7. Bố cục của đề tài
1.2. Khái quát chung về văn phòng
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng
Trong các cách tiếp cận về văn phịng, hiện có những quan niệm khác nhau về chức năng của văn phòng. Cụ thể như:
- Có quan điểm cho rằng, văn phịng chỉ có chức năng hậu cần, văn phịng khơng có chức năng tham mưu tổng hợp, vì cơng tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộ phận chun mơn;
- Văn phịng có chức năng tham mưu tổng hợp;
- Văn phịng có chức năng thu thập xử lí thơng tin;
Theo ThS. Nguyễn Thành Độ viết trong Giáo trình Quản trị văn phịng (2005), văn phịng có 2 chức năng cơ bản như sau:
❖ Chức năng tham mưu tổng hợp
22
Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng quan trọng nhất góp phần vào cơng cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý, lãnh đạo.
Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiệu quả nhất; cịn cơng tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu trong lĩnh vực.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề… Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, địi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu tổng hợp là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm nhữg quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phịng để giúp cho cơng tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng các thơng tin đó theo những ngun tắc trình tự nhất định.
Như vậy văn phịng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo, cơ quan đơn vị.
❖ Chức năng hậu cần
Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất- kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan với nhiều công việc như: bố trị, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang
23
thiết bị; quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động trong cơng việc có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phịng.
Quy mơ và đặc điểm của các phương tiệ vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phịng.
Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thơng qua hai chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.