị chƣa đảm bảo về mặt số lƣợng và chất lƣợng của một Trung tâm thông tin hiện đại, chƣa đảm bảo về mặt an toàn dữ liệu, về khai thác sử dụng với nhu cầu phong phú đa dạng của NDT mà Trung tâm hƣớng tới.
Trung tâm chƣa đƣợc đầu tƣ riêng một số máy móc và đƣờng mạng riêng để chủ động trong công việc, nguồn máy móc sử dụng của Trung tâm vẫn sử dụng chung với các phòng chức năng khác trong toàn trƣờng và đƣợc nhà trƣờng quản lý. Hệ thống máy chủ đƣợc thuê đặt tại các công ty lên khi có vấn đề gì lại phải liên lạc với cơng ty cho thuê do vậy cán bộ khơng chủ động đƣợc cơng việc. Máy móc đƣợc trang bị đã cũ nên tình trạng máy móc hỏng hóc làm giảm hiệu quả của việc khai thác và sử dụng dịch vụ của NDT.
2.4.3.4. Kinh phí:
Trung tâm hoạt động theo cơ chế bao cấp, chịu sự quản lý trực tiếp từ nhà trƣờng, ngoài việc thực hiện chức năng của nhà trƣờng là đào tạo thì Trung tâm thực hiện chức năng của một cơ quan trực thuộc Bộ Y tế. Nguồn kính phí hoạt động hằng năm cịn hạn hẹp, việc đầu tƣ nâng cao chất lƣợng SP&DV TT-TV còn chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Việc thuyết phục ban giám hiệu thơng qua chính sách: đầu tƣ kinh phí, đầu tƣ cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực, hoạt động nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó Trung tâm chƣa có quyền trong việc quyết định chính sách thu phí đối với các dịch vụ mà phải thơng qua ban giám hiệu. Chính vì vậy,
Trung tâm gặp khó khăn trong việc tạo ra các nguồn thu để đầu tƣ quay trở lại hoàn thiện SP&DV TT-TV.
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM QUỐC GIA VỀ THÔNG TIN THUỐC VÀ THEO DÕI PHẢN ỨNG CÓ HẠI CỦA THUỐC
3.1. Nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện
3.1.1. Nâng cao chất lượng các sản phẩm hiện có
3.1.1.1. Hồn thiện và nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một trong những SP TT-TV hiện đại đang đƣợc nhiều NDT quan tâm. Hiện nay, Trung tâm mới xây dựng và đi vào sử dụng cơ sở dữ liệu báo cáo ADR từ năm 2013, tuy nhiên khi sử dụng đã phát sinh một số lỗi, bất cập điều này gây khó khăn cho việc tạo ra một CSDL có chất lƣợng cao và cho ra đƣợc những dịch vụ có chất lƣợng tốt. Các CSDL đang trong giai đoạn đƣợc đầu tƣ lên việc củng cố, hoàn thiện và nâng cao các tính năng của phần mềm CSDL ADR tại Trung tâm là điều cần chú trọng.
Việc hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng cơ sở dữ liệu ADR nhƣ sau:
- Nâng cao chất lƣợng cơng tác xử lý hình thức và nội dung trƣớc khi tiến hành nhập liệu. Đặc biệt chú trọng đến các yếu tố tên bệnh nhân, tên đơn vị gửi báo cáo, phân loại báo cáo phù hợp với nội dung báo cáo cần đầy đủ, chính xác, nếu báo cáo cịn thiếu thơng tin có thể hỏi ngƣời báo cáo để điền đầy đủ thông tin báo cáo trƣớc khi nhập liệu tránh việc khi nhập dữ liệu đƣợc xuất file dƣới dạng excel vào CSDL khơng có thơng báo trùng. Báo cáo này nếu đƣợc chuyển đến nhóm chuyên gia thẩm định và làm phản hồi sẽ gây lãng phí và khơng đúng trong việc ghi nhận các trƣờng hợp xảy ra trên thực tế tại Việt Nam, gây nhiễu tin, lãnh phí về thời gian, cơng sức của cán bộ xử lý nội dung báo cáo này.
