7. Bố cục của đề tài
1.2. Khái quát chung về văn phòng
1.2.1. Khái niệm về văn phòng
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thơng tin bên ngồi và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị,… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phịng.
Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Lao động- Xã hội định nghĩa về văn phịng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyèn chung, cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng (ví dụ: Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng Cơng ty…) cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phịng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng như sau:
20
“ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp cơ quan đơn vị; là nơi thu thập xử lý cung cấp truyền đạt thơng tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần bảo đảm các điều kiện cho hoạt động của cơ quan đơn vị” [17,06].
Theo TS. Nguyễn Hữu Thân (2004), Giáo trình Quản trị Hành chánh văn
phịng có viết nhân viên hành chính văn phịng thơng thường sẽ đảm nhận các
nhóm cơng việc sau đây:
- Lễ tân văn phịng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơng ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
- Duy trì mơi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đơi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hịa các mối quan hệ vì lợi ích chung của cơng ty.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác của cơng ty
[31,15].
Như vậy, nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách cơng việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các cơng việc khác (quản lý thiết bị, văn phịng phẩm, đặt lịch hẹn,…).
21
Theo Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng (2004) của TS. Nguyễn Hữu Thân, nếu hiểu cơng tác văn phịng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào, cơng tác văn phịng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng tồn bộ hoạt động thơng tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, mơi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Ở đầu ra, cơng tác văn phịng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo [31,12].
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thơng tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn.