7. Bố cục của đề tài
1.2. Khái quát chung về văn phòng
1.2.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Tuỳ theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, quy mơ của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phịng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Trong giáo trình Quản trị
văn phòng (2005) của ThS. Nguyễn Thành Độ, NXB Trường Đại học Kinh tế
Quốc dân có đề cập, các nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:
Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác: Văn phịng xây dựng cơng tác hàng năm, quý tháng, tuần và
thường xuyên theo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác đó. Đồng thời văn phịng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện. Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạo thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung.
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị:
Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc. Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động.
24
Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin: Thông tin là công cụ, là phương
tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý. Về bản chất, hoạt động quản lý là q trình làm việc với thơng tin. Văn phịng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả thông tin đến- đi, phân loại là xử lý thơng tin kịp thời, chính xác. Văn phịng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng.
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ: Khi các cơ quan, tổ chức được thành
lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiép tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định: Văn phịng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin
quản lý của lãnh đạo, theo dõi đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý của lãnh đạo. Phối hợp với các cơ quan, chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ quan thông tin đại chúng.
Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức: Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin được lưu chuyển thông suốt. Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc mở rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chức năng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Giúp lãnh đạo duy trì, phát
triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác.
Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động,
các trang thiết bị làm việc: quy mơ và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tuỳ thuộc
25
vào đặc điểm tình hình của cơ quan đơn vị tổ chức. Văn phòng lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí hoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử dụng cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả văn phịng.