- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động được tiến hành bởi những
3.2.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu chung, chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
chức hành nghề cơng chứng với các văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất
Đề nghị trước mắt, Sở Tư pháp cần yêu cầu 4 tổ chức công chứng hiện nay phải liên kết với nhau, sau đó nếu có các thơng tin ngăn chặn gì thì có thể cung cấp chia sẻ cho nhau. Thêm vào đó, chia sẻ thơng tin cũng giúp ngăn chặn được các hành vi sai phạm như trường hợp đã xảy ra là một tài sản lại được thực hiện công chứng chuyển nhượng cho hai đối tượng ở hai tổ chức công chứng khác nhau…
Cùng với việc kết nối chia sẻ dữ liệu của 4 tổ chức công chứng hiện nay, cần phải có sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh, sự thống nhất của các Sở, ban nghành đặc biệt là Sở Tài nguyên và môi trường, Sở Tư pháp… Đây được coi là một hình thức liên kết khác giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động công
chứng, đồng thời đề nghị Sở Tư pháp sẽ triển khai đề án trung tâm quản lý các giao dịch ngăn chặn và lưu trữ quản lý thông tin đặc biệt đối với đất đai.
Hiện nay việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản, cũng như một số lĩnh vực mang tính nhạy cảm có tình trạng khá lộn xộn, thiếu sự gắn kết giữa các tổ chức hành nghề cơng chứng, thậm chí là sự đối lập nhau trong hoạt động nghiệp vụ thể hiện ở hiện tượng nơi này từ chối vì có thơng tin ngăn chặn giao dịch, giấy tờ không hợp lệ nhưng nơi kia lại cơng chứng vì khơng được chia sẻ thơng tin. Nghiêm trọng hơn là hiện tượng một tài sản được công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng với những chủ thể khác nhau khơng phải là hiếm gặp. Chính thực trạng này đã tạo điều kiện cho những công chứng viên hạn chế về trình độ nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp trục lợi, sự nghi ngại của người yêu cầu công chứng cũng như các cơ quan hữu quan đối với các tổ chức hành nghề công chứng sau khi xã hội hố cũng vì thế mà khơng dễ gì thay đổi.
Để chấm dứt tình trạng trên đây và nhằm nâng cao tính chun nghiệp của hoạt động cơng chứng trong thời gian tới đây, Luật Công chứng cần bổ sung quy định bắt buộc các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải xây dựng cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ thông tin ngăn chặn giao dịch trong hoạt động công chứng của địa phương mình, trên cơ sở đó tiến dần tới việc xây dựng mạng thông tin cơng chứng trên phạm vi tồn quốc như đã có dự án từ những năm trước đây.
Ngoài ra, để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công chứng viên trong việc thành lập Văn phịng Cơng chứng cho phù hợp vị trí địa lý cũng như khả năng cạnh tranh lành mạnh, tỉnh sẽ ưu tiên phát triển tổ chức hành nghề công chứng tại các huyện vùng sâu, vùng xa với biện pháp hỗ trợ cụ thể như giảm thuế, có chính sách ưu đãi cho th đất… cho các Văn phịng Cơng chứng ở những vùng này.
Hoạt động cơng chứng là một lĩnh vực rộng, nó bao trùm nhiều lĩnh vực như tư pháp, đất đai, xây dựng, nhà ở, dân sự, ngân hàng… có thể nói là
hầu hết các lĩnh vực. Vấn đề đặt ra nhiều người dân cịn nhầm lẫn cơng chứng với chứng thực, cơ quan nào thực hiện, chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan như thế nào? Qua một thời gian rất dài, nước ta tồn tại cơ chế xin cho, việc xếp hàng dài tại Phịng Cơng chứng thì ai trong chúng ta cũng có thể hiểu được. Câu hỏi đặt ra, việc xã hội hóa cơng chứng, để cơng chứng được coi là một loại hình dịch vụ cơng, trách nhiệm của công chứng viên tại các Văn phịng Cơng chứng là giải thích để người dân khi tham gia vào các giao dịch có thể hiểu được trách nhiệm và quyền lợi của mình đến đâu, đồng thời cần nâng cao nhận thức của cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân và tồn xã hội về vai trị, tầm quan trọng và lợi ích của hoạt động cơng chứng đối với việc phát triển kinh tế xã hội và an tồn giao dịch bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi có u cầu cơng chứng.