- Khi tiến hành nhập liệu báo cáo cần nâng cao kỹ năng cán bộ nhập liệu, đảm bảo có đủ kiến thức tốt về y dƣợc để có thể phát hiện sai sót trong biên mục nguồn ngay trong q trình nhập máy; có kỹ năng nhập liệu tốt, đảm bảo hạn chế tối thiếu việc nhập sai sót thơng tin dẫn đến biểu ghi lỗi, ảo. Có thể thành lập bộ phận
chuyên xử lý nghiệp vụ và nhập liệu giúp tập trung hóa, đảm bảo chất lƣợng thơng tin trong CSDL.
- Kiểm soát lại các biểu ghi nội dung thông tin ngay sau khi nhập tin, tránh tình trạng sai sót, trùng lặp biểu ghi. Kiểm soát để loại bỏ các biểu ghi trùng nhau.
- Thống nhất cấu trúc biểu ghi trong CSDL, tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các CSDL với nhau, giữa các cơ quan thông tin cảnhgiác dƣợc ở Việt Nam và trên thế giới với nhau.
Trung tâm tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng CSDL bằng cách số hóa tài liệu/báo cáo về nội dung và hình thức. Để làm đƣợc điều đó cần:
- Mã hóa tên bệnh nhân, tên đơn vị báo cáo, tên ngƣời báo cáo sau đó tiến hành số hóa báo cáo.
Với lƣợng báo cáo hằng năm đƣợc gửi về Trung tâm quản lý và lƣu trữ ngày càng lớn: Năm 2014 là hơn 8000 báo cáo, năm 2016 đã lên hơn 10.000 báo cáo/năm. Để có thể thực hiện tốt việc cung cấp thơng tin đến NDT và tạo ra những sản phẩm thơng tin có chất lƣợng, tránh việc làm trùng lặp và lãnh phí cơng sức nhƣ hiện nay, cần cải thiện và mua bản quyền phần mềm số hóa tài liệu. Việc lựa chọn báo cáo cần số hóa trƣớc là một trong những vấn đề quan trọng, Trung tâm cần xây dựng kế hoạch số hóa cụ thể hơn và lựa chọn tài liệu/báo cáo số hóa đảm bảo nội dung thông tin mà NDT quan tâm nhiều, tránh tình trạng số hóa tài liệu khơng đảm bảo nội dung thông tin, vừa gây thừa, vừa gây thiếu.
Hiện nay, đang trong giao đoạn đƣợc đầu tƣ và có tài trợ từ Dự án, Trung tâm cần hồn thiện các tính năng trong CSDL ADR đầy đủ và ƣu việt nhất, có phân ngƣời chuyên trách để quản lý CSDL báo cáo này ngay từ khâu nhập liệu để tránh tình trạng ngƣời thực hiện các cơng việc sau phải hồn thiện và sửa lại các thơng tin của ngƣời làm trƣớc, gây lãng phí thời gian và cơng sức, tạo tâm thế làm việc không tốt của ngƣời làm việc ở những khâu sau vì hiện nay quá tải công việc đang diễn ra ở gần nhƣ tất cả các khâu và trong các quy trình của Trung tâm.
Ngồi ra để xây dựng hệ CSDL phong phú hơn Trung tâm có thể tiến hành các biện pháp sau:
- Cần tiến hành sử dụng CSDL thông tin thuốc đã xây dựng và hoàn thiện các chức năng, cải tiến, nâng cấp phần mềm theo các tiêu chí hiện nay trách tình trạng vừa thừa và vừa thiếu phần mềm để có những sản phẩm có chất lƣợng cao cung cấp cho NDT và đạt đƣợc yêu cầu trong quá trình xây dựng phần mềm.
- Để có thể tận dụng đƣợc nguồn tài nguyên thơng tin sẵn có từ các CSDL Trung tâm đã mua quyền truy cập, cần tiến hành xây dựng CSDL để quản lý nguồn tài liệu hiện có tại Trung tâm và để xây dựng đƣợc những sản phẩm có giá trị cung cấp cho NDT thỏa mãn NCT ngày càng cao của NDT.
Trong điều kiện hiện nay cần xây dựng một CSDL để có thể tra cứu đƣợc nguồn tài nguyên của Trung tâm: Tiến hành xây dựng CSDL thƣ mục với những tài liệu có lƣu trữ tại Trung tâm và với những tài liệu toàn văn đƣợc tải về từ các CSDL mà Trung tâm đã mua quyền truy cập. Bên cạnh đó, để phục vụ đƣợc NDT, song song với việc tiến hành biên mục những tài liệu để xây dựng CSDL thƣ mục, tận dụng những tài liệu là nguồn tài nguyên đã có lấy từ CSDL nƣớc ngồi Trung tâm tiến hành xây dựng ln CSDL tồn văn có tích hợp với CSDL thƣ mục.
Để xây dựng CSDL toàn văn về tài liệu của Trung tâm cần tiến hành số hóa phần tài liệu hiện đƣợc lƣu trữ tại Trung tâm bên cạnh đó tiến hành:
- Khai thác nguồn thơng tin có sẵn từ các CSDL có uy tiến trong ngành y dƣợc hiện Trung tâm đƣợc quyền truy cập.
- Sƣu tầm, thu thập các tài liệu, các CSDL toàn văn đã đƣợc cung cấp miễn phí từ các nguồn trên Internet hoặc các cơ quan TT- TV trong và ngoài nƣớc.
- Việc bổ sung tài liệu điện tử bằng cách đặt mua các CSDL để tạo CSDL sách và tạp chí điện tử cho NDT có thể truy cập đƣợc đáp ứng đƣợc NCT của NDT; Trung tâm nên mua bản quyền sử dụng một số CSDL điện tử quốc tế hoặc trong nƣớc có giá trị nghiên cứu cao. Việc mua bản quyền có thể giúp NDT của Trung tâm tiếp cận mạnh mẽ nguồn tài liệu khoa học có giá trị trên thế giới với một giá sử dụng thấp nhất.
Để nâng cao hiệu quả khác thác và sử dụng, CSDL tích hợp tài liệu của Trung tâm cần đƣợc giải quyết một số vấn đề sau:
- Thực hiện đầy đủ các cơng đọan của quy trình biên mục tài liệu: Xây dựng biểu ghi dữ liệu tiền máy, hiệu đính biểu ghi tiền máy, nhập biểu ghi vào CSDL.
- Xây dựng các quy định cho việc phân loại và thống nhất cách định từ khóa cho tài liệu, báo cáo.
- Hiệu đính lại tồn bộ các CSDL đã xây dựng, đặc biệt lƣu ý hiệu đính phần tên thuốc và tên biệt dƣợc tạo lên những điểm truy cập từ khóa chính xác về báo cáo, tập hợp đƣợc những báo cáo có cùng nội dung thông tin về một vấn đề.
Hồn thiện và nâng cấp tính năng trên trang web ADR
Với mong muốn các đơn vị khám, chữa bệnh dễ dàng tham gia báo cáo và quản lý các báo cáo ADR do đơn vị đã gửi và có thể theo dõi đƣợc số lƣợng báo cáo gửi đến Trung tâm. Đồng thời, hệ thống mới sẽ giúp Trung tâm thực hiện việc quản lý, xử lý, thẩm định báo cáo ADR, khai thác, tìm kiếm thơng tin trong cơ sở dữ liệu báo cáo ADR Quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trang web báo cáo ADR mới đƣa vào sử dụng đã đƣợc NDT tin dùng hơn một số công cụ khác mà Trung tâm triển khai, điều đó cho thấy hƣớng đi đúng đắn của Trung tâm trong việc nâng cao chất lƣợng và giới thiệu hiệu quả những sản phẩm và dịch vụ mà Trung tâm đã và đang triển khai.
Điều đó thể hiện ở việc ngày càng nhiều những cuộc gọi điện thoại gọi về hỏi cách sử dụng, cách báo cáo trƣờng hợp ADR xảy ra tại đơn vị, lỗi xảy ra khi sử dụng phần mềm báo cáo trực tuyến tại sao báo cáo đã đƣợc gửi mà không thấy,…Để đảm bảo đƣợc tính tƣơng thích và khơng mất thời gian trong việc nhập báo cáo mới về Trung tâm. Cần duy trì đƣờng truyền ổn định, tốc độ phù hợp với yêu cầu thực tế làm hàng năm số lƣợng báo cáo tăng lên theo cấp số, điều đó cho thấy những sản phẩm và dịch vụ mà trung tâm hƣớng tới NDT của mình có hiệu quả. Trách việc khi ngƣời sử dụng muốn sử dụng công cụ báo cáo trực tuyến không thực hiện đƣợc lại gửi báo cáo bằng các hình thức khác, khơng quản lý đƣợc gây nhiễu, ảo lƣợng báo cáo và mất thời gian trong việc tra trùng báo cáo.
Hồn thiện và nâng cấp tính năng thẩm định cho phù hợp với tình hình thực tế đơn vị đang trong tình trạng thiếu về nhân lực nhƣ hiện nay.
Cần thêm một số tính năng trong việc tra cứu thông tin báo cáo mới về chƣa cấp mã và các thông tin về báo cáo lên giới hạn trên số năm tìm kiếm, hiện nay muốn tìm thơng tin tra cứu phải đợi hệ thống tìm kiếm tin hết trong CSDL sau đó mới hiển thị, điều này gây mất thời gian vơ ích.
3.1.1.2. Hồn thiện và nâng cấp, cập nhật thông tin trên trang chủ
Trang web là bộ mặt của Trung tâm giới thiệu mình tới mọi ngƣời và đây cũng là nơi quảng bá các hoạt động của Trung tâm. Để làm tốt đƣợc điều này hiện nay phần việc nội dung, tin bài của Trang web đang đƣợc phân công cho nhiều cán bộ phụ trách nội dung và chịu trách nhiệm đăng tin bài. Do đang trong giai đoạn gấp rút hoàn thành tiến độ của dự án, số lƣợng cán bộ của Trung tâm đã đƣợc duyệt cố định phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau nên thông tin tuy vẫn đƣợc cập nhật duy trì thƣờng xun nhƣng để có hiệu quả hơn, đáp ứng tốt nhất trong việc phục vụ NCT của NDT Trung tâm cần xây dựng quy trình, nội quy thống nhất trong việc đăng tin bài, cập nhật nội dung trang web.
Việc phân bố thông tin trên trang web chƣa thực sự khoa học, một số nội dung thông tin chƣa hiển thị đƣợc đầy đủ, thơng tin cập nhật đơi khi cịn chậm,...để làm tốt cần phân cán bộ phụ trách việc đăng tin bài, kiểm duyệt thông tin.
Cần nâng cấp một số tính năng đã lỗi thời, rà sốt lại những thơng tin khơng cịn phù hợp với từng giai đoạn để cập nhật, sửa đổi.
Các nội dung cần hoàn thiện và phát triển bao gồm:
- Nâng cấp về bố cục và trình bày: Bố cục lại cấu trúc, tăng tính thân thiện với NDT.
- Nâng cấp về nội dung các đề mục: Bổ sung thêm các đề mục thông tin mới, linh hoạt đáp ứng yêu cầu về thông tin phục vụ.
-Nâng cao chất lƣợng biên tập nội dung và chất lƣợng hình ảnh.