7. Bố cục của đề tài
1.2. Khái quát chung về văn phòng
1.2.3. Vai trò của văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp
Văn phịng là trung tâm hỗ trợ cho việc hồn thành các chức năng chính của cơng ty do các phịng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm. Văn phòng giữ một vai trị then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phịng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt các công việc hậu cần để hoạt động của doanh nghiệp được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
❖ Văn phịng là trung tâm thực hiện q trình quản lý điều hành
Các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thơng qua văn phịng chuyển giao đến các phịng ban đơn vị. Văn phịng có trách nhiệm đơn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan. Nếu văn phịng khơng làm việc thì mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị trì trệ.
❖ Văn phịng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối
ngoại
Văn phịng được coi là “cổng gác thơng tin” của cơ quan, doanh nghiệp. Bởi vì mọi thơng tin đến hay đi đều phải thơng qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thơng tin tiếp nhận được văn phịng sẽ phân loại theo những kênh thíhc hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vơ cùng quan trọng. Nó quyết định đế sự thành cơng hay thất bại của doanh nghiệp.
❖ Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng. Mọi cơng việc của văn phịng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý như việc soạn thảo và văn bản; tham mưu, tổng hợp đưa ra các đề xuất phương án xây dựng các kế hoạch triển khai. Ngồi ra, Văn phịng cịn là nơi trung chuyển mọi cơng việc của các cá nhân, phịng ban tới thủ trưởng.
26
❖ Văn phịng có vai trị đảm bảo hậu cần trong doanh nghiệp
Theo từ điển bách khoa Việt Nam (2005), “Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và những yếu tố khác phục vụ hoạt động của cơ quan tổ chức”. Việc quan tâm tới môi trường làm việc, tổ chức mua sắm và kiểm tra trang thiết bị, phương tiện làm việc trong Công ty là nhiệm vụ của Văn phòng. Văn phịng quản lý, sắp xếp mơi trường làm việc văn minh, cung cấp đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho người lao động để họ có tinh thần làm việc thoải mái đạt hiệu quả cao.
Văn phịng là bộ phận thực hiện các cơng tác tạo động lực làm việc cho người lao động như: Tổ chức team-building gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp; Tổ chức nghỉ mát, về nguồn cho người lao động để họ có nhiều kỷ niệm và muốn cống hiến lâu dài với doanh nghiệp. Ngoài ra, Văn phòng còn là bộ phận tổ chức các cuộc họp, đối thoại hội nghị trong đó có Hội nghị người lao động hay các buổi toạ đàm về chuyên môn công việc để lắng nghe ý kiến của nhân viên. Từ đó Văn phịng tổng hợp lại cho Ban Lãnh đạo để đưa ra những chính sách tốt tạo động lực làm việc cho người lao động.
Văn phòng xây dựng nội quy, quy chế và giám sát người lao động thực hiện. Ngoài ra, Văn phòng là bộ phận triển khai nội dung Văn hoá Doanh nghiệp để giúp cho người lao động cảm thấy tự tin, thoải mái khi làm việc tại cơ quan. Có thể nói, vai trị đảm bảo hậu cần trong doanh nghiệp của Văn phòng là vai trò rất quan trọng, nó tác động nhiều tới cơng tác tạo động lực làm việc cho người lao động.
27
❖ Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình
Khơng cịn là những bức tường khơ khan, văn phịng làm việc của những cơng ty, tập đồn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong một không gian mở và cực kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hồn thành cơng việc của mình.
Ngồi chức năng là một nơi làm việc, văn phịng cịn được xem như là ngơi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong cơng ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và cơng ty là rất lớn.
Vì vậy, những cơng ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức.
❖ Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu
Văn phịng làm việc cịn đóng một vai trị hết sức quan trọng, là bộ mặt của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phịng làm việc của cơng ty. Nói một cách khác, văn phịng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của cơng ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty.
Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống nhận diện thương hiệu của một tổ chức. Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử dụng nội thất văn phịng đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt.
Đồng thời, văn phòng làm việc sẽ thể hiện được phong cách và cá tính của doanh nghiệp, để trở thành một nét văn hóa đặc sắc mang đậm bản chất của doanh nghiệp đó.
28