3.1. Nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịchvụ thông tin thƣ viện
3.1.2. Nâng cao chất lượng các dịchvụ hiện có
3.1.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc:
Một số nội dung của giải pháp hoàn thiện dịch vụ này là:
- Phát triển nguồn tin: Bổ sung các loại sách tham khảo có nội dung chuyên sâu. Khai thác thêm các nguồn tài liệu mới. Tăng cƣờng đa dạng hóa loại hình tài liệu trong phịng đọc, phịng mƣợn, nâng cao chất lƣợng kho sách bằng cách thanh lọc bớt một số tài liệu cũ, lạc hậu; Bổ sung thêm sách, báo, tạp chí chuyên ngành và những chuyên ngành gần chuyên ngành thông tin thuốc và những sách về ADR.
Tăng thêm đầu sách về y học và dƣợc học nói chung, cập nhật thêm giáo trình và đặc biệt là tài liệu trên mạng.
Hoàn thiện và phát triển cơ sở vật chất: Luôn tạo môi trƣờng phịng đọc thơng thống, sạch sẽ, thân thiện với NDT.
Hồn thiện phƣơng thức phục vụ:
- Thƣờng xuyên bồi dƣỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ phục vụ.
- Luôn chú trọng đến công tác thu thập thơng tin phản hồi từ phía NDT, làm cơ sở cho việc bổ sung tài liệu đáp ứng ngày càng cao NCT của NDT.
- Trung tâm lên mở rộng loại hình, đối tƣợng NDT cho mƣợn về nhà để đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Đa số NDT rất muốn đƣợc cung cấp dịch vụ này, nhƣng hiện tại dịch vụ cho mƣợn về nhà của Trung tâm là rất hạn chế không phổ biến trong tất cả các đối tƣợng NDT, vì tài liệu đa phần là 01 bản, giá trị của tài sản lớn lên NDT muốn mƣợn về nhà đều phải là những NDT thân thuộc của Trung tâm.
- Với dịch vụ sao chụp nhân bản nội dung thông tin, tài liệu: Hiện nay do việc sử dụng báo cáo để nghiên cứu đối với cán bộ, học viên, sinh viên là rất lớn, lại đƣợc photo tài liệu mang về nhà nghiên cứu lên hình thức bảo mật thơng tin và có cam kết về hình thức bảo mật là chƣa tốt. Để đảm bảo an toàn cho việc cung cấp và cam kết bảo mật đƣợc thực hiện tốt hơn, lên mã hóa tên bệnh nhân, đơn vị gửi báo cáo và ngƣời báo cáo hoặc là xóa những đối tƣợng trên trên báo cáo trƣớc khi đƣợc cần báo cáo rời khởi Trung tâm.
3.1.2.2. Dịch vụ tra cứu và giải đáp thông tin
Đây là một trong những dịch vụ không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan TT-TV. Để phát triển chất lƣợng của dịch vụ này, yếu tố đầu tiên là phải đảm bảo chất lƣợng của hệ thống sản phẩm TT-TV, NDT sử dụng cơng cụ tra cứu chính là hệ thống sản phẩm TT-TV để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thơng tin của mình. Nhƣ vậy, phải tạo ra nhƣng sản phẩm TT-TV có chất lƣợng thì dịch vụ tra cứu thơng tin mới mang lại hiệu quả và ngƣợc lại. Điều này thể hiện rõ sự ảnh hƣởng, tƣơng tác lẫn nhau giữa sản phẩm TT-TV với dịch vụ TT-TV trong hoạt động của Trung tâm.
Để dịch vụ này hoạt động tôt hơn nữa Trung tâm cần phân công cán bộ phụ trách về việc nhận và trả lời, lƣu trữ những câu hỏi thông tin thuốc này thành hệ thống, xây dựng hệ thống câu hỏi và chuyển đổi những câu hỏi tƣơng tự nhau lên trang Web của Trung tâm phần câu hỏi thông tin thuốc giúp cho câu hỏi không bị trùng lặp.
3.1.2.3. Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc
Hiện nay, dịch vụ này của Trung tâm mới chỉ dùng lại ở việc cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý là chính và một phần rất ít là các cơng ty kinh doanh dƣợc phẩm trên lãnh thổ Việt Nam có tƣ cách pháp nhân.
Đây là dịch vụ dựa trên đơn đặt của NDT, chất lƣợng dịch vụ này phụ thuộc vào nguồn tin của cơ quan TT-TV và cán bộ thực hiện dịch vụ. Cần phải bổ sung thêm các nguồn tin và nâng cao hơn nữa năng lực tìm kiếm thơng tin, lựa chọn nguồn tin phù hợp cho NDT. Để nâng cao chất lƣợng loại hình dịch vụ này, Trung tâm cần mở rộng diện NCT của NDT. Nên hƣớng đến NDT là các khoa, chủ nhiệm đề tài nghiên cứu khoa học. Phối hợp với nhà khoa học để xác lập các diện NCT và lập biểu thức tìm cho NDT, thiết lập các thủ tục cung cấp thông tin cho NDT.
3.1.2.4. Dịch vụ trao đổi thông tin
Để thực hiện đƣợc dịch vụ, hiện nay Trung tâm cần tìm đƣợc nhiều nguồn tài trợ, xã hội hóa hơn nữa để có thể chuyển đến NDT những thơng tin dƣới dạng văn bản đó có thể là từ các cơng ty Dƣợc lớn, kinh phí tổ chức từ bệnh viện tự chi trả… góp phần vào việc xây dựng thêm những sản phẩm chất lƣợng cao đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của NDT. Một phần kinh phí này có thể để chi trả cho những ngƣời tham gia thực hiện thực hiện dịch vụ này.
3.1.2.5. Dịch vụ tư vấn
Dịch vụ này rất quan trọng, cung cấp thông tin nhiều cấp độ từ những vấn đề đơn giản đến chuyên sâu. Trong q trình khai thác thơng tin tai Trung tâm, nhu cầu và yêu cầu cụ thể của NDT có thể khơng thỏa mãn hết những vấn đề NDT quan tâm. Tƣ vấn từ phía Trung tâm có thể mở rộng phạm vi nhu cầu, yêu cầu đồng thời lại có khả năng thu hẹp, bám sát về nội dung thông tin tƣơng ứng với vấn đề NDT quan tâm. Nội dung tƣ vấn có thể đƣợc thực hiện bởi nhóm các chuyên gia của
Trung tâm với trình độ chun mơn sâu sẽ đảm bảo đƣợc chất lƣợng của thông tin đƣợc cung cấp.
Các nội dung cụ thể để hoàn thiện và phát triển dịchvụ này:
- Xây dựng nguồn thông tin cấp 1 và các hình sản phẩm, dịch vụ TT-TV thích hợp: CSDL dữ kiện, CSDL tồn văn.
- Tham gia hiệu quả hơn nữa vào cộng đồng mạng thông tin y dƣợc học, các Trung tâm cảnh giác dƣợc để kết nối các thông tin của các cơ quan đó, đơn vị có diện tài liệu liên quan. (ví dụ: thƣ viện quốc hội Mỹ).
- Chuẩn bị hệ thống thiết bị đồng bộ (tƣơng thích, hồn chỉnh) để triển khai dịch vụ.
- Xây dựng kênh liên kết chuyên gia tƣ vấn hoàn thiện hơn nữa.
Để hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị. Tác giả đề xuất xây dựng quy trình chuẩn ở tất cả các công đoạn để thực hiện các khâu trong việc thực hiện, có quy trách nhiệm để đánh giá vào thành tích hồn thành nhiệm vụ cuối năm với mỗi cán bộ viên chức trong thực hiện quy trình